Andre faktorar som påverkar ressursjusteringsprosessen er varigheit og krav til kvar prosjekt. Dette betyr at ressursallokering avheng av naturen og typen prosjekt. Med desse faktorane i tankane må leiarar forutsjå kva ressursar ein oppgåve krev. For dette må ein leiar ha passande ferdigheiter til å identifisere kostnaden og tilgjengelegheita av ressursar. I tillegg til desse ferdigheitene, effektiviserer ein erfaren og kompetent leiar ressursstyringsprosessen ved hjelp av eit effektivt verktøy som Redmine.
Korleis støttar Redmine ressursstyringsteam?
Redmine inneheld mange funksjonar som lar leiarar balansere ressursane sine. Verktøyet gjer det mogleg for team å estimere kva forsyningar som er nødvendige for å fullføre eit prosjekt. Effektiv ressursstyring sparar tid, kostnader og forbetrar produktiviteten som reflekterer i bedriftsvekst. Derfor vil ein kompetent leiar aldri gå på kompromiss med ressursallokeringa. Nokre fordelar med å bruke Redmine for ressursstyring er:
1. Forbetra medarbeidarengasjement
Ressursstyring krev kontinuerleg kommunikasjon mellom medarbeidarar. Derfor tar leiarar tiltak for å redusere kommunikasjonsbarrierar. Når medarbeidarar fritt engasjerer seg med teamleiarar, kan dei dele idear og kommunisere korleis avgrensa ressursar skaper problem. Dei kan også forklare konsekvensane, dvs. at medarbeidarar ikkje vil kunne fullføre eit prosjekt i tide.
I dette tilfellet fungerer Redmine som planleggingsprogramvare og hjelper til med å identifisere ressursallokering på oppgåver. I tillegg eliminerer det risikoen for under- og overkvalifiserte ressursar. Begge tilfella påverkar produktiviteten negativt og forstyrrer bedriftsoperasjonane. Grunnen til at mange bedriftseigarar stolar på Redmine med ressursstyring er at det tilbyr ansvarlighet samtidig som det utviklar medarbeidarane sine ferdigheiter.
2. Håndtere ressursmangel
Bedrifter utviklar seg stadig med nye prosjekt og oppgåver. Men når medarbeidarar ikkje kan oppfylle prosjektkrava med gitte ressursar, må dei kommunisere. Dei treng eit sentralisert system for å rapportere om mangel på ressursar til leiinga. Av og til samsvarer tildelte ressursar ikkje med prosjektkrava. I dette tilfellet må medarbeidarar umiddelbart ta tak i problemet med leiarane og fullføre prosjektet før fristen.
Sidan Redmine kan fremme intern kommunikasjon, skifter mange bedriftseigarar til denne open source-programvaren. Tilpasningsevnen gjer dette verktøyet til eit leiande alternativ for å prioritere ressursallokering og fremme betre kommunikasjon.
3. Forutse prosjektførebelsar
Prosjektleiarar bør prognostisere prosjektførebelsar mens dei fordeler ressursar til medarbeidarane sine. Dei må ta førebyggande tiltak og kontrollere prosjektkostnadane på førehand, noko som er mogleg ved å generere spesifikke innsikter. Desse innsiktene inkluderer driftskostnader, inntekter, kostnader og prosjektmarginar. Ved å ta omsyn til desse innsiktene kan leiarar forbetre lønsemda ved å redusere kostnadene det tar å fullføre eit prosjekt.
Integrering av ressursstyringsverktøy som Redmine hjelper teamleiarar med å forutse og kontrollere prosjektkostnader i sanntid. I tillegg kan team integrere ulike tredjepartsapplikasjonar og analysere gapet mellom ressurskapasitet og etterspørsel.
4. Fremme gjennomsiktighet
Gjennomsiktighet fremmer tillit mellom team og leiing. Det øker også medarbeidarane si moral og produktivitet. Husk at å prioritere medarbeidarane sine lykke vil oppmuntre dei til å prestere betre. Ikke bare det, gjennomsiktighet i ressursallokering kan øke produktiviteten. Når medarbeidarar kan sjekke tildelte ressursar mens dei jobbar med eit prosjekt, kan dei lage betre strategiar. De kan sette realistiske mål og fullføre prosjektet i tide.
Ved å integrere Redmine i bedrifta di kan leiarar dele fullstendig prosjektinformasjon med medarbeidarane. Som eit resultat kan medarbeidarar effektivt administrere ressursar. I tillegg, hvis ein medarbeidar som jobbar med eit prosjekt finn ut at ressursane er utilstrekkelege, kan dei diskutere det med leiarane. Når teammedlemmer forutser tilstrekkeligheten av ressursar og midlar, unngår dei å støte på problem halvvegs. Dette resulterer i smidig bedriftsdrift og reduserer risikoen for feil.
5. Visualiser større bilde
Redmine som et prosjektstyringsverktøy hjelper bedrifter med å organisere, administrere og fullføre prosjekter i tide. Ressursstyring er en integrert del av prosjektstyring og ledere bør ikke ta feil av det. Redmine har mange funksjoner, som ressursdiagrammer og rapporter, filtre og tidsregistrering. Disse verktøyene hjelper ledere med å visualisere prosjektet på ulike nivåer ved hjelp av tidligere rapporter og forutsi estimerte ressurser. Bedrifter kan ikke tildele tilfeldige midler til ulike prosjekter. De må vurdere alle faktorer som påvirker ressursene.
[bilde alt="Ressursdashboard i Easy Redmine"]/images/articles/p8/f2430/Easy_Redmine_2018_Resource_Dashboard_1.jpg[/bilde]
Ressursdashboard i Easy Redmine
6. Maksimal ressursutnyttelse
Ressursutnyttelse innebærer å få mest mulig ut av ressursene. Det finnes en formel som hjelper ledere med å identifisere den faktiske utnyttelsen av ressursene. Det er prosentandelen av arbeidstiden til ressursene i en bestemt periode. Med Redmine kan imidlertid veiledere automatisere maksimal utnyttelse og dele informasjon med teamet. Videre tillater roller og begrensninger ledelsen å gi informasjon til relevante teammedlemmer. Dette oppmuntrer til prosjektkonfidensialitet samtidig som gjennomsiktighet opprettholdes.
Ressursstyringsfunksjoner tilbudt av Redmine
Noen funksjoner for å bruke Redmine for ressursstyring inkluderer:
- Daglige, ukentlige og månedlige rapporter i henhold til tildelte ressurser
- Dra og slipp-funksjoner for oppdatering og tildeling av oppgaver
- Integrasjon med fravær som offentlige helligdager og planlagte ferier som påvirker arbeidskapasiteten
- Integrasjon med kalenderen, for eksempel planlagte møter i henhold til arbeidsbelastning
- Planleggingsalternativer med team og sporere
- Ressursrapporter for tydelig visualisering. Diagrammene hjelper med ressursallokering basert på en ansatts evner.
Konklusjon
Redmine er et flerfunksjonelt prosjektstyringsverktøy med funksjoner som tidsstyring, problemregistrering og ressursstyring. Verktøyet oppmuntrer ansatte til å håndtere arbeidet samtidig som produktiviteten prioriteres. Samtidig kan ledere planlegge oppgaver og tildele ressurser avhengig av prosjektet. Team kan se, endre og administrere prosjekter i henhold til definerte roller og begrensninger.
