Nejčastější chyby při zahájení nového projektu.

Proč projektoví manažeři a týmy podceňují fázi zahájení projektu?

Není to tím, že by projektoví manažeři byli líní nebo nekonzistentní. (Ano, to se také může stát, ale věříme, že usilujete o to stát se TOP hráčem.) Věc spočívá v tom, že většina PM zažívá situaci "skákání z jednoho projektu na druhý". Pokud nemáte čas uzavřít "mentální dveře" za projektem, který jste právě dokončili, zatímco už jste pod tlakem začít další, pravděpodobně selžete - nebo alespoň uděláte chyby a špatná rozhodnutí. Proto předtím, než začnete běžet na svůj nový velký projekt, požádejte o nějaký čas navíc na přípravu a pak postupujte krok za krokem podle našich rad.

"Raději si vezměte den nebo dva navíc na zahájení
nového projektu - takže ho můžete prakticky i mentálně přijmout."

Před zahájením

Předtím, než sdělíte svému týmu nový projekt, je třeba udělat nějakou práci. Začněte tím, že promluvíte s vaším klientem a stakeholdery o níže uvedených tématech. Vytvořte novou myšlenkovou mapu, abyste si zapsali všechny informace, poznámky a nápady v logické struktuře, takže je budete mít všechny na jednom místě, což je zásadní pro jejich pozdější hodnocení.

• Co se stane, pokud tento projekt nikdy neproběhne?
  
  Jistě, můžete se zeptat zdvořileji: "Jaký je účel projektu?" Ale potřebujete víc - aby jste svého klienta donutili přemýšlet hlouběji o skutečném dopadu a účelu projektu. Protože "Jak tento projekt pomáhá uspět vaší strategii?" je mnohem lepší otázka. Byli byste překvapeni, jak často se otázky jako tyto nakonec změní samotný brief!

• Skutečný příběh: Firma na mléčné výrobky kontaktovala reklamní agenturu, aby vymyslela novou reklamní kampaň na podporu prodeje. Po řadě hlubších otázek od agentury a několika debriefingech se celý přístup k požadavku změnil. Problémem nebyla nedostatečná reklama, ale jednoduše příliš velké jogurtové kelímky - bylo to příliš mnoho jídla pro děti, takže nikdy nedojedly všechny jogurty, což poté rozzlobilo rodiče, protože museli zbytky vyhodit. První věcí, která musela být udělána, bylo tedy změnit balení produktů z aktuální velikosti na menší. Jakmile klient souhlasil s touto změnou, bylo čas vytvořit reklamní kampaň, která by komunikovala praktičtější velikost produktu.

• Kolik peněz máme na projekt?
  
  Znovu, nejde jen o samotnou částku. Pokuste se zjistit, zda jsou k dispozici nějaké další zdroje (v případě, že přijdete s speciálním řešením) nebo zda je rozpočet pevný. Nebojte se také mluvit o tématech jako splatnost faktur, způsob platby, podíly z dodatečných prodejů atd. Odpovědi oceníte, až vás stakeholdeři budou ptát na strukturu nákladů a tok hotovosti vašeho nového projektu.

• Kdy by měl být projekt dokončen?
  
  Pokuste se dostat svého klienta co nejpřesnější. "V říjnu" není odpověď. Protože pravděpodobně běží několik projektů ve vaší společnosti (a někteří členové týmu mohou pracovat na více z nich), budete muset časování přizpůsobit nejen přání vašeho klienta, ale také aktuálnímu portfoliu projektů vaší společnosti.

• Definujte způsob komunikace
  
  Ušetřete si mnoho stresu a na obou stranách (vaší i vašeho klienta) definujte osoby nebo týmy, kteří budou spolu komunikovat o průběhu projektu. Takto získáte shromážděnou a strukturovanou zpětnou vazbu místo toho, abyste dostávali tuny chaotických e-mailů od různých osob. Snažte se používat co nejméně komunikačních kanálů. Při výběru vašeho softwaru pro řízení projektů se ujistěte, že má také plynule běžící aplikaci s chytrými e-mailovými notifikacemi.
  
  TIP: Pro mnoho projektů (zejména digitálních a softwarových vývojových projektů) je vhodné pracovat agilně. V tomto případě využijte buď Scrum nebo Kanban board. Můžete to také představit svému klientovi a vysvětlit princip sprintů.

Výsledek? Po této před-kick-off seanci jste připraveni definovat svůj železný trojúhelník skládající se z rozpočtu, rozsahu a časových omezení. Skvělé, že?

"Začněte nový projekt dvakrát: na úrovni PM-klienta
a pak s vaším týmem."

Jak začít projekt se svým týmem

Nyní, když máte odpovědi od svého klienta, můžete začít pracovat na projektu. Berte to s klidem, zorganizujte se a zapojte svůj tým.

1. Vytvořte svůj tým
   
   Abyste mohli vytvořit tým snů pro váš projekt, musíte nejprve zkontrolovat kapacity svých zdrojů. Získat aktuální přehled o úkolech, které jsou překročené a problémy s alokací hodin. Zohledněte dovolené členů týmu a jejich aktuální pracovní zátěž. Pokud je třeba obsadit konkrétní roli, neváhejte najmout profesionála zvenčí.
   
   Výsledek: Plně pokrývající tým na základě času + kapacit zátěže, zaznamenaný v nástroji PM.
   
   
   
2. Nastavte zahajovací schůzku
   
   Pozvěte všechny, kteří budou na projektu pracovat. Představte fakta, která jste se dozvěděli od svého klienta, a umožněte členům týmu, aby položili otázky. Nezoufejte, pokud na některé z nich nemůžete odpovědět, navzdory vašemu předchozímu úsilí. Naopak se radujte, že se dozvíte o díře před tím, než do ní spadnete!
   
   TIP: V závislosti na projektu a vašem vztahu s klientem můžete také zvážit pozvání klienta na zahajovací schůzku.
   
   Výsledek: Debriefing s klientem nebo pokračování v rozkladu práce.
   
   
   
3. Získejte přehled o všech nápadech
   
   Pokud čtete naše blogy pravidelně, museli jste si všimnout, že často upozorňujeme na mindmapping. Použijte nástroj Mind Mapping, abyste využili toho, že máte celý tým v jedné místnosti - nebo v jednom hovoru. Zapište vše, co je možné dodat celý projekt. Tím vytvoříte seznam všech nápadů a později je můžete prioritizovat a převést některé z nich na úkoly.
   
   Výsledek: Vizuální seznam všech možných úkolů, vytvořený všemi členy týmu pracujícími na projektu.
   
   
   
4. Zorganizujte úkoly v Ganttově diagramu
   
   Jakmile víte, jaké úkoly je třeba dodat, můžete je organizovat v časovém rámci. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použití funkce drag & drop Easy Gantt. Přidejte milníky, podúkoly a vztahy mezi úkoly. Jakmile je připraven, můžete ho sdílet se svým týmem, aby všichni členové viděli, jak jejich práce závisí a souvisí.
   
   Výsledek: Vizuální organizace úkolů v časovém rámci.

„Pokud máte opakující se typ projektu,
ušetřete čas použitím šablony projektu.“

Závěr

Začátek projektu určuje celý jeho průběh a konečné dodání. Abychom se vyhnuli nejčastějším chybám na začátku nového projektu, použijte sadu nástrojů, které vám pomohou lépe začlenit váš tým. Ale především si dejte čas s klientem a získávejte hluboké a podrobné informace o účelu projektu a jeho očekáváních.