Zasady przetwarzania danych osobowych

Szanowny kliencie,

Chcielibyśmy poinformować Cię, w jaki sposób Easy Software (zwany dalej "my" lub "nasza Firma") przetwarza Twoje dane osobowe w związku z oferowaniem, zawieraniem, świadczeniem i utrzymywaniem produktów i usług naszej Firmy.

Celem niniejszych zasad jest udzielenie informacji na temat konkretnych danych osobowych, które zbieramy, jak je przetwarzamy, skąd je pozyskujemy, w jakim celu ich używamy, komu możemy przekazywać dane, gdzie można uzyskać informacje na temat przetwarzanych danych osobowych lub jakie są Twoje indywidualne prawa dotyczące ochrony danych osobowych.

Prosimy zatem o zapoznanie się z treścią niniejszych zasad. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania w jednym z naszych oddziałów Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX Londyn, Wielka Brytania lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@easysoftware.com.

1. Informacje ogólne

Nasza Firma podlega różnym obowiązkom ustawowym dotyczącym przetwarzania danych osobowych klientów, których musimy przestrzegać, zwłaszcza w zakresie wypełniania naszych zobowiązań umownych lub wykonywania władzy publicznej. W tym zakresie nie bylibyśmy w stanie w ogóle świadczyć naszych produktów i usług bez podania Twoich danych osobowych. Ponadto, przetwarzamy dane osobowe klientów poza ramami naszych obowiązków ustawowych w celu opieki nad klientami i kierowania do nich ukierunkowanych ofert produktów i usług. Potrzebujemy na to Twojej zgody. Jeśli zdecydujesz się nie wyrazić zgody w tych przypadkach, nasze produkty lub usługi mogą być ograniczone lub w inny sposób dostosowane, w zależności od zakresu danych, które mamy prawo przetwarzać. Każdy klient jest informowany o zakresie ograniczeń lub dostosowań.

Jeśli nie jest to wyraźnie określone, wszystkie informacje zawarte w niniejszym dokumencie odnoszą się również do przetwarzania danych osobowych potencjalnych klientów, czyli osób, z którymi jesteśmy w kontakcie, ale nie nawiązaliśmy jeszcze z nimi relacji umownej, a także byłych klientów. Informacje zawarte w niniejszym dokumencie odnoszą się również, w rozsądnym zakresie, do przetwarzania danych osobowych innych osób, wobec których Firma ma określone obowiązki lub z którymi jest w bezpośrednim kontakcie bez nawiązywania z nimi relacji umownej (takich jak przedstawiciele podmiotów prawnych).

1.1. Zasady przetwarzania danych osobowych

W ramach przetwarzania Twoich danych osobowych przestrzegamy najwyższych standardów ochrony danych osobowych i w szczególności przestrzegamy następujących zasad:

(a) Zawsze przetwarzamy Twoje dane osobowe w sposób jasno i zrozumiale określony, z użyciem określonych środków, w określony sposób i tylko przez czas niezbędny do celu; przetwarzamy tylko dokładne dane osobowe klientów i zapewniamy, że ich przetwarzanie odpowiada i jest niezbędne do określonego celu;

(b) Chronimy i przetwarzamy Twoje dane osobowe w sposób zapewniający najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa danych i zapobiegający nieuprawnionemu lub przypadkowemu dostępowi do danych osobowych klientów, ich modyfikacji, zniszczeniu lub utracie, nieuprawnionym przekazom, innemu nieuprawnionemu przetwarzaniu lub innemu nadużyciu;

(c) Zawsze jasno informujemy Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych i Twoich prawach do otrzymywania precyzyjnych i pełnych informacji o okolicznościach takiego przetwarzania, a także innych związanych z tym prawach;

(d) W naszej Firmie przestrzegamy odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający wszystkim możliwym ryzykom; wszyscy pracownicy, którzy mają kontakt z danymi osobowymi klientów, są zobowiązani do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z przetwarzaniem takich danych.

2. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych

2.1. Informacje o Administratorze

Administratorem Twoich danych osobowych jest nasza Firma, czyli Easy Software ltd, Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX Londyn, Wielka Brytania, ID: 08960980

2.2. Cel i podstawy prawne przetwarzania

2.2.1. Przetwarzanie danych osobowych bez Twojej zgody

Dotyczy to zwykle sytuacji, w których jesteś zobowiązany do ujawnienia określonych danych osobowych nam jako warunku umożliwiającego nam świadczenie Ci naszego produktu lub usługi, lub gdy mamy prawo przetwarzać Twoje dane osobowe pozyskane w inny sposób.

(a) Z mocy prawa mamy prawo przetwarzać Twoje dane osobowe bez Twojej zgody w celu spełnienia naszych obowiązków ustawowych, w szczególności:

(i) spełnienia ustawowych wymogów dotyczących ujawnień organom publicznym;

(ii) spełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

(b) Zawarcie lub wykonanie umowy z Tobą.

(c) Ochrona praw i interesów chronionych prawem, zwłaszcza w zakresie rozstrzygania wszelkich sporów, w szczególności w celu sądowym lub innych sporów.

2.2.2. Przetwarzanie danych osobowych za Twoją zgodą

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których dobrowolnie wyrażasz zgodę na przetwarzanie udostępnionych lub w inny sposób pozyskanych danych osobowych. Nieudzielenie zgody może być powodem uniemożliwiającym naszej Firmie świadczenie określonych produktów lub usług lub zmuszającym ją do rozsądnego dostosowania dostępności, zakresu lub warunków świadczonych produktów i usług.

Na podstawie Twojej zgody nasza Firma przetwarza Twoje dane osobowe w celach:

(a) opieki nad klientami; są to działania mające na celu utrzymanie kontaktu z klientami i zapewnienie im odpowiedniej obsługi;

Działania, które nie wynikają z wykonania umowy lub innego ramowego prawnego procesu przetwarzania danych osobowych, obejmują w szczególności: (i) badania rynku; (ii) monitorowanie działań klientów na stronie internetowej naszej firmy w związku z oferowanymi usługami (w ten sposób cel ten nie dotyczy jedynie pozyskiwania informacji o działaniach odwiedzających stronę internetową naszej firmy w formie plików cookie, jak opisano poniżej w artykule dotyczącym środków elektronicznych komunikacji i aplikacji mobilnych);

(b) oferowanie produktów i usług; w szczególności obejmuje to dystrybucję informacji, oferowanie produktów i usług naszej firmy i innych podmiotów, w tym ofert produktów i usług skierowanych do konkretnych klientów, za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak poczta, środki elektroniczne (w tym poczta elektroniczna i wiadomości wysyłane na urządzenia mobilne za pośrednictwem numeru telefonu), lub przez telefon, za pośrednictwem strony internetowej. W pewnym stopniu w tych przypadkach nasza firma ma również prawo oferować produkty i usługi klientom bez uzyskania ich zgody; jeśli wynika to z prawa, zostaniesz poinformowany w tym zakresie o swoim prawie do wyrażenia sprzeciwu wobec dalszego oferowania produktów lub usług. W tym zakresie Twoje dane osobowe mogą również być przekazywane osobom trzecim w celu dystrybucji informacji i oferowania produktów i usług takich osób trzecich. Szczegółowe informacje są podane poniżej w niniejszych zasadach.

2.3. Zakres przetwarzanych danych osobowych klienta

Nasza firma przetwarza Twoje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów. W szczególności przetwarzamy dane kontaktowe i identyfikacyjne. Szczegółowe informacje na temat zakresu przetwarzanych danych osobowych klientów są podane w Załączniku 1 do niniejszych zasad.

2.4. Metody przetwarzania danych osobowych

Metoda, w jaki sposób nasza firma przetwarza Twoje dane osobowe, obejmuje zarówno przetwarzanie ręczne, jak i zautomatyzowane, w tym przetwarzanie algorytmiczne, w systemach informatycznych naszej firmy.

Twoje dane osobowe są przetwarzane głównie przez pracowników naszej firmy i, w zakresie wymaganym, przez osoby trzecie. Przed udostępnieniem Twoich danych osobowych osobie trzeciej, zawsze zawieramy z tą osobą pisemną umowę, zawierającą te same gwarancje w zakresie przetwarzania danych osobowych, jakie przestrzega nasza firma zgodnie z jej obowiązkami ustawowymi.

2.5. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe są udostępniane w szczególności pracownikom naszej firmy w związku z wykonywaniem ich obowiązków zawodowych wymagających pracy z danymi osobowymi klientów, jednak tylko w zakresie koniecznym w danym przypadku i zgodnie ze wszystkimi środkami bezpieczeństwa.

Ponadto Twoje dane osobowe są ujawniane osobom trzecim uczestniczącym w przetwarzaniu danych osobowych klientów naszej firmy lub takie dane osobowe mogą być im udostępniane na innych podstawach zgodnie z prawem. Przed udostępnieniem Twoich danych osobowych osobie trzeciej, zawsze zawieramy z tą osobą pisemną umowę, aby określić przetwarzanie danych osobowych w sposób zawierający te same gwarancje w zakresie przetwarzania danych osobowych, jakie przestrzega nasza firma zgodnie z jej obowiązkami ustawowymi.

2.5.1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nasza firma ma prawo lub jest bezpośrednio zobowiązana do ujawnienia Twoich danych osobowych:

właściwym organom państwowym, sądom i organom ścigania w celu wykonywania ich obowiązków i w celu wykonania wyroku;
innym stronom w zakresie określonym przez przepisy, takim jak osoby trzecie w celu windykacji naszych należności od klientów.

2.5.2. W przypadku uzyskania Twojej zgody uprawniającej nas do dysponowania informacjami stanowiącymi dane osobowe w odpowiednim zakresie, udostępniamy również Twoje dane osobowe firmie Easy Software ltd. w celu dystrybucji informacji, oferowania produktów i usług naszej firmy, ochrony praw i interesów naszej firmy oraz obsługi klienta.

2.6. Ujawnienie danych osobowych za granicę

Twoje dane osobowe są przetwarzane na terenie Czech i innych państw Unii Europejskiej, w których mają siedzibę podmioty Grupy Międzynarodowej i które dzielą ten sam standard ochrony danych osobowych co Czechy. Ani nasza firma, ani podmioty uczestniczące w przetwarzaniu danych osobowych klientów nie ujawniają danych osobowych klientów krajom spoza Unii Europejskiej.

2.7. Okres przetwarzania danych osobowych

Nasza firma przetwarza dane osobowe klientów tylko przez czas niezbędny do realizacji celów przetwarzania. Okresowo oceniamy istnienie potrzeby przetwarzania określonych danych osobowych wymaganych do określonego celu. Po wykryciu, że dane nie są już potrzebne do żadnego z celów, dla których zostały przetworzone, niszczone są. Jednak w odniesieniu do niektórych celów przetwarzania danych osobowych wewnętrznie oceniliśmy zwykły okres użyteczności danych osobowych, po upływie którego najbardziej dokładnie oceniamy potrzebę przetwarzania takich danych osobowych dla danego celu. W tym zakresie dotyczy to również danych osobowych przetwarzanych w celu:

(a) wykonania umów, które są przetwarzane przez czas trwania stosunku umownego z klientem; następnie odpowiednie dane osobowe są zwykle użyteczne przez dziesięć lat;

(b) oferowania produktów i usług, które są przetwarzane przez czas trwania stosunku umownego; następnie odpowiednie dane osobowe są zwykle użyteczne przez dziesięć lat; jeśli dane osobowe są ujawnione w tym zakresie osobom trzecim, okres przetwarzania jest określany przez osoby trzecie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami określonymi w niniejszych zasadach;

(c) obsługi klienta, które są przetwarzane przez czas trwania stosunku umownego z klientem; następnie odpowiednie dane osobowe są zwykle użyteczne przez dziesięć lat.

2.8. Prawo do wycofania zgody

In this Principles we tried to explain why we need your personal data and that for certain purposes we may process them with your consent only. You are not obliged to grant consent to our Company to process your personal data and you are also entitled to revoke your consent. At this point we would like to remind that we are also entitled to process some personal data for certain purposes without your consent. If you revoke your consent, we will discontinue the processing of the relevant personal data for purposes requiring the relevant consent; however, we may be entitled or even obliged to process the same personal data for other purposes.

If you refuse to grant or revoke your consent, we may:

(a) accordingly adjust the availability, scope or conditions of our products or services, or

(b) refuse to provide you with our products or services once we find out that such consent is necessary to provide the product or service on the given terms.

If you wish to revoke your consent with the processing of personal data, please refer to any of our branch offices, send us a letter to Company, Easy Software ltd , Kemp House, 152-160 City Road, EC1V 2NX London, United Kingdom,or via e-mail: info@easysoftware.com or via form on the web pages of Easy Software.

2.9. Sources of Personal Data

We acquire personal data of clients particularly from:

(a) the clients, directly, such as when concluding contracts related to provided Company’s products or services, and/or indirectly, such as during use of the Company’s products or services by the clients, or as part of making information about Company’s products and services available to the clients, such as through the Company’s website, etc.;

(b) prospective customers interested in services of our Company as part of marketing events and campaigns;

2.10. Your Right to Ask for Access to Personal Data and Protection of Client Rights

If you ask us for information related to the processing of your personal data, we will provide you with all information about the data we process about you without undue delay. For providing this information, we are entitled to claim reasonable compensation of cost incurred in order to provide the information.If you find out or think that our Company or a third party participating in the processing of data processes your personal data in conflict with the protection of your private life and/or in conflict with the law, in particular if your personal data are inaccurate, you may:

(a) request explanation from our Company or the third party participating in the processing of data;

(b) request remedy of the defective state; in particular, you may request correction or amendment of the personal data; if needed, the data will be temporarily blocked or destroyed.

If we find your request legitimate, our Company or the third party participating in the processing of data will remove the defective state free of charge and immediately.

2.11. Company as a processor of personal data

In certain cases, our Company also handles client personal data by authorization of another party (another administrator). For example, these cases include cooperation with Easy Software ltd., for third-party products or services, or cooperation with third parties. For detailed information, it is always necessary to contact the particular administrator of personal data, unless our Company is authorized to provide information in the particular case.

2.12. Electronic Means of Communication and Mobile Applications

As part of customer care, our Company develops technologies to let you use modern electronic means of communication and mobile applications to use our Company’s products and services. In particular, these include services related to the use of the internet, social networks and various mobile applications.

Social networks. Also, you can address us through various social networks. We particularly use these communication channels as marketing tools; our products and services are not provided through social networks at this moment.

Cookies. Also, we use cookies when providing our products and services. Cookies are small text files stored in the user’s computer after loading a website for the first time. These files facilitate identification of the way the visitors work with the contents of our website, which helps us in pursuing a friendlier communication with our website visitors or a more efficient marketing. More information about cookies is available on our website.

2.13. Principles

These Principles are valid and effective as of ___________. The current version of the Principles is published on our Company’s website and is also available at our branch offices.

Annex 1 – Scope of Processed Personal Data

Identification data – these include data such as name, surname, date, email, phone number, employer or. represented company; for clients who are natural persons – entrepreneurs, also the identification number and tax ID. Other possible identification data include, for example, information about the IP address of the computer used, and files of specific authentication data we agree to use

Contact data – name, surname, contact addresses, telephone numbers, email addresses or other similar contact data. Other similar contact data may IP adres używanego komputera oraz pliki z określonymi danymi uwierzytelniającymi, które zgodziliśmy się używać.

W przypadku wycofania złożonej aplikacji na produkt lub usługę, przetwarzamy również datę wycofania aplikacji wraz z danymi podanymi przed wycofaniem.

Dane wynikające z wykonywania zobowiązań wynikających z umów - w zależności od charakteru świadczonego produktu lub usługi, przetwarzamy informacje związane z danym produktem lub usługą. W tej kategorii przetwarzamy dane osobowe, takie jak okres trwania umowy, ________

Dane osobowe pozyskane w związku z świadczeniem naszych produktów lub usług - obejmują one dane osobowe pozyskane podczas naszych interakcji. W szczególności obejmują one:

(i) dane służące do zabezpieczenia komunikacji;

(ii) zapisy preferowanego języka komunikacji, wyrażonego zainteresowania produktem lub usługą, strategii inwestycyjnych lub konkretnych wymagań ujawnionych nam.