Một số gợi ý sẽ giúp bạn trở thành nhân viên HelpDesk tốt nhất trong Redmine.

10/14/2023
3 minutes
Lukáš Beňa.
Khi khách hàng gọi hoặc viết để được hỗ trợ, họ mong đợi một giải pháp nhanh chóng và hiệu quả cho vấn đề của họ từ dịch vụ khách hàng. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn trở thành ngôi sao của dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong Redmine.

Dù bạn là thành viên của bộ phận hỗ trợ hoặc kỹ thuật, cách bạn phản hồi và giải quyết vấn đề của khách hàng có tác động lớn đến thành công kinh doanh của bạn. Một trải nghiệm chăm sóc khách hàng tích cực tăng khả năng khách hàng đặt lại đơn hàng.

Có thể tổ chức của bạn ưa thích gọi là hỗ trợ khách hàng thay vì bộ phận trợ giúp. Dù cách gọi như thế nào cũng không quan trọng. Quan trọng nhất là cách bạn thực hiện. Dưới đây là năm mẹo để xuất sắc và trở thành nhân viên bộ phận trợ giúp tốt nhất.


Tạo bảng điều khiển Trợ giúp Redmine

Sử dụng công cụ phân tích trong Redmine và Easy Redmine, bạn có thể theo dõi hiệu quả chăm sóc khách hàng theo thời gian thực. Nếu chỉ một phần trăm nhỏ khách hàng không hài lòng chia sẻ trải nghiệm của họ, rất khó để đánh giá hiệu suất của nhóm. Hiển thị các số liệu cá nhân và nhóm trên bảng điều khiển cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh về hiệu suất sử dụng các số liệu như thời gian phản hồi, tổng lượng theo kênh giao tiếp hoặc tỷ lệ giải quyết tức thì.

Với bảng điều khiển, bạn có cái nhìn tổng quan về nhu cầu của khách hàng và cơ hội tìm cách khác để đáp ứng nhu cầu này. Ví dụ, có thể tạo một hướng dẫn giáo dục, một bài viết trên blog hoặc một bài báo trắng để giải thích và giải quyết vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải. Cũng có cơ hội đáp ứng yêu cầu và nhu cầu của khách hàng bằng cách cải thiện các sản phẩm và dịch vụ hiện có.

Bảng điều khiển Trợ giúp Easy Redmine

Bảng điều khiển Trợ giúp Easy Redmine


Yêu cầu trợ giúp

Chúng ta không phải là chuyên gia trong mọi lĩnh vực. Yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp là cơ hội để học hỏi và phát triển. Đồng nghiệp của bạn sẽ hiểu và hỗ trợ bạn. Họ biết rằng nếu vấn đề tương tự xảy ra lần sau, bạn sẽ tự mình xử lý được và nếu họ cần sự giúp đỡ từ bạn, bạn sẽ ở đó để hỗ trợ họ.

Tạo ra sẽ tạo thuận lợi cho việc giao tiếp và tăng hiệu suất của toàn bộ nhóm. Kết quả sẽ là thời gian phản hồi yêu cầu tốt hơn và sự tương hỗ trong nhóm. Với Easy Redmine, bạn có thể dễ dàng liên lạc với đồng nghiệp hoặc tìm kiếm trong cơ sở kiến thức của công ty, và chỉ cần vài cú nhấp chuột.


Đừng quên theo dõi

Ngay cả khi một yêu cầu đã được đóng, hãy tiến hành theo dõi với khách hàng của bạn (tác giả yêu cầu). Bạn thể hiện cam kết với công việc và sự quan tâm của bạn. Khách hàng sẽ đánh giá cao hành động này và có thể phản hồi tích cực về sự hài lòng của khách hàng sau này.


Mở một yêu cầu

Đối với mỗi yêu cầu hoặc sự cố, luôn mở một yêu cầu. Một yêu cầu là cách tốt nhất để ghi lại tất cả công việc đã được thực hiện. Nó đảm bảo rằng mỗi yêu cầu được giải quyết và trả lời thực sự. Yêu cầu có thể được ưu tiên để tạo thuận lợi cho quy trình làm việc của nhóm trong khi hỗ trợ sự liên tục của giải pháp nếu một thành viên rời nhóm hoặc khi bạn cần chuyển yêu cầu cho một nhân viên khác.

Bảng điều khiển Trợ giúp Easy Redmine

Yêu cầu mới Trợ giúp Easy Redmine


Hiểu khách hàng của bạn

Trước khi trả lời yêu cầu của khách hàng, hãy dành chút thời gian để xem lại lịch sử giao tiếp của yêu cầu hoặc các yêu cầu trước đó mà khách hàng đã mở. Có được nhiều thông tin nhất có thể về khách hàng sẽ giúp bạn đề xuất quy trình tốt nhất và tăng tốc việc chuyển yêu cầu cho nhóm có thể giải quyết vấn đề một cách xác định.

Trở thành nhân viên hỗ trợ tốt nhất đòi hỏi sự chăm sóc liên tục. Ý kiến về ý nghĩa của việc trở thành người tốt nhất có thể khác nhau, nhưng những mẹo trước đó ít nhất sẽ giúp bạn nổi bật và đưa bạn đến nơi bạn muốn.

Thử Easy Redmine trong thời gian dùng thử 30 ngày miễn phí

Đầy đủ tính năng, bảo vệ bằng SSL, sao lưu hàng ngày, tại vị trí địa lý của bạn