Οι Πιο Συνηθισμένοι Λάθος Όταν Ξεκινάτε Ένα Νέο Έργο

Γιατί οι διαχειριστές έργων και οι ομάδες υποτιμούν τη φάση εκκίνησης του έργου;

Δεν είναι ότι οι διαχειριστές έργων είναι τεμπέληδες ή ασυνεπείς. (Ναι, αυτό μπορεί να συμβεί αλλά πιστεύουμε ότι στοχεύετε να γίνετε ένας κορυφαίος παίκτης.) Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι διαχειριστές έργων βιώνουν μια κατάσταση "πήδημα από ένα έργο σε ένα άλλο". Αν δεν είχατε χρόνο να κλείσετε την "ψυχολογική πόρτα" πίσω από το έργο που μόλις παραδώσατε ΕΝΩ είστε ήδη υπό πίεση να ξεκινήσετε ένα άλλο, πιθανότατα θα αποτύχετε - ή τουλάχιστον θα κάνετε λάθη και κακές αποφάσεις. Επομένως, πριν ξεκινήσετε το νέο μεγάλο έργο σας, ζητήστε λίγο επιπλέον χρόνο για να ετοιμαστείτε και στη συνέχεια, συνεχίστε

Πριν την έναρξη

Υπάρχει κάποιο έργο που πρέπει να γίνει πριν επικοινωνήσετε ένα νέο έργο στην ομάδα σας. Καταρχάς, ξεκινήστε με το να μιλήσετε με τον πελάτη και τους ενδιαφερόμενους φορείς για τα παρακάτω θέματα. Δημιουργήστε ένα νέο χάρτη νου για να καταγράψετε όλες τις πληροφορίες, σημειώσεις και ιδέες σε μια λογική δομή, έτσι ώστε να τις έχετε όλες σε ένα μέρος, το οποίο είναι απαραίτητο για την αργότερη αξιολόγησή τους.

• Τι συμβαίνει αν αυτό το έργο δεν πραγματοποιηθεί ποτέ;
  
  Σίγουρα, θα μπορούσατε να το ρωτήσετε πιο ευγενικά: "Ποιο είναι το σκοπό του έργου;" Αλλά χρειάζεστε περισσότερα - για να πιέσετε τον πελάτη σας να σκεφτεί πιο βαθιά για την πραγματική επίδραση και σκοπό του έργου. Επομένως, η ερώτηση "Πώς βοηθά αυτό το έργο να καταστεί επιτυχημένη η στρατηγική σας;" είναι μια πολύ καλύτερη ερώτηση. Θα εκπλαγείτε πόσο συχνά ερωτήσεις όπως αυτές αλλάζουν το σύντομο κείμενο του έργου στο τέλος!

• Μια πραγματική ιστορία: Μια εταιρεία προϊόντων γάλακτος επικοινώνησε με μια διαφημιστική εταιρεία για να δημιουργήσει μια νέα διαφημιστική καμπάνια για να αυξήσει τις πωλήσεις. Μετά από μια σειρά εμβαθυμένων ερωτήσεων από την εταιρεία και αρκετών αποσυναρμολογήσεων, ολόκληρη η προσέγγιση του αιτήματος άλλαξε. Το πρόβλημα δεν ήταν η έλλειψη διαφήμισης, αλλά απλά πολύ μεγάλα κύπελλα για γιαούρτι - ήταν απλά πολύ φαγητό για τα παιδιά, οπότε δεν τελείωναν ποτέ όλο το γιαούρτι, πράγμα που ενοχλούσε τους γονείς επειδή έπρεπε να πετάξουν τα υπόλοιπα. Το πρώτο πράγμα που έπρεπε να γίνει, λοιπόν, ήταν να αλλάξει η συσκευασία των προϊόντων από το τρέχον μέγεθος σε ένα μικρότερο. Μόλις ο πελάτης συμφώνησε με αυτήν την αλλαγή, ήρθε η ώρα να δημιουργηθεί μια διαφημιστική καμπάνια που να επικοινωνεί το πιο πρακτικό μέγεθος του προϊόντος.

• Πόσα χρήματα έχουμε για το έργο;
  
  Και πάλι, δεν πρόκειται μόνο για το ποσό αυτό καθαυτό. Προσπαθήστε να μάθετε αν υπάρχουν κάποιοι επιπλέον πόροι (σε περίπτωση που προτείνετε μια ειδική λύση) ή αν το προϋπολογισμός είναι σταθερός. Μην φοβηθείτε να μιλήσετε επίσης για θέματα όπως η ημερομηνία λήξης των τιμολογίων, ο τρόπος πληρωμής, τα μερίδια από τις επιπ

  Πώς να ξεκινήσετε το έργο με την ομάδα σας

  Τώρα που γνωρίζετε τις απαντήσεις από τον πελάτη σας, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε στο έργο. Πάρτε το χαλαρά, οργανωθείτε και ενσωματώστε την ομάδα σας.

  
  

  1. Δημιουργήστε την ομάδα σας
     
     Για να δημιουργήσετε μια Ομάδα Ονείρου για το έργο σας, πρέπει πρώτα να ελέγξετε τις δυνατότητες των πόρων σας. Πάρτε μια τρέχουσα επισκόπηση των καθυστερημένων εργασιών και των προβλημάτων ανάθεσης ωρών. Λάβετε υπόψη τις διακοπές των μελών της ομάδας και τον πραγματικό φόρτο εργασίας τους. Εάν υπάρχει ένας συγκεκριμένος ρόλος που πρέπει να αναληφθεί, μην διστάσετε να προσλάβετε έναν επαγγελματία από εκτός της εταιρείας.
     
     Αποτέλεσμα: Μια ομάδα που καλύπτει πλήρως τις δυνατότητες χρόνου + φόρτου εργασίας, καταγεγραμμένη στο εργαλείο PM σας.
     
     
     
  2. Διοργανώστε τη συνάντηση έναρξης
     
     Προσκαλέστε όλους όσους θα εργαστούν στο έργο. Παρουσιάστε τα γεγονότα που έχετε μάθει από τον πελάτη σας και ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σας να κάνουν ερωτήσεις. Μην απογοητεύεστε αν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μερικές από αυτές παρά την προσπάθεια πριν από τη συνάντηση έναρξης. Αντίθετα, χαρείτε που μάθατε για τον κίνδυνο πριν πέσετε μέσα!
     
     Συμβουλή: Ανάλογα με το έργο και τη σχέση σας με τον πελάτη, μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να προσκαλέσετε τον πελάτη στη συνάντηση έναρξης.
     
     Αποτέλεσμα: Ανασκόπηση με τον πελάτη ή συνέχεια στη Δομή Κατάτμησης της Εργασίας.
     
     
     
  3. Πάρτε μια επισκόπηση όλων των ιδεών
     
     Εάν διαβάζετε τακτικά τα ιστολόγιά μας, πρέπει να έχετε παρατηρήσει ότι συχνά προσελκύουμε την προσοχή των αναγνωστών μας στο mindmapping. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Mind Mapping για να εκμεταλλευτείτε το γεγονός ότι ολόκληρη η ομάδα βρ