Awara IT Solutions - MS Project, Redmine ja Kayako ominaisuudet yhdistetty Easy Redmineen

Haaste:

Ennen Easy Redmine -toteutusta asiakas käytti samanaikaisesti kolmea järjestelmää: Redminea ja MS Projectia projektinhallintaan sekä Kayakoa tukipalveluiden automatisointiin. Tämän kokonaisratkaisun pääasialliset haitat olivat:

• Monialusta
• Tuen ja projektitehtävien seurannan puuttuminen yhdessä järjestelmässä

Siksi Easy Redminelle asetettiin päävaatimukseksi monimutkaisuus - erilaisten liiketoimintaprosessien, kuten suunnittelun, projektinhallinnan, tukiautomaation, budjetin seurannan, takahuoneen prosessien (henkilökohtainen ajanhallinta, läsnäolo, palkat) - yhdistäminen yhdeksi järjestelmäksi.

Toteutus:

Awara osti Easy Redminen marraskuussa 2013 ja valitsi paikallisen ratkaisun rajattomalle käyttäjämäärälle. Tämän seurauksena he siirtyivät kokonaan Easy Redmineen toukokuussa 2014. Tänä aikana Easy Redmine ja Awara IT -tiimit tekivät suuren määrän työtä. Yhteiset asetukset ja järjestelmän säädöt otettiin käyttöön. Joustavien asetusten ansiosta suurin osa asiakkaan vaatimuksista voitiin toteuttaa käyttämällä vakioasetustyökaluja ja tarkemmat vaatimukset räätälöitiin tarpeen mukaan.

Käytännössä Awara IT käyttää:

• Projektien toteutus - tehtävien seuranta, Gantt-kaaviot, tehtävän ajastin työaikojen kirjaamiseen, edistyneet mukautettavat kentät, suodatus- ja listavaihtoehdot, Quick Planner -taulukot ja resurssienhallinta, tietopankki
• Tukipalveluiden automatisointi - tukisähköpostilaatikoiden luominen automaattista lippujen käsittelyä varten, ylläpitoprojektit, "Asiakasportaali" asiakaskäyttöön ja tehtävämallit "Magic Button" -avustajan avulla (Java-skriptiavustin - mahdollistaa tehtävien luomisen ennalta määritetyillä parametreilla)
• Talouden hallinta - budjetin suunnittelu, läpinäkyvät palkkakustannukset, palkkalaskennan automatisointi, jokaisen tehtävän kustannusten seuranta (rahan aktivointi tehtävätasolla)

Esimerkki:
Asiakas maksaa 7200 ruplaa kuukaudessa ylläpitopalveluista
Työntekijöiden tuntipalkka on 400 ruplaa tunnissa
Arvioitu aika on 9 tuntia, käytetty aika on 8 tuntia
Suunniteltu voitto on 3600 ruplaa, todellinen voitto on 4000 ruplaa

Asiakkaan lausunto:

Yhteistyö Easy Redminen kanssa täyttää kaikki pyyntömme. Silti odotamme edelleen uusien ominaisuuksien, kuten:

• graafiset tilastot
• joustavammat vastausasetukset helpdeskissä
• jokin työkalu järjestelmässä logon vaihtamiseen

Joka tapauksessa Easy Redmine on arvostettu tasoltaan muihin järjestelmiin verrattuna nykyisillä PM-ohjelmistomarkkinoilla. Toivotamme Easy Redmine -tiimille kunnianhimoisia suunnitelmia ja inspiraatiota!

Käytetyt lisäosat:

• Resurssienhallinta
• Budjettitaulukko - sisäiset ja ulkoiset työkustannukset
• Helpdesk
• Mukautettava tulostusvienti
• Tietopankki - dokumentaatiojärjestelmä
• Tehtävälista
• Projektidokumentit ja liitteet
• Projektikustannusarvio
• Hälytykset, varoitusjärjestelmä
• Laskettavat mukautetut kentät
• Pikainen projektisuunnittelija