Prinsipp for behandling av personopplysninger

Kjære klient, La oss informere deg om hvordan Easy Software (heretter også referert til som "vi" eller "vårt selskap") behandler dine personlige data i forbindelse med tilbud, inngåelse, levering og vedlikehold av selskapets produkter og tjenester. Formålet med disse prinsippene er å gi deg informasjon om hvilke spesifikke personlige data vi samler inn, hvordan vi behandler dem, hvilke kilder vi får dem fra, hvilket formål vi bruker dem til, hvem vi kan gi dataene til, hvor du kan få informasjon om dine personlige data vi behandler, eller hvilke individuelle rettigheter du har når det gjelder beskyttelse av personlige data. Vennligst les innholdet i disse prinsippene. Vi vil gjerne svare på eventuelle spørsmål du måtte ha i noen av våre filialer hos Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, Storbritannia, eller via e-post: info@easysoftware.com. 1. Generell informasjon Vårt selskap er underlagt ulike lovpålagte forpliktelser når det gjelder behandling av kundenes personlige data som vi må overholde, spesielt med hensyn til oppfyllelse av våre kontraktsmessige forpliktelser eller utøvelse av offentlig myndighet. I denne forbindelse ville vi ikke kunne tilby våre produkter og tjenester i det hele tatt uten å få dine personlige data. Vi behandler også personlige data fra kunder utenfor rammene av våre lovpålagte forpliktelser for formålet med kundeservice, og for å tilby deg målrettede tilbud om produkter og tjenester. Vi trenger ditt samtykke for å gjøre dette. Hvis du velger å ikke gi ditt samtykke i disse tilfellene, kan våre tilbudte produkter eller tjenester være begrenset eller justert på annen måte, avhengig av omfanget av dataene vi har rett til å behandle. Hver klient blir informert om omfanget av begrensninger eller justeringer. Med mindre det uttrykkelig er angitt noe annet, gjelder all informasjon som er inneholdt her også for behandling av personlige data fra potensielle kunder, det vil si personer vi er i kontakt med, men som vi ennå ikke har etablert et kontraktsforhold med, samt tidligere kunder. Informasjonen som er inneholdt her gjelder også, i rimelig grad, for behandling av personlige data fra andre personer, med hensyn til hvem selskapet har visse forpliktelser, eller som selskapet er i direkte kontakt med uten å være i et kontraktsforhold med dem (for eksempel representanter for juridiske enheter). 1.1. Prinsipper for behandling av personlige data Som en del av behandlingen av dine personlige data respekterer vi de høyeste standardene for personvern og overholder spesielt følgende prinsipper: (a) Vi behandler alltid dine personlige data for et klart og forståelig definert formål, ved bruk av definerte midler, på en definert måte, og bare for en tid som er nødvendig med hensyn til formålet; vi behandler bare nøyaktige personlige data fra kunder og sikrer at deres behandling samsvarer med og er nødvendig for det definerte formålet; (b) Vi beskytter og behandler dine personlige data på en måte som sikrer høyest mulig sikkerhet for dataene og forhindrer uautorisert eller utilsiktet tilgang til kundenes personlige data, deres endring, ødeleggelse eller tap, uautoriserte overføringer, annen uautorisert behandling eller annen misbruk; (c) Vi informerer alltid tydelig om behandlingen av dine personlige data og dine rettigheter til å motta nøyaktig og fullstendig informasjon om omstendighetene rundt slik behandling, samt dine andre relaterte rettigheter; (d) I vårt selskap følger vi tilstrekkelige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre et sikkerhetsnivå som matcher alle mulige risikoer; alle personer som kommer i kontakt med kundenes personlige data, er forpliktet til å beholde konfidensialiteten til informasjonen som er oppnådd i forbindelse med behandlingen av slike data. 2. Informasjon om behandlingen av personlige data 2.1. Informasjon om administrator Administratoren av dine personlige data er vårt selskap, dvs. Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, Storbritannia, ID: 08960980 2.2. Formål og rettslig grunnlag for behandling 2.2.1. Behandling av personlige data uten ditt samtykke Dette gjelder vanligvis situasjoner der du er forpliktet til å oppgi visse personlige data til oss som en betingelse for at vi skal kunne tilby deg vårt produkt eller tjeneste, eller der vi har rett til å behandle dine personlige data på annen måte. (a) I kraft av loven har vi rett til å behandle dine personlige data uten ditt samtykke for følgende formål knyttet til oppfyllelse av våre lovpålagte forpliktelser, spesielt: (i) overholdelse av lovpålagte opplysninger til offentlige myndigheter; (ii) overholdelse av arkiveringsforpliktelser. (b) Inngåelse eller oppfyllelse av en kontrakt med deg. (c) Beskyttelse av rettigheter og interesser beskyttet av loven, spesielt med hensyn til løsning av eventuelle tvister, spesielt for formålet med rettslige eller andre tvister. 2.2.2. Behandling av personlige data med ditt samtykke Dette gjelder spesielt situasjoner der du frivillig samtykker til at vi behandler de oppgitte eller på annen måte oppnådde personlige data. Å ikke gi ditt samtykke kan være en grunn til at vårt selskap ikke kan tilby visse produkter eller tjenester, eller tvinge det til å justere tilgjengeligheten, omfanget eller betingelsene for tilbudte produkter og tjenester på en rimelig måte.Basert på ditt samtykke behandler vårt selskap dine personopplysninger for følgende formål: (a) kundeservice; dette er aktiviteter som ikke utgjør utførelse av en kontrakt eller en annen juridisk ramme for behandling av personopplysninger, og inkluderer følgende: (i) markedsundersøkelser; (ii) overvåking av kundens handlinger på vårt selskaps nettside i forbindelse med tilbudte tjenester (dermed gjelder ikke dette formålet bare innhenting av informasjon om handlinger til besøkende på vårt selskaps nettside i form av informasjonskapsler som beskrevet nedenfor i artikkelen om elektroniske kommunikasjonsmidler og mobile applikasjoner); (b) tilbud av produkter og tjenester; dette inkluderer spesielt distribusjon av informasjon, tilbud av produkter og tjenester fra vårt selskap og andre parter, inkludert produkt- og tjenestetilbud rettet mot spesifikke kunder, via ulike kanaler, som post, elektroniske midler (inkludert elektronisk post og meldinger sendt til mobile enheter via et telefonnummer), eller telefon, via en nettside. I visse tilfeller har vårt selskap også rett til å tilby produkter og tjenester til kunder uten å innhente deres samtykke; hvis loven krever det, vil du bli informert om din rett til å uttrykke uenighet med videre tilbud av produkter eller tjenester. I denne forbindelse kan dine personopplysninger også bli videreformidlet til tredjeparter med formål om distribusjon av informasjon og tilbud av produkter og tjenester fra slike tredjeparter. Flere detaljer er gitt nedenfor i disse prinsippene. 2.3. Omfang av behandlede personopplysninger fra kunder Vårt selskap behandler dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle de ovennevnte formålene. Vi behandler spesielt kontakt- og identifikasjonsdata. Detaljert informasjon om omfanget av behandlede personopplysninger fra kunder er oppgitt i Vedlegg 1 til disse prinsippene. 2.4. Metoder for behandling av personopplysninger Metoden som vårt selskap behandler dine personopplysninger inkluderer både manuell og automatisert behandling, inkludert algoritmisk behandling, i vårt selskaps informasjonssystemer. Dine personopplysninger behandles hovedsakelig av ansatte i vårt selskap og, i den grad det er nødvendig, av tredjeparter. Før noen utlevering av dine personopplysninger til en tredjepart, inngår vi alltid en skriftlig avtale med tredjeparten som inneholder de samme garantier for behandling av personopplysninger som vårt selskap følger i samsvar med sine lovpålagte forpliktelser. 2.5. Mottakere av personopplysninger Dine personopplysninger er tilgjengelige spesielt for ansatte i vårt selskap i forbindelse med utførelse av deres yrkesplikter som krever arbeid med personopplysninger fra kunder, men bare i den grad det er nødvendig i det konkrete tilfellet og i samsvar med alle sikkerhetstiltak. I tillegg blir dine personopplysninger utlevert til tredjeparter som deltar i behandlingen av personopplysninger fra kunder i vårt selskap, eller slike personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for dem på annen måte i samsvar med loven. Før noen utlevering av dine personopplysninger til en tredjepart, inngår vi alltid en skriftlig avtale med tredjeparten for å fastsette behandlingen av personopplysninger på en måte som inneholder de samme garantier for behandling av personopplysninger som vårt selskap følger i samsvar med sine lovpålagte forpliktelser. 2.5.1. I samsvar med gjeldende lovgivning har vårt selskap rett til, eller direkte, uten ditt samtykke, plikt til å utlevere dine personopplysninger til: - relevante statlige myndigheter, domstoler og rettshåndhevelsesmyndigheter for å oppfylle deres forpliktelser og for å håndheve dommer; - andre parter i den grad lovgivningen fastsetter det, for eksempel til tredjeparter for å kreve inn våre fordringer fra kunder. 2.5.2. Med ditt samtykke som gir oss rett til å disponere informasjon som representerer personopplysninger i relevant grad, utleverer vi også dine personopplysninger til Easy Software ltd. med formål om distribusjon av informasjon, tilbud av produkter og tjenester fra vårt selskap, beskyttelse av rettigheter og interesser til vårt selskap og kundeservice. 2.6. Utlevering av personopplysninger til utlandet Dine personopplysninger behandles på territoriet til Tsjekkia og andre stater i Den europeiske union hvor International Group-entiteter er etablert og som deler samme standard for beskyttelse av personopplysninger som Tsjekkia. Verken vårt selskap eller enhetene som deltar i behandlingen av personopplysninger fra kunder utleverer personopplysninger fra kunder til land utenfor Den europeiske union. 2.7. Varighet av behandling av personopplysninger Vårt selskap behandler personopplysninger fra kunder bare i den tiden som er nødvendig med tanke på formålet med behandlingen. Fra tid til annen vurderer vi om det er behov for å behandle visse personopplysninger som er nødvendige for et bestemt formål. Når vi oppdager at dataene ikke lenger er nødvendige for noen av formålene de har blitt behandlet for, sletter vi dataene. Imidlertid har vi internt vurdert den vanlige bruksperioden for personopplysninger for visse formål med behandling av personopplysninger, etter utløpet av hvilken vi nøye vurderer behovet for å behandle slike personopplysninger for det konkrete formålet. I denne forbindelse gjelder det også at personopplysninger som behandles for formålet med: (a) utførelse av kontrakter behandles i løpet av den kontraktsmessige forholdet med kunden; deretter er de relevante personopplysningene vanligvis brukbare i ti år;

(b) tilbud av produkter og tjenester behandles i løpet av den kontraktsmessige forholdets varighet; deretter er de relevante personopplysningene vanligvis brukbare i ti år; hvis personopplysninger blir videreformidlet til tredjeparter i denne forbindelse, blir behandlingstiden definert av tredjepartene i samsvar med gjeldende lovgivning og regler som er angitt i disse prinsippene;

(c) kundeservice behandles i løpet av den kontraktsmessige forholdets varighet med klienten; deretter er de relevante personopplysningene vanligvis brukbare i ti år.

2.8. Rett til å tilbakekalle samtykke

I disse prinsippene prøvde vi å forklare hvorfor vi trenger dine personopplysninger og at vi bare kan behandle dem med ditt samtykke for visse formål. Du er ikke forpliktet til å gi samtykke til vårt selskap for å behandle dine personopplysninger, og du har også rett til å tilbakekalle ditt samtykke. På dette punktet vil vi gjerne minne om at vi også har rett til å behandle noen personopplysninger for visse formål uten ditt samtykke. Hvis du tilbakekaller ditt samtykke, vil vi avslutte behandlingen av de relevante personopplysningene for formål som krever det relevante samtykket; imidlertid kan vi ha rett eller til og med være forpliktet til å behandle de samme personopplysningene for andre formål.

Hvis du nekter å gi eller tilbakekalle ditt samtykke, kan vi:

(a) justere tilgjengeligheten, omfanget eller betingelsene for våre produkter eller tjenester, eller

(b) nekte å tilby deg våre produkter eller tjenester når vi finner ut at slikt samtykke er nødvendig for å tilby produktet eller tjenesten på gitte vilkår.

Hvis du ønsker å tilbakekalle ditt samtykke til behandling av personopplysninger, kan du henvende deg til en av våre filialer, sende oss et brev til Selskapet, Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, Storbritannia, eller via e-post: info@easysoftware.com eller via skjema på Easy Softwares nettsider.

2.9. Kilder til personopplysninger

Vi skaffer personopplysninger om kunder spesielt fra:

(a) kundene selv, direkte, for eksempel ved inngåelse av kontrakter knyttet til selskapets produkter eller tjenester, og/eller indirekte, for eksempel under bruk av selskapets produkter eller tjenester av kundene, eller som en del av tilgjengeliggjøring av informasjon om selskapets produkter og tjenester for kundene, for eksempel gjennom selskapets nettside, osv.;

(b) potensielle kunder interessert i tjenestene til vårt selskap som en del av markedsføringsarrangementer og kampanjer;

(c) egne aktiviteter gjennom behandling og evaluering av andre personopplysninger om kundene.

2.10. Din rett til å be om tilgang til personopplysninger og beskyttelse av klientrettigheter

Hvis du ber oss om informasjon om behandlingen av dine personopplysninger, vil vi gi deg all informasjon om dataene vi behandler om deg uten ugrunnet opphold. For å gi denne informasjonen har vi rett til å kreve rimelig kompensasjon for kostnadene som påløper for å gi informasjonen. Hvis du finner ut eller mener at vårt selskap eller en tredjepart som deltar i behandlingen av data behandler dine personopplysninger i strid med beskyttelsen av ditt privatliv og/eller i strid med loven, spesielt hvis dine personopplysninger er unøyaktige, kan du:

(a) be om forklaring fra vårt selskap eller tredjeparten som deltar i behandlingen av data;

(b) be om retting av den mangelfulle tilstanden; spesielt kan du be om korrigering eller endring av personopplysningene; om nødvendig vil dataene midlertidig bli blokkert eller ødelagt.

Hvis vi finner din forespørsel berettiget, vil vårt selskap eller tredjeparten som deltar i behandlingen av data fjerne den mangelfulle tilstanden kostnadsfritt og umiddelbart.

2.11. Selskapet som behandlingsansvarlig for personopplysninger

I visse tilfeller håndterer vårt selskap også kunde personopplysninger ved autorisasjon fra en annen part (en annen behandlingsansvarlig). Disse tilfellene inkluderer for eksempel samarbeid med Easy Software ltd. for produkter eller tjenester fra tredjeparter, eller samarbeid med tredjeparter. For detaljert informasjon er det alltid nødvendig å kontakte den spesifikke behandlingsansvarlige for personopplysninger, med mindre vårt selskap er autorisert til å gi informasjon i det spesifikke tilfellet.

2.12. Elektroniske kommunikasjonsmidler og mobilapplikasjoner

Som en del av kundeservice utvikler vårt selskap teknologier som lar deg bruke moderne elektroniske kommunikasjonsmidler og mobilapplikasjoner for å bruke vårt selskaps produkter og tjenester. Dette inkluderer spesielt tjenester knyttet til bruk av internett, sosiale nettverk og ulike mobilapplikasjoner.

Sosiale nettverk. Du kan også kontakte oss gjennom ulike sosiale nettverk. Vi bruker spesielt disse kommunikasjonskanalene som markedsføringsverktøy; våre produkter og tjenester tilbys ikke gjennom sosiale nettverk for øyeblikket.

Informasjonskapsler. Vi bruker også informasjonskapsler når vi tilbyr våre produkter og tjenester. Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres i brukerens datamaskin etter at en nettside er lastet inn for første gang. Disse filene letter identifiseringen av hvordan besøkende jobber med innholdet på nettstedet vårt, noe som hjelper oss med å oppnå en vennligere kommunikasjon med våre nettstedsbesøkende eller mer effektiv markedsføring. Mer informasjon om informasjonskapsler er tilgjengelig på vår nettside.

2.13. Prinsipper

Desse prinsippa gjeld og er effektive frå ___________. Den noverande versjonen av prinsippa er publisert på nettsida til selskapet vårt og er også tilgjengeleg på våre filialar.

Vedlegg 1 – Omfang av behandla personopplysningar

Identifikasjonsdata – desse inkluderer opplysningar som namn, etternamn, dato, e-post, telefonnummer, arbeidsgivar eller representert selskap; for kundar som er fysiske personar – entreprenørar, også identifikasjonsnummer og skatte-ID. Andre mogelege identifikasjonsdata inkluderer til dømes informasjon om IP-adressa til den brukte datamaskina, og filer med spesifikke autentiseringsdata vi er samde om å bruke

Kontaktopplysningar – namn, etternamn, kontaktadresser, telefonnummer, e-postadresser eller andre liknande kontaktdata. Andre liknande kontaktdata kan vere IP-adressa til brukte datamaskin og filer med spesifikke autentiseringsdata vi er samde om å bruke.

Dersom du trekker tilbake ein innsendt søknad om eit produkt eller ein teneste, behandlar vi òg datoen for tilbaketrekkinga av søknaden saman med opplysningane som vart gitt før tilbaketrekkinga.

Opplysningar som oppstår som følgje av oppfylling av forpliktingar i kontraktar – avhengig av arten til det tilbydde produktet eller tenesta, behandlar vi informasjon knytt til det tilbydde produktet eller tenesta. I denne kategorien behandlar vi personopplysningar som kontraktsperioden, ________

Personopplysningar som er skaffa i samband med tilbydinga av våre produkt eller tenester – desse inkluderer personopplysningar som er skaffa under våre interaksjonar. Særleg inkluderer desse:

(i) opplysningar som tenar til å sikre kommunikasjonen;

(ii) registreringar av ditt føretrekte kommunikasjonsspråk, uttrykt interesse for eit produkt eller ein teneste, dine investeringsstrategiar eller dine spesifikke krav som er avslørt for oss.