De meest voorkomende fouten bij het starten van een nieuw project.

Waarom onderschatten projectmanagers en teams de initiatiefase van het project?

Het is niet zo dat projectmanagers lui of inconsistent zijn. (Ja, dat kan ook gebeuren, maar we geloven dat je een TOP-speler wilt worden.) Het probleem is dat de meeste PM's een situatie van "springen van het ene project naar het andere" ervaren. Als je geen tijd had om de "mentale deur" achter het project dat je zojuist hebt afgeleverd te sluiten, TERWIJL je al onder druk staat om aan een ander project te beginnen, zul je waarschijnlijk falen - of in ieder geval fouten maken en slechte beslissingen nemen. Vraag daarom voordat je aan je nieuwe grote project begint, om wat extra tijd om je voor te bereiden en ga dan stap voor stap verder volgens ons advies.

"Neem beter een dag of twee extra om te starten
met een nieuw project - zodat je het praktisch en mentaal kunt omarmen."

Voor de aftrap

Er moet wat werk worden gedaan voordat u een nieuw project aan uw team communiceert. Begin allereerst met praten met uw klant en belanghebbenden over de onderstaande onderwerpen. Maak een nieuwe mindmap om alle informatie, notities en ideeën in een logische structuur op te schrijven, zodat u ze allemaal op één plek heeft, wat essentieel is voor hun latere evaluatie.

• Wat gebeurt er als dit project nooit plaatsvindt?
  
  Natuurlijk kunt u het beleefder vragen: "Wat is het doel van het project?" Maar u heeft meer nodig - om uw klant aan te moedigen dieper na te denken over de echte impact en het doel van het project. Daarom is "Hoe helpt dit project om uw strategie succesvol te maken?" een veel betere vraag. U zult verrast zijn hoe vaak vragen als deze de briefing zelf veranderen!

• Een echt verhaal: Een zuivelbedrijf nam contact op met een reclamebureau om een nieuwe reclamecampagne te bedenken om de verkoop te stimuleren. Na een reeks diepgaande vragen van het bureau en verschillende debriefings veranderde de hele aanpak van de aanvraag. Het probleem was niet het ontbreken van reclame, maar gewoon te grote yoghurtbekers - het was gewoon te veel voedsel voor de kinderen, dus ze maakten nooit alle yoghurt op, wat de ouders dan weer boos maakte omdat ze de restjes moesten weggooien. Het eerste wat moest gebeuren, was daarom het veranderen van de verpakking van de producten van de huidige grootte naar een kleinere. Nadat de klant akkoord was gegaan met deze verandering, was het tijd om een reclamecampagne te creëren die de praktischere maat van het product communiceerde.

• Hoeveel geld hebben we voor het project?
  
  Het gaat niet alleen om het bedrag zelf. Probeer erachter te komen of er extra middelen zijn (in geval u met een speciale oplossing komt) of dat het budget vaststaat. Wees niet bang om ook te praten over onderwerpen als de vervaldatum van facturen, de betalingswijze, aandelen van de extra verkoop, enz. U zult de antwoorden waarderen wanneer belanghebbenden u vragen stellen over de Kostenstructuur en cashflow van uw nieuwe project.

• Wanneer moet het project worden opgeleverd?
  
  Probeer uw klant zo precies mogelijk te laten zijn. "In oktober" is geen antwoord. Aangezien er waarschijnlijk verschillende projecten lopen in uw bedrijf (en sommige teamleden misschien aan meer van hen werken), moet u de timing niet alleen aanpassen aan de wens van uw klant, maar ook aan de huidige projectportfolio van uw bedrijf.

• Bepaal de manier van communicatie
  
  Bespaar uzelf veel stress en aan de kant van zowel u als uw klant, bepaal de personen of teams die samen communiceren over de voortgang van het project. Op deze manier krijgt u verzamelde en gestructureerde feedback in plaats van tonnen chaotische e-mails van verschillende personen. Spreek af om zo weinig mogelijk communicatiekanalen te gebruiken. Bij het kiezen van uw projectmanagementsoftware, zorg ervoor dat deze ook een soepel werkende app heeft met slimme e-mailnotificaties.
  
  TIP: Voor veel projecten (vooral digitale en softwareontwikkelingsprojecten) is het aan te raden om agile te werken. In dat geval profiteert u van het gebruik van een Scrum of Kanban board. U kunt het ook aan uw klant presenteren en het principe van sprints uitleggen.

Resultaat? Na deze pre-kick-off sessie bent u klaar om uw ijzeren driehoek te definiëren, bestaande uit het budget, de scope en de tijdsbeperkingen. Geweldig, toch?

"Begin een nieuw project twee keer: op het niveau van de PM-to-client en vervolgens met uw team."

Hoe het project met je team te starten

Nu je de antwoorden van je klant kent, kun je aan het project beginnen. Neem het rustig aan, organiseer jezelf en betrek je team.

1. Stel je team samen
   
   Om een Dream team voor je project samen te stellen, moet je eerst de capaciteiten van je resources controleren. Krijg een actueel overzicht van achterstallige taken en problemen met de toewijzing van uren. Houd rekening met vakanties van teamleden en hun werkelijke werklast. Als er een specifieke rol moet worden vervuld, aarzel dan niet om een professional van buiten het bedrijf in te huren.
   
   Resultaat: Een volledig dekkend team op basis van de tijd + werklastcapaciteiten, vastgelegd in je PM-tool.
   
   
   
2. Zet de Kick-off meeting op
   
   Nodig iedereen uit die aan het project gaat werken. Presenteer de feiten die je van je klant hebt geleerd en geef je teamleden de mogelijkheid om vragen te stellen. Wees niet teleurgesteld als je sommige vragen niet kunt beantwoorden ondanks je inspanningen voorafgaand aan de kick-off. Wees daarentegen blij om het gat te ontdekken voordat je erin valt!
   
   TIP: Afhankelijk van het project en je relatie met de klant, kun je overwegen om je klant ook uit te nodigen voor de kick-off meeting.
   
   Resultaat: Nabespreking met de klant of doorgaan naar Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Krijg een overzicht van alle ideeën
   
   Als je onze blogs regelmatig leest, heb je waarschijnlijk gemerkt dat we onze lezers vaak wijzen op mindmapping. Gebruik de Mind Mapping-tool om gebruik te maken van het feit dat het hele team in één ruimte - of in één gesprek - zit. Schrijf alles op wat mogelijk is om het hele project te leveren. Op deze manier maak je een lijst van alle ideeën en later kun je ze prioriteren en sommige ervan overzetten naar de taken.
   
   Resultaat: Een visuele lijst van alle mogelijke taken, gemaakt door alle teamleden die aan het project werken.
   
   
   
4. Organiseer de taken in de Gantt Chart
   
   Zodra je weet welke taken moeten worden uitgevoerd, kun je ze organiseren in het tijdsbestek. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door gebruik te maken van de drag & drop Easy Gantt. Voeg mijlpalen, subtaken en relaties tussen de taken toe. Zodra het klaar is, kun je het delen met je team, zodat alle leden kunnen zien hoe hun werk afhankelijk is en gerelateerd is.
   
   Resultaat: Een visuele organisatie van taken in het tijdsbestek.

“Als je een terugkerend type project hebt,
bespaar dan tijd door een projecttemplate te gebruiken.“

Conclusie

De start van het project bepaalt de hele voortgang en de uiteindelijke levering. Om de meest voorkomende fouten aan het begin van een nieuw project te vermijden, gebruik een set tools die je helpen je team beter aan boord te krijgen. Maar bovenal, neem de tijd met de klant en verzamel diepgaande en gedetailleerde informatie over het doel van het project en de verwachtingen ervan.