Kära klient,
Låt oss informera dig om hur Easy Software (nedan kallat "vi" eller "vårt företag") behandlar dina personuppgifter i samband med erbjudande, ingående, tillhandahållande och underhåll av företagets produkter och tjänster.
Syftet med dessa principer är att ge dig information om vilka specifika personuppgifter vi samlar in, hur vi behandlar dem, varifrån vi får dem, vilket syfte vi använder dem för, till vem vi kan lämna ut uppgifterna, var du kan få information om dina personuppgifter som vi behandlar, eller vilka individuella rättigheter du har när det gäller skyddet av personuppgifter.
Läs därför innehållet i dessa principer. Vi svarar gärna på dina frågor på något av våra kontor på Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, Storbritannien eller via e-post: info@easysoftware.com.
1. Allmän information
Vårt företag omfattas av olika lagstadgade skyldigheter när det gäller behandlingen av klienters personuppgifter som vi måste följa, särskilt med avseende på uppfyllandet av våra avtalsenliga skyldigheter eller utövandet av offentlig myndighet. I detta avseende skulle vi inte kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster alls utan att få dina personuppgifter. Dessutom behandlar vi personuppgifter från klienter utöver ramen för våra lagstadgade skyldigheter i syfte att ta hand om kunderna och rikta oss till er med riktade erbjudanden om produkter och tjänster. Vi behöver ditt samtycke för att göra detta. Om du väljer att inte ge ditt samtycke i dessa fall kan våra tillhandahållna produkter eller tjänster vara begränsade eller på annat sätt anpassade, beroende på omfattningen av de uppgifter vi har rätt att behandla. Varje klient informeras om omfattningen av begränsningar eller anpassningar.
Om inte annat uttryckligen anges gäller all information som finns här också för behandlingen av personuppgifter för potentiella kunder, det vill säga personer som vi är i kontakt med men ännu inte har etablerat ett avtalsförhållande med, samt tidigare klienter. Informationen som finns här gäller också, i rimlig utsträckning, för behandlingen av personuppgifter för andra personer, med avseende på vilka företaget har vissa skyldigheter eller med vilka vårt företag är i direkt kontakt utan att vara i ett avtalsförhållande med dem (som representanter för juridiska personer).
1.1. Principer för behandling av personuppgifter
Som en del av behandlingen av dina personuppgifter respekterar vi högsta standarder för skydd av personuppgifter och följer särskilt följande principer:
(a) Vi behandlar alltid dina personuppgifter för ett tydligt och begripligt definierat syfte, med definierade medel, på ett definierat sätt och endast under den tid som är nödvändig med hänsyn till syftet; vi behandlar endast exakta personuppgifter från klienter och ser till att deras behandling överensstämmer med och är nödvändig för det definierade syftet;
(b) Vi skyddar och behandlar dina personuppgifter på ett sätt som säkerställer högsta möjliga säkerhet för uppgifterna och förhindrar obehörig eller oavsiktlig åtkomst till klienters personuppgifter, deras ändring, förstörelse eller förlust, obehöriga överföringar, annan obehörig behandling eller annan missbruk;
(c) Vi informerar alltid tydligt om behandlingen av dina personuppgifter och dina rättigheter att få exakt och fullständig information om omständigheterna kring sådan behandling samt dina andra relaterade rättigheter;
(d) På vårt företag följer vi lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som motsvarar alla möjliga risker; alla personer som kommer i kontakt med klienters personuppgifter är skyldiga att hålla konfidentiell information som förvärvats i samband med behandlingen av sådana uppgifter.
2. Information om behandlingen av personuppgifter
2.1. Information om administratören
Administratören för dina personuppgifter är vårt företag, dvs Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, Storbritannien, ID: 08960980
2.2. Syfte och rättslig grund för behandlingen
2.2.1. Behandling av personuppgifter utan ditt samtycke
Detta gäller vanligtvis situationer där du är skyldig att lämna vissa personuppgifter till oss som en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla dig vår produkt eller tjänst, eller där vi har rätt att behandla dina personuppgifter på annat sätt.
(a) Enligt lag har vi rätt att behandla dina personuppgifter utan ditt samtycke för följande ändamål för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter, särskilt:
(i) uppfyllande av lagstadgade skyldigheter gentemot offentliga myndigheter;
(ii) uppfyllande av arkiveringsåtaganden.
(b) Avslutande eller genomförande av ett avtal med dig.
(c) Skydd av rättigheter och intressen som skyddas enligt lag, särskilt med avseende på lösning av alla tvister, särskilt för att lösa tvister i domstol eller på annat sätt.
2.2.2. Behandling av personuppgifter med ditt samtycke
Detta gäller särskilt situationer där du frivilligt samtycker till att vi behandlar de lämnade eller på annat sätt förvärvade personuppgifterna. Om du inte ger ditt samtycke kan det vara en anledning som hindrar vårt företag från att tillhandahålla vissa produkter eller tjänster eller tvinga det att rimligt anpassa tillgängligheten, omfattningen eller villkoren för tillhandahållna produkter och tjänster.
Baserat på ditt samtycke behandlar vårt företag dina personuppgifter för följande ändamål:
(a) kundvård; detta inkluderar aktiviteter som inte utgör utförande av ett avtal eller en annan rättslig ram för behandling av personuppgifter, och inkluderar följande: (i) marknadsundersökning; (ii) övervakning av kundåtgärder på vårt företags webbplats i samband med de erbjudna tjänsterna (således gäller detta ändamål inte endast förvärv av information om besökarnas åtgärder på vårt företags webbplats i form av kakor enligt beskrivningen nedan i artikeln om elektroniska kommunikationsmedel och mobila applikationer);
(b) erbjudande av produkter och tjänster; detta inkluderar särskilt distribution av information, erbjudande av produkter och tjänster från vårt företag och andra parter, inklusive produkt- och tjänsterbjudanden riktade till specifika kunder, via olika kanaler, såsom post, elektroniska medel (inklusive elektronisk post och meddelanden som skickas till mobila enheter via ett telefonnummer) eller telefon, via en webbplats. I vissa fall har vårt företag också rätt att erbjuda produkter och tjänster till kunder utan att få deras samtycke; om det krävs enligt lag kommer du att informeras om din rätt att uttrycka ditt oenighet med ytterligare erbjudanden av produkter eller tjänster. I detta avseende kan dina personuppgifter också vidarebefordras till tredje parter för att distribuera information och erbjuda produkter och tjänster från sådana tredje parter. Mer information finns nedan i dessa principer.
2.3. Omfattning av behandlade kundpersonuppgifter
Vårt företag behandlar dina personuppgifter i den utsträckning som är nödvändig för att uppfylla ovanstående ändamål. Vi behandlar särskilt kontakt- och identifieringsuppgifter. Detaljerad information om omfattningen av behandlade personuppgifter för kunder anges i bilaga 1 till dessa principer.
2.4. Metoder för behandling av personuppgifter
Metoden för hur vårt företag behandlar dina personuppgifter omfattar både manuell och automatiserad behandling, inklusive algoritmisk behandling, i vårt företags informationssystem.
Dina personuppgifter behandlas främst av anställda på vårt företag och, i den utsträckning som krävs, av tredje parter. Innan någon lämnar ut dina personuppgifter till en tredje part ingår vi alltid ett skriftligt avtal med tredje parten, som innehåller samma garantier för behandling av personuppgifter som vårt företag följer i enlighet med sina lagstadgade skyldigheter.
2.5. Mottagare av personuppgifter
Dina personuppgifter är tillgängliga särskilt för anställda på vårt företag i samband med utförande av sina yrkesmässiga uppgifter som kräver arbete med personuppgifter för kunder, men endast i den utsträckning som är nödvändig i det specifika fallet och i enlighet med alla säkerhetsåtgärder.
Dessutom lämnas dina personuppgifter ut till tredje parter som deltar i behandlingen av personuppgifter för vårt företags kunder, eller så kan sådana personuppgifter göras tillgängliga för dem av andra skäl i enlighet med lagen. Innan någon lämnar ut dina personuppgifter till en tredje part ingår vi alltid ett skriftligt avtal med tredje parten för att fastställa behandlingen av personuppgifter på ett sätt som innehåller samma garantier för behandling av personuppgifter som vårt företag följer i enlighet med sina lagstadgade skyldigheter.
2.5.1. I enlighet med tillämplig lagstiftning har vårt företag rätt att, eller direkt, utan ditt samtycke, skyldighet att lämna ut dina personuppgifter till:
- relevanta statliga myndigheter, domstolar och brottsbekämpande myndigheter för att fullgöra sina skyldigheter och för att verkställa domstolsbeslut;
- andra parter i den utsträckning som föreskrivs i lagstiftningen, såsom tredje parter för att samla in våra fordringar från kunder.
2.5.2. Med ditt samtycke som ger oss rätt att förfoga över information som utgör personuppgifter i relevant omfattning lämnar vi också ut dina personuppgifter till Easy Software ltd. för att distribuera information, erbjuda produkter och tjänster från vårt företag, skydda vårt företags rättigheter och intressen samt för kundvård.
2.6. Överföring av personuppgifter till utländska länder
Dina personuppgifter behandlas inom Tjeckiens territorium och andra stater inom Europeiska unionen där International Group-entiteter är belägna och som delar samma standard för skydd av personuppgifter som Tjeckien. Varken vårt företag eller de enheter som deltar i behandlingen av personuppgifter för kunder lämnar ut personuppgifter från kunder till länder utanför Europeiska unionen.
2.7. Tidsperiod för behandling av personuppgifter
Vårt företag behandlar endast personuppgifter för kunder under den tid som är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi utvärderar regelbundet om det finns behov av att behandla vissa personuppgifter som krävs för ett specifikt ändamål. När vi upptäcker att uppgifterna inte längre behövs för något av de ändamål för vilka de har behandlats, förstör vi uppgifterna. Men när det gäller vissa ändamål för behandling av personuppgifter har vi internt utvärderat den vanliga användningstiden för personuppgifter, efter vilken vi noggrant bedömer behovet av att behandla sådana personuppgifter för det specifika ändamålet. I detta avseende gäller det också att personuppgifter som behandlas för ändamålet:
(a) utförande av avtal behandlas under avtalsförhållandets tid med kunden; därefter är de relevanta personuppgifterna vanligtvis användbara i tio år;
(b) erbjudande av produkter och tjänster behandlas under avtalsförhållandets löptid; därefter är de relevanta personuppgifterna vanligtvis användbara i tio år; om personuppgifter avslöjas i detta avseende till tredje part, definieras behandlingstiden av tredje parten i enlighet med tillämplig lagstiftning och regler som anges i dessa principer;
(c) kundvård behandlas under avtalsförhållandets löptid med klienten; därefter är de relevanta personuppgifterna vanligtvis användbara i tio år.
2.8. Rätt att återkalla samtycke
I dessa principer försökte vi förklara varför vi behöver dina personuppgifter och att vi för vissa ändamål kan behandla dem endast med ditt samtycke. Du är inte skyldig att ge samtycke till vårt företag att behandla dina personuppgifter och du har också rätt att återkalla ditt samtycke. Vid denna punkt vill vi påminna om att vi också har rätt att behandla vissa personuppgifter för vissa ändamål utan ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att avbryta behandlingen av de relevanta personuppgifterna för ändamål som kräver det relevanta samtycket; vi kan emellertid ha rätt eller till och med vara skyldiga att behandla samma personuppgifter för andra ändamål.
Om du vägrar att ge eller återkalla ditt samtycke kan vi:
(a) justera tillgänglighet, omfattning eller villkor för våra produkter eller tjänster, eller
(b) vägra att tillhandahålla dig våra produkter eller tjänster när vi får reda på att sådant samtycke är nödvändigt för att tillhandahålla produkten eller tjänsten på de angivna villkoren.
Om du vill återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter, vänligen kontakta något av våra filialkontor, skicka oss ett brev till Företag, Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, Storbritannien, eller via e-post: info@easysoftware.com eller via formulär på Easy Softwares webbsidor.
2.9. Källor till personuppgifter
Vi får personuppgifter om klienter särskilt från:
(a) klienterna själva, direkt, till exempel vid ingående av avtal om Företagets produkter eller tjänster, och/eller indirekt, till exempel vid användning av Företagets produkter eller tjänster av klienterna, eller som en del av att göra information om Företagets produkter och tjänster tillgängliga för klienterna, till exempel genom Företagets webbplats, osv.;
(b) potentiella kunder som är intresserade av vårt företags tjänster som en del av marknadsföringsevenemang och kampanjer;
(c) egna aktiviteter genom behandling och utvärdering av andra personuppgifter om klienterna.
2.10. Din rätt att begära tillgång till personuppgifter och skydd av klienters rättigheter
Om du begär information om behandlingen av dina personuppgifter kommer vi att ge dig all information om de uppgifter vi behandlar om dig utan dröjsmål. För att tillhandahålla denna information har vi rätt att begära skälig ersättning för kostnader som uppstår i syfte att tillhandahålla informationen. Om du upptäcker eller anser att vårt företag eller en tredje part som deltar i behandlingen av data behandlar dina personuppgifter i strid med skyddet för ditt privatliv och/eller i strid med lagen, särskilt om dina personuppgifter är felaktiga, kan du:
(a) begära förklaring från vårt företag eller den tredje parten som deltar i behandlingen av data;
(b) begära rättelse av det felaktiga tillståndet; i synnerhet kan du begära korrigering eller ändring av personuppgifterna; om det behövs kommer uppgifterna att blockeras eller förstöras tillfälligt.
Om vi anser att din begäran är berättigad kommer vårt företag eller den tredje parten som deltar i behandlingen av data att kostnadsfritt och omedelbart avlägsna det felaktiga tillståndet.
2.11. Företaget som personuppgiftsbiträde
I vissa fall hanterar vårt företag också klienters personuppgifter genom auktorisation av en annan part (en annan administratör). Dessa fall inkluderar till exempel samarbete med Easy Software ltd. för produkter eller tjänster från tredje part, eller samarbete med tredje parter. För detaljerad information är det alltid nödvändigt att kontakta den särskilda administratören av personuppgifter, om inte vårt företag är auktoriserat att lämna information i det särskilda fallet.
2.12. Elektroniska kommunikationsmedel och mobila applikationer
Som en del av kundvård utvecklar vårt företag teknologier för att låta dig använda moderna elektroniska kommunikationsmedel och mobila applikationer för att använda vårt företags produkter och tjänster. Särskilt inkluderar dessa tjänster som är relaterade till användningen av internet, sociala nätverk och olika mobila applikationer.
Sociala nätverk. Du kan också kontakta oss via olika sociala nätverk. Vi använder särskilt dessa kommunikationskanaler som marknadsföringsverktyg; våra produkter och tjänster tillhandahålls inte via sociala nätverk för närvarande.
Cookies. Vi använder också cookies när vi tillhandahåller våra produkter och tjänster. Cookies är små textfiler som lagras i användarens dator efter att ha laddat en webbplats för första gången. Dessa filer underlättar identifiering av hur besökarna arbetar med innehållet på vår webbplats, vilket hjälper oss att bedriva en vänligare kommunikation med våra webbplatsbesökare eller en mer effektiv marknadsföring. Mer information om cookies finns på vår webbplats.
2.13. Principer
Dessa principer är giltiga och effektiva från och med ___________. Den aktuella versionen av principerna publiceras på vårt företags webbplats och finns också tillgänglig på våra filialkontor.
Bilaga 1 - Omfattning av behandlade personuppgifter
Identifieringsuppgifter - dessa inkluderar uppgifter som namn, efternamn, datum, e-post, telefonnummer, arbetsgivare eller representerat företag; för kunder som är fysiska personer - företagare, även identifikationsnummer och skatte-ID. Andra möjliga identifieringsuppgifter inkluderar till exempel information om IP-adressen för den använda datorn och filer med specifika autentiseringsuppgifter som vi godkänner att använda
Kontaktuppgifter - namn, efternamn, kontaktadresser, telefonnummer, e-postadresser eller liknande kontaktuppgifter. Andra liknande kontaktuppgifter kan vara IP-adressen för den använda datorn och filer med specifika autentiseringsuppgifter som vi godkänner att använda.
Om du återkallar en inlämnad ansökan om en produkt eller tjänst behandlar vi också återkallelsedatumet för ansökan tillsammans med de uppgifter som lämnats innan återkallelsen.
Uppgifter som uppstår i samband med fullgörande av skyldigheter enligt avtal - beroende på arten av den tillhandahållna produkten eller tjänsten behandlar vi information relaterad till den tillhandahållna produkten eller tjänsten. I denna kategori behandlar vi personuppgifter som avtalsperioden, ________
Personuppgifter som förvärvats i samband med tillhandahållande av våra produkter eller tjänster - dessa inkluderar personuppgifter som förvärvats under våra interaktioner. Särskilt inkluderar dessa:
(i) uppgifter som används för att säkra kommunikationen;
(ii) register över ditt föredragna kommunikationsspråk, uttryckt intresse för en produkt eller tjänst, dina investeringsstrategier eller dina specifika krav som du har lämnat till oss.
