Beste klant,
Laat ons u informeren over hoe Easy Software (hierna ook aangeduid als "wij" of "ons bedrijf") uw persoonlijke gegevens verwerkt in verband met het aanbieden, afsluiten, leveren en onderhouden van producten en diensten van ons bedrijf.
Het doel van deze principes is om u informatie te geven over de specifieke persoonlijke gegevens die we verzamelen, hoe we ze behandelen, waar we ze vandaan halen, waarvoor we ze gebruiken, aan wie we de gegevens kunnen verstrekken, waar u informatie kunt krijgen over uw persoonlijke gegevens die we verwerken, of wat uw individuele rechten zijn met betrekking tot de bescherming van persoonlijke gegevens.
Lees daarom de inhoud van deze principes. We beantwoorden graag al uw vragen in een van onze vestigingen bij Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX Londen, Verenigd Koninkrijk of via e-mail: info@easysoftware.com.
1. Algemene informatie
Ons bedrijf is onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens van klanten die we moeten naleven, met name met betrekking tot de nakoming van onze contractuele verplichtingen of de uitoefening van officiële autoriteit. In dit opzicht zouden we onze producten en diensten helemaal niet kunnen leveren zonder uw persoonlijke gegevens te verstrekken. Bovendien verwerken we persoonlijke gegevens van klanten buiten het kader van onze wettelijke verplichtingen voor het doel van klantenzorg en om u te benaderen met gerichte aanbiedingen van producten en diensten. We hebben uw toestemming hiervoor nodig. Als u besluit om uw toestemming in deze gevallen niet te verlenen, kunnen onze geleverde producten of diensten beperkt zijn of anderszins worden aangepast, afhankelijk van de omvang van de gegevens die we mogen verwerken. Elke klant wordt geïnformeerd over de omvang van beperkingen of aanpassingen.
Tenzij expliciet anders vermeld, is alle informatie hierin ook van toepassing op de verwerking van persoonlijke gegevens van potentiële klanten, dat wil zeggen personen waarmee we contact hebben maar nog geen contractuele relatie hebben vastgesteld, evenals voormalige klanten. De hierin opgenomen informatie is ook van toepassing, in redelijke mate, op de verwerking van persoonlijke gegevens van andere personen, met betrekking tot wie het bedrijf bepaalde verplichtingen heeft, of met wie ons bedrijf rechtstreeks contact heeft zonder een contractuele relatie met hen te hebben (zoals vertegenwoordigers van rechtspersonen).
1.1. Beginselen van de verwerking van persoonlijke gegevens
Als onderdeel van de verwerking van uw persoonlijke gegevens respecteren we de hoogste normen van gegevensbescherming en houden we ons in het bijzonder aan de volgende beginselen:
(a) We verwerken uw persoonlijke gegevens altijd voor een duidelijk en begrijpelijk gedefinieerd doel, met behulp van gedefinieerde middelen, op een gedefinieerde manier en alleen voor een tijd die nodig is met betrekking tot het doel; we verwerken alleen nauwkeurige persoonlijke gegevens van klanten en zorgen ervoor dat hun verwerking overeenkomt met en noodzakelijk is voor het gedefinieerde doel;
(b) We beschermen en verwerken uw persoonlijke gegevens op een manier die de hoogst mogelijke beveiliging van de gegevens waarborgt en voorkomt dat onbevoegde of onbedoelde toegang tot persoonlijke gegevens van klanten, hun wijziging, vernietiging of verlies, ongeoorloofde overdrachten, andere ongeoorloofde verwerking of ander misbruik plaatsvindt;
(c) We informeren u altijd duidelijk over de verwerking van uw persoonlijke gegevens en uw rechten om nauwkeurige en volledige informatie te ontvangen over de omstandigheden van een dergelijke verwerking, evenals uw andere gerelateerde rechten;
(d) Bij ons bedrijf houden we ons aan adequate technische en organisatorische maatregelen om een niveau van beveiliging te garanderen dat overeenkomt met alle mogelijke risico's; alle personen die in contact komen met persoonlijke gegevens van klanten zijn verplicht om vertrouwelijk te blijven over de informatie die is verkregen in verband met de verwerking van dergelijke gegevens.
2. Informatie over de verwerking van persoonlijke gegevens
2.1. Informatie over de beheerder
De beheerder van uw persoonlijke gegevens is ons bedrijf, dat wil zeggen Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX Londen, Verenigd Koninkrijk, ID: 08960980
2.2. Doel en wettelijke basis van verwerking
2.2.1. Verwerking van persoonlijke gegevens zonder uw toestemming
Dit heeft meestal betrekking op situaties waarin u verplicht bent bepaalde persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken als voorwaarde om ons product of onze dienst te kunnen leveren, of waar we gerechtigd zijn uw persoonlijke gegevens anderszins te verwerken.
(a) Op grond van de wet zijn we gerechtigd uw persoonlijke gegevens zonder uw toestemming te verwerken voor de volgende doeleinden van naleving van onze wettelijke verplichtingen, in het bijzonder:
(i) naleving van wettelijke verplichtingen om openbaarmakingen aan overheidsinstanties te doen;
(ii) naleving van archiveringsverplichtingen.
(b) Afsluiting of uitvoering van een contract met u.
(c) Bescherming van rechten en belangen beschermd door de wet, met name met betrekking tot de oplossing van alle geschillen, met name voor het doel van gerechtelijke of andere geschillen.
2.2.2. Verwerking van persoonlijke gegevens met uw toestemming
Dit heeft met name betrekking op situaties waarin u vrijwillig instemt met de verwerking van de verstrekte of anderszins verkregen persoonlijke gegevens. Het niet verlenen van uw toestemming kan een reden zijn om ons bedrijf te beletten bepaalde producten of diensten te leveren of het kan ons dwingen om de beschikbaarheid, omvang of voorwaarden van geleverde producten en diensten redelijkerwijs aan te passen.
Op basis van uw toestemming verwerkt ons bedrijf uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:
(a) klantenzorg; dit zijn activiteiten die niet staan voor de uitvoering van een contract of een ander wettelijk kader van de verwerking van persoonsgegevens, en omvatten het volgende: (i) marktonderzoek; (ii) monitoring van klantacties op de website van ons bedrijf in verband met de aangeboden diensten (dit doel heeft dus geen betrekking op louter het verkrijgen van informatie over acties van bezoekers van de website van ons bedrijf in de vorm van cookies zoals hieronder beschreven in het artikel over elektronische communicatiemiddelen en mobiele toepassingen);
(b) aanbieden van producten en diensten; dit omvat met name de distributie van informatie, het aanbieden van producten en diensten van ons bedrijf en andere partijen, inclusief product- en dienstaanbiedingen gericht op specifieke klanten, via verschillende kanalen, zoals per post, elektronische middelen (inclusief elektronische post en berichten die naar mobiele apparaten worden gestuurd via een telefoonnummer), of per telefoon, via een website. In deze gevallen is ons bedrijf tot op zekere hoogte ook gerechtigd om producten en diensten aan klanten aan te bieden zonder hun toestemming te verkrijgen; indien vereist door de wet, wordt u hierover geïnformeerd met betrekking tot uw recht om uw bezwaar tegen verdere aanbiedingen van producten of diensten kenbaar te maken. In dit verband kunnen uw persoonlijke gegevens ook worden doorgegeven aan derden voor de distributie van informatie en het aanbieden van producten en diensten van dergelijke derden. Meer details worden hieronder in deze principes verstrekt.
2.3. Omvang van verwerkte persoonlijke gegevens van klanten
Ons bedrijf verwerkt uw persoonlijke gegevens in de mate die nodig is om aan de bovengenoemde doeleinden te voldoen. We verwerken met name contact- en identificatiegegevens. Gedetailleerde informatie over de omvang van de verwerkte persoonlijke gegevens van klanten is vermeld in Bijlage 1 bij deze principes.
2.4. Methoden voor de verwerking van persoonlijke gegevens
De methode waarop ons bedrijf uw persoonlijke gegevens verwerkt omvat zowel handmatige als geautomatiseerde verwerking, inclusief algoritmische verwerking, in de informatiesystemen van ons bedrijf.
Uw persoonlijke gegevens worden voornamelijk verwerkt door werknemers van ons bedrijf en, indien nodig, door derden. Voordat we uw persoonlijke gegevens aan een derde partij bekendmaken, sluiten we altijd een schriftelijke overeenkomst met de derde partij, waarin dezelfde garanties worden opgenomen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens als die welke ons bedrijf naleeft in overeenstemming met zijn wettelijke verplichtingen.
2.5. Ontvangers van persoonlijke gegevens
Uw persoonlijke gegevens zijn met name beschikbaar voor werknemers van ons bedrijf in verband met de uitvoering van hun professionele taken die het werken met persoonsgegevens van klanten vereisen, maar alleen in de mate die noodzakelijk is in het betreffende geval en in overeenstemming met alle beveiligingsmaatregelen.
Bovendien worden uw persoonlijke gegevens bekendgemaakt aan derden die deelnemen aan de verwerking van persoonsgegevens van klanten van ons bedrijf, of kunnen dergelijke persoonsgegevens op andere gronden aan hen beschikbaar worden gesteld in overeenstemming met de wet. Voordat we uw persoonlijke gegevens aan een derde partij bekendmaken, sluiten we altijd een schriftelijke overeenkomst met de derde partij om de verwerking van persoonsgegevens op een manier te bepalen die dezelfde garanties bevat met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens als die welke ons bedrijf naleeft in overeenstemming met zijn wettelijke verplichtingen.
2.5.1. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving is ons bedrijf gerechtigd, of rechtstreeks, zonder uw toestemming, verplicht om uw persoonlijke gegevens bekend te maken aan:
- relevante overheidsinstanties, rechtbanken en wetshandhavingsinstanties voor de uitvoering van hun verplichtingen en voor de handhaving van een vonnis;
- andere partijen in de mate bepaald door de wet, zoals aan derden voor de inning van onze vorderingen op klanten.
2.5.2. Onder voorbehoud van uw toestemming om informatie die de persoonlijke gegevens vertegenwoordigt tot de relevante omvang te mogen gebruiken, geven wij uw persoonlijke gegevens ook door aan Easy Software ltd. voor de distributie van informatie, het aanbieden van producten en diensten van ons bedrijf, bescherming van de rechten en belangen van ons bedrijf en klantenzorg.
2.6. Bekendmaking van persoonlijke gegevens aan buitenlandse landen
Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt op het grondgebied van de Tsjechische Republiek en andere staten van de Europese Unie waar de entiteiten van de International Group zijn gevestigd en die dezelfde standaard voor gegevensbescherming van persoonsgegevens delen als de Tsjechische Republiek. Noch ons bedrijf, noch de entiteiten die deelnemen aan de verwerking van persoonsgegevens van klanten, geven persoonsgegevens van klanten door aan landen buiten de Europese Unie.
2.7. Termijn van verwerking van persoonlijke gegevens
Ons bedrijf verwerkt persoonlijke gegevens van klanten alleen gedurende de tijd die nodig is met betrekking tot het doel van de verwerking. Van tijd tot tijd evalueren we het bestaan van de noodzaak om bepaalde persoonlijke gegevens te verwerken die vereist zijn voor een bepaald doel. Zodra we vaststellen dat de gegevens niet langer nodig zijn voor een van de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, vernietigen we de gegevens. In respectievelijk bepaalde doeleinden van de verwerking van persoonlijke gegevens hebben we intern de gebruikelijke termijn van bruikbaarheid van persoonlijke gegevens geëvalueerd, na het verstrijken waarvan we de noodzaak om dergelijke persoonlijke gegevens voor het betreffende doel te verwerken zeer zorgvuldig beoordelen. In dit verband geldt ook dat persoonlijke gegevens verwerkt voor het doel van:
(a) uitvoering van contracten worden verwerkt gedurende de looptijd van de contractuele relatie met de klant; daarna zijn de relevante persoonlijke gegevens meestal tien jaar bruikbaar;
(b) het aanbieden van producten en diensten worden verwerkt gedurende de looptijd van de contractuele relatie; vervolgens zijn de relevante persoonlijke gegevens meestal bruikbaar gedurende tien jaar; als persoonlijke gegevens in dit verband aan derden worden bekendgemaakt, wordt de verwerkingstermijn bepaald door de derden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en regels vermeld in deze Principes;
(c) klantenzorg wordt verwerkt gedurende de looptijd van de contractuele relatie met de klant; vervolgens zijn de relevante persoonlijke gegevens meestal bruikbaar gedurende tien jaar.
2.8. Recht om toestemming in te trekken
In deze Principes hebben we geprobeerd uit te leggen waarom we uw persoonlijke gegevens nodig hebben en dat we ze voor bepaalde doeleinden alleen met uw toestemming mogen verwerken. U bent niet verplicht om toestemming te verlenen aan ons bedrijf om uw persoonlijke gegevens te verwerken en u hebt ook het recht om uw toestemming in te trekken. Op dit punt willen we eraan herinneren dat we ook gerechtigd zijn om sommige persoonlijke gegevens voor bepaalde doeleinden te verwerken zonder uw toestemming. Als u uw toestemming intrekt, zullen we de verwerking van de relevante persoonlijke gegevens voor doeleinden die de relevante toestemming vereisen, stopzetten; we kunnen echter gerechtigd of zelfs verplicht zijn om dezelfde persoonlijke gegevens voor andere doeleinden te verwerken.
Als u weigert toestemming te verlenen of uw toestemming in te trekken, kunnen we:
(a) de beschikbaarheid, reikwijdte of voorwaarden van onze producten of diensten dienovereenkomstig aanpassen, of
(b) weigeren u onze producten of diensten te leveren zodra we erachter komen dat een dergelijke toestemming nodig is om het product of de dienst op de gegeven voorwaarden te leveren.
Als u uw toestemming voor de verwerking van persoonlijke gegevens wilt intrekken, kunt u terecht bij een van onze vestigingen, ons een brief sturen naar Company, Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX Londen, Verenigd Koninkrijk, of via e-mail: info@easysoftware.com of via het formulier op de webpagina's van Easy Software.
2.9. Bronnen van persoonlijke gegevens
We verkrijgen persoonlijke gegevens van klanten met name van:
(a) de klanten zelf, rechtstreeks, zoals bij het sluiten van contracten met betrekking tot de door het bedrijf geleverde producten of diensten, en/of indirect, zoals tijdens het gebruik van de producten of diensten van het bedrijf door de klanten, of als onderdeel van het beschikbaar stellen van informatie over de producten en diensten van het bedrijf aan de klanten, zoals via de website van het bedrijf, enz.;
(b) potentiële klanten die geïnteresseerd zijn in de diensten van ons bedrijf als onderdeel van marketingevenementen en -campagnes;
(c) eigen activiteiten door verwerking en evaluatie van andere persoonlijke gegevens van de klanten.
2.10. Uw recht om toegang te vragen tot persoonlijke gegevens en bescherming van klantenrechten
Als u ons vraagt om informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens, zullen wij u zonder onnodige vertraging alle informatie verstrekken over de gegevens die wij over u verwerken. Voor het verstrekken van deze informatie hebben wij het recht om redelijke vergoeding van de kosten te vragen die zijn gemaakt om de informatie te verstrekken. Als u erachter komt of denkt dat ons bedrijf of een derde partij die deelneemt aan de verwerking van gegevens uw persoonlijke gegevens verwerkt in strijd met de bescherming van uw privéleven en/of in strijd met de wet, met name als uw persoonlijke gegevens onjuist zijn, kunt u:
(a) een verklaring vragen aan ons bedrijf of de derde partij die deelneemt aan de verwerking van gegevens;
(b) verzoek om herstel van de gebrekkige toestand; in het bijzonder kunt u verzoeken om correctie of wijziging van de persoonlijke gegevens; indien nodig worden de gegevens tijdelijk geblokkeerd of vernietigd.
Als we uw verzoek legitiem vinden, zal ons bedrijf of de derde partij die deelneemt aan de verwerking van gegevens de gebrekkige toestand kosteloos en onmiddellijk verhelpen.
2.11. Bedrijf als verwerker van persoonlijke gegevens
In bepaalde gevallen verwerkt ons bedrijf ook persoonlijke gegevens van klanten met machtiging van een andere partij (een andere beheerder). Deze gevallen omvatten bijvoorbeeld samenwerking met Easy Software ltd., voor producten of diensten van derden, of samenwerking met derden. Voor gedetailleerde informatie is het altijd nodig om contact op te nemen met de betreffende beheerder van persoonlijke gegevens, tenzij ons bedrijf gemachtigd is om informatie te verstrekken in het betreffende geval.
2.12. Elektronische communicatiemiddelen en mobiele applicaties
Als onderdeel van klantenzorg ontwikkelt ons bedrijf technologieën om u moderne elektronische communicatiemiddelen en mobiele applicaties te laten gebruiken om onze producten en diensten te gebruiken. Dit omvat met name diensten met betrekking tot het gebruik van internet, sociale netwerken en verschillende mobiele applicaties.
Sociale netwerken. U kunt ons ook benaderen via verschillende sociale netwerken. We gebruiken deze communicatiekanalen met name als marketingtools; onze producten en diensten worden op dit moment niet via sociale netwerken geleverd.
Cookies. We gebruiken ook cookies bij het leveren van onze producten en diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen in de computer van de gebruiker nadat een website voor de eerste keer is geladen. Deze bestanden vergemakkelijken de identificatie van de manier waarop de bezoekers werken met de inhoud van onze website, wat ons helpt bij het nastreven van een vriendelijkere communicatie met onze websitebezoekers of een efficiëntere marketing. Meer informatie over cookies is beschikbaar op onze website.
2.13. Principes
Deze principes zijn geldig en effectief vanaf ___________. De huidige versie van de principes wordt gepubliceerd op de website van ons bedrijf en is ook beschikbaar op onze vestigingen.
Bijlage 1 - Omvang van verwerkte persoonsgegevens
Identificatiegegevens - deze omvatten gegevens zoals naam, achternaam, datum, e-mail, telefoonnummer, werkgever of vertegenwoordigd bedrijf; voor klanten die natuurlijke personen - ondernemers zijn, ook het identificatienummer en belasting-ID. Andere mogelijke identificatiegegevens zijn bijvoorbeeld informatie over het IP-adres van de gebruikte computer en bestanden van specifieke authenticatiegegevens die we overeenkomen te gebruiken.
Contactgegevens - naam, achternaam, contactadressen, telefoonnummers, e-mailadressen of andere vergelijkbare contactgegevens. Andere vergelijkbare contactgegevens kunnen het IP-adres van de gebruikte computer en bestanden van specifieke authenticatiegegevens zijn waarover we overeenkomen te gebruiken.
In het geval dat u een ingediende aanvraag voor een product of dienst intrekt, verwerken we ook de datum van intrekking van de aanvraag samen met de verstrekte gegevens vóór de intrekking.
Gegevens die voortvloeien uit de nakoming van verplichtingen uit overeenkomsten - afhankelijk van de aard van het geleverde product of de geleverde dienst, verwerken we informatie met betrekking tot het geleverde product of de geleverde dienst. In deze categorie verwerken we persoonsgegevens zoals de looptijd van de overeenkomst, ________
Persoonsgegevens verworven in verband met de levering van onze producten of diensten - deze omvatten persoonsgegevens die zijn verworven tijdens onze interacties. In het bijzonder omvatten deze:
(i) gegevens die dienen om communicatie te beveiligen;
(ii) records van uw voorkeurstaal voor communicatie, uitgedrukte interesse in een product of dienst, uw beleggingsstrategieën of uw specifieke vereisten die aan ons zijn bekendgemaakt.
