ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อเริ่มโครงการใหม่

ทำไมผู้จัดการโครงการและทีมโครงการถึงประมาณการเฟสเริ่มต้นของโครงการน้อยลง?

ไม่ใช่ว่าผู้จัดการโครงการจะเป็นคนขี้เกียจหรือไม่สม่ำเสมอ (ใช่ อาจเกิดขึ้นได้ แต่เราเชื่อว่า คุณกำลังมุ่งหวังที่จะเป็นผู้เล่นระดับ TOP) สิ่งที่เกิดขึ้นคือผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่มักจะพบกับสถานการณ์ "กระโดดจากโครงการนึงไปสู่อีกโครงการหนึ่ง" หากคุณไม่มีเวลาในการปิด "ประตูทางจิตใจ" ของโครงการที่คุณเพิ่งส่งมอบ ในขณะที่คุณกำลังอยู่ในแรงกดดันที่จะเริ่มโครงการใหม่ คุณจะมีโอกาสล้มเหลว - หรืออย่างน้อยก็จะทำผิดพลาดและตัดสินใจที่ไม่ดี ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินโครงการใหม่ของคุณ ขอเวลาพิเศษบ้างเพื่อเตรียมตัว แล้วต่อไปด้วยขั้นตอนตามคำแนะนำของเรา

“ควรใช้เวลาหนึ่งวันหรือสองวันเพิ่มเติมใน

ก่อนการเริ่มต้น

มีงานบางส่วนที่ต้องทำก่อนที่คุณจะสื่อสารโครงการใหม่กับทีมของคุณ ก่อนอื่น ๆ เริ่มต้นโดยการ พูดคุยกับลูกค้าและผู้ส่วนของโครงการ เกี่ยวกับหัวข้อที่กล่าวถึงด้านล่างนี้ สร้างแผนผังความคิดใหม่ เพื่อจดบันทึกข้อมูลทั้งหมด บันทึกบันทึกและความคิดในโครงสร้างตรรกะ เพื่อให้คุณมีทั้งหมดอยู่ในที่เดียวซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประเมินในภายหลัง

• เกิดอะไรขึ้นถ้าโครงการนี้ไม่เกิดขึ้น?
  
  แน่นอนว่าคุณสามารถถามได้อย่างสุภาพมากขึ้น: "วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร?" แต่คุณต้องการอะไรเพิ่มเติม - เพื่อกระตุ้นลูกค้าของคุณให้คิดลึกขึ้นเกี่ยวกับผลกระทบและวัตถุประสงค์จริงของโครงการ ดังนั้น "โครงการนี้ช่วยให้ยุติธรรมของกลยุทธ์ของคุณเป็นที่สำเร็จได้อย่างไร?" เป็นคำถามที่ดีกว่ามาก คุณจะตกใจเมื่อเห็นว่าคำถามเช่นเหล่านี้เปลี่ยนแปลงโครงสร้างงานในที่สุด!

• เรื่องราวจริง: บริษัทผลิตผลิตภัณฑ์นมติดต่อกับสำนักโฆษณาเพื่อคิดค้นแคมเปญโฆษณาใหม่เพื่อเพิ่มยอดขาย หลังจากคำถามลึกลงจากสำนักโฆษณาและการสรุปผลหลายครั้ง วิธีการทั้งหมดในการของคำขอเปลี่ยนแปลง ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ขาดการโฆษณา แต่อยู่ที่ถ้วยโยเกิร์ตที่ใหญ่เกินไป - มันเป็นอาหารมากเกินไปสำหรับเด็ก ๆ ดังนั้นพวกเขาไม่เคยกินโยเกิร์ตทั้งหมด ซึ่งทำให้ผู้ปกครองไม่พอใจเพราะต้องทิ้งอาหารที่เหลือไป สิ่งแรกที่ต้องทำคือเปลี่ยนแปลงการบรรจุภัณฑ์ของผลิตภัณฑ์จากขนาดปัจจุบันเป็นขนาดเล็กกว่า หลังจากที่ลูกค้าเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงนี้ ถึงเวลาสร้างแคมเปญโฆษณาเพื่อสื่อสารถึงขนาดที่ใช้งานได้ง่ายของผลิตภัณฑ์

• เงินทุนที่มีในโครงการเท่าไร?
  
  อีกครั้ง มันไม่ได้เกี่ยวกับจำนวนเงินเท่านั้น พยายามหาว่ามีทรัพยากรเพิ่มเติม (ในกรณีที่คุณคิดค้นวิธีการพิเศษ) หรืองบประมาณถูกกำหนดไว้ อย่ากลัวที่จะพูดถึงเรื่องเกี่ยวกับวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ วิธีการชำระเงิน หุ้นจากการขายเพิ่มเติม เป็นต้น คุณจะได้รับคำตอบที่ดีเมื่อผู้ส่วนของโครงการถามคุณเกี่ยวกับ โครงสร้างการแยกต่างหากต้นทุน และกระแสเงินสดของโครงการใหม่ของคุณ

• โครงการควรส่งมอบเมื่อใด?
  
  พยายามให้ลูกค้าของคุณเป็นแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ "ในเดือนตุลาคม" ไม่ใช่คำตอบ เนื่องจากมีโครงการหลายๆ โครงการที่กำลังดำเนินการใน บริษัทของคุณ (และสมาชิกทีมบางส่วนอาจทำงานในโครงการมา

  วิธีเริ่มโครงการกับทีมของคุณ

  ตอนนี้เมื่อคุณทราบคำตอบจากลูกค้าของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มทำงานกับโครงการได้แล้ว ให้คุณสบายใจ, จัดระเบียบตัวเอง, และเรียกทีมของคุณมาช่วยกัน

  
  

  1. สร้างทีมของคุณ
     
     เพื่อสร้างทีมฝันสำหรับโครงการของคุณ คุณต้อง ตรวจสอบความสามารถของทรัพยากรของคุณ รับภาพรวมปัจจุบันของงานที่ค้างอยู่และปัญหาการจัดสรรเวลา พิจารณาการลาพักร้อนของสมาชิกในทีมและภารกิจที่ต้องทำจริง หากมีบทบาทที่ต้องรับผิดชอบเฉพาะ อย่าลังเลที่จะจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกของบริษัท
     
     ผลลัพธ์: ทีมที่ครอบคลุมทั้งหมดโดยอิงตามความสามารถในเรื่องเวลาและภาระงาน, บันทึกในเครื่องมือ PM ของคุณ.
     
     
     
  2. ตั้งค่าการประชุม Kick-off
     
     เชิญทุกคนที่จะทำงานในโครงการมาเข้าร่วม นำเสนอข้อมูลที่คุณได้เรียนรู้จากลูกค้าของคุณและให้สมาชิกในทีมของคุณถามคำถาม อย่าผิดหวังหากคุณไม่สามารถตอบคำถามบางส่วนได้แม้คุณจะพยายามเตรียมตัวก่อนการเริ่มต้น ในทางกลับกัน ยินดีที่จะได้เรียนรู้เกี่ยวกับช่องว่างก่อนตกอยู่ในนั้น!
     
     เคล็ดลับ: ขึ้นอยู่กับโครงการและความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า คุณยังสามารถพิจารณาเชิญลูกค้าของคุณเข้าร่วมการประชุม Kick-off ได้
     
     ผลลัพธ์: สรุปผลกับลูกค้าหรือดำเนินการต่อไปที่โครงสร้างงาน
     
     
     
  3. รับภาพรวมของไอเดียทั้งหมด
     
     หากคุณอ่านบล็อกของเราอย่างสม่ำเสมอ คุณต้องเห็นได้ว่าเรามักชี้ให้ผู้อ่านของเราสนใจ mindmapping ใช้เครื่องมือ Mind Mapping เพื่อให้ได้ประโยชน์จากการมีทีมทั้งหมดอยู่ในห้องเดียวกัน - หรือในการโทรศัพท์ห้องเดียวกัน เขียนลงทุกอย่างที่เป็นไปได้ในการส่งมอบโครงการทั้งหมด ด้วยวิธีนี้คุณสร้างรายการไอเดียทั้งหมดและภายหลังคุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของไอเดียเหล่านั้นและโอนย้ายบางส่วนไปยังงานที่ต้องทำ
     
     ผลลัพธ์: รายการงานที่เป็นภาพรวมที่สร้างขึ้นโดยสมาชิกทีมทั้งหมดที่ทำงานในโครงการ
     
     
     
  4. จัดระเบียบงานในแผนภูมิแกนต์
     
     เมื่อคุณทราบว