De vanligaste misstagen när man startar ett nytt projekt

Varför underskattar projektledare och team initieringsfasen av projektet?

Det är inte så att projektledare är lata eller inkonsekventa. (Ja, det kan också hända, men vi tror att du siktar på att bli en TOPP-spelare.) Grejen är att de flesta projektledare upplever en "hoppa-från-ett-projekt-till-ett-annat" situation. Om du inte hade tid att stänga "mentala dörren" bakom det projekt du precis avslutade MEDAN du redan är under press att starta ett annat, kommer du förmodligen att misslyckas - eller åtminstone göra misstag och dåliga beslut. Därför, innan du börjar köra ditt nya stora projekt, be om lite extra tid för att vara redo och fortsätt sedan steg för steg enligt våra råd.

"Bättre ta en eller två extra dagar för att starta
ett nytt projekt - så att du kan omfamna
det både praktiskt och mentalt."

Innan avsparken

Det finns en del arbete som behöver göras innan du kommunicerar ett nytt projekt till ditt team. Först och främst, börja med att prata med din klient och intressenter om de nedanstående ämnena. Skapa en ny mindmap för att skriva ner all information, anteckningar och idéer i en logisk struktur, så att du har allt på ett ställe vilket är viktigt för senare utvärdering.

• Vad händer om det här projektet aldrig blir av?
  
  Visst, du kan fråga det på ett mer artigt sätt: "Vad är syftet med projektet?" Men du behöver mer - för att få din klient att tänka djupare om den verkliga påverkan och syftet med projektet. Därför är "Hur hjälper det här projektet till att göra din strategi framgångsrik?" en mycket bättre fråga. Du skulle bli förvånad över hur ofta sådana frågor ändrar själva uppdraget i slutändan!

• En verklig historia: Ett mjölkproduktsföretag kontaktade en reklambyrå för att komma med en ny reklamkampanj för att öka försäljningen. Efter en serie djupare frågor från byrån och flera avstämningar ändrades hela tillvägagångssättet för uppdraget. Problemet var inte brist på reklam utan helt enkelt för stora yoghurtkoppar - det var helt enkelt för mycket mat för barnen, så de åt aldrig upp all yoghurt, vilket sedan irriterade föräldrarna eftersom de var tvungna att slänga resterna. Det första som behövde göras var därför att ändra förpackningen av produkterna från den nuvarande storleken till en mindre. När klienten gick med på denna förändring var det dags att skapa en reklamkampanj som kommunicerade den mer praktiska storleken på produkten.

• Hur mycket pengar har vi för projektet?
  
  Igen, det handlar inte bara om beloppet i sig. Försök ta reda på om det finns extra resurser (om du kommer med en speciell lösning) eller om budgeten är fastställd. Var inte rädd för att också prata om ämnen som förfallodatum för fakturor, betalningssätt, andelar från extra försäljning, etc. Du kommer att uppskatta svaren när intressenter frågar dig om Kostnadsuppdelningsstruktur och kassaflöde för ditt nya projekt.

• När ska projektet levereras?
  
  Försök få din klient att vara så exakt som möjligt. "I oktober" är inte ett svar. Eftersom det förmodligen pågår flera projekt i ditt företag (och vissa av teammedlemmarna kanske arbetar med flera av dem), måste du anpassa tidpunkten inte bara till din klients önskan utan också till ditt företags nuvarande projektportfölj.

• Definiera kommunikationssättet
  
  Spara dig själv mycket stress, och både dig och din klients sida, definiera personerna eller teamen som kommer att kommunicera tillsammans om projektets framsteg. På det här sättet får du samlad och strukturerad feedback istället för att få massor av kaotiska e-postmeddelanden från olika personer. Kom överens om att använda så få kommunikationskanaler som möjligt. När du väljer din projektledningsprogramvara, se till att den också har en smidigt fungerande app med smarta e-postnotiser.
  
  TIPS: För många projekt (särskilt digitala och mjukvaruutvecklingsprojekt) är det rekommenderat att arbeta agilt. I det fallet kan du dra nytta av antingen Scrum eller Kanban board. Du kan också presentera det för din klient och förklara principen med sprintar.

Resultat? Efter denna för-kick-off-session är du redo att definiera din järntrekant bestående av budgeten, omfattningen och tidsbegränsningarna. Bra, eller hur?

"Starta ett nytt projekt två gånger: på PM-till-klientnivå
och sedan med ditt team."

Hur du startar projektet med ditt team

Nu när du har svaren från din klient kan du börja arbeta på projektet. Ta det lugnt, organisera dig själv och få ditt team ombord.

1. Bygg ditt team
   
   För att bygga ett drömteam för ditt projekt måste du först kontrollera kapaciteten hos dina resurser. Få en aktuell översikt över försenade uppgifter och timfördelningsproblem. Ta hänsyn till teammedlemmarnas semester och deras faktiska arbetsbelastning. Om det finns en specifik roll som behöver tas, tveka inte att anställa en professionell från utanför företaget.
   
   Resultat: Ett heltäckande team baserat på tid + arbetsbelastningskapacitet, registrerat i ditt PM-verktyg.
   
   
   
2. Ställ in Kick-off-mötet
   
   Bjuda in alla som ska arbeta på projektet. Presentera fakta som du har lärt dig från din klient och ge dina teammedlemmar möjlighet att ställa frågor. Var inte besviken om du inte kan svara på vissa av dem trots ditt förarbete inför kick-off. Tvärtom, var glad att få reda på hålet innan du faller i det!
   
   TIPS: Beroende på projektet och din relation med klienten kan du också överväga att bjuda in din klient till kick-off-mötet.
   
   Resultat: Utvärdera med klienten eller fortsätt med arbetsuppdelningsstrukturen.
   
   
   
3. Få en översikt över alla idéer
   
   Om du läser våra bloggar regelbundet har du säkert märkt att vi ofta uppmärksammar våra läsare på mindmapping. Använd Mind Mapping-verktyget för att dra nytta av att ha hela teamet i ett rum - eller i ett samtal. Skriv ner allt som är möjligt att leverera hela projektet. På så sätt skapar du en lista över alla idéer och senare kan du prioritera dem och överföra några av dem till uppgifter.
   
   Resultat: En visuell lista över alla möjliga uppgifter, skapad av alla teammedlemmar som arbetar på projektet.
   
   
   
4. Organisera uppgifterna i Gantt-diagrammet
   
   När du vet vilka uppgifter som behöver levereras kan du organisera dem inom tidsramen. Det enklaste sättet att göra det är att använda drag & drop Easy Gantt. Lägg till milstolpar, deluppgifter och relationer mellan uppgifterna. När det är klart kan du dela det med ditt team så att alla medlemmar kan se hur deras arbete beror på och är relaterat till varandra.
   
   Resultat: En visuell organisation av uppgifter inom tidsramen.

“Om du har en återkommande typ av projekt, spara tid genom att använda en projektmall.“

Slutsats

Projektets start avgör hela dess framsteg och slutleveransen. För att undvika de vanligaste misstagen i början av ett nytt projekt, använd en uppsättning verktyg som hjälper dig att integrera ditt team bättre. Men framför allt, ta dig tid med klienten och samla djup och detaljerad information om projektets syfte och förväntningar.