Yeni bir proje başlatırken yapılan en yaygın hatalar.

Proje yöneticileri ve ekipleri neden proje başlatma aşamasını küçümser?

Proje yöneticilerinin tembel veya tutarsız olduğu söylenemez. (Evet, bu durum da olabilir ama biz sizin bir LİDER oyuncu olmayı hedeflediğinizi düşünüyoruz.) Asıl sorun, çoğu proje yöneticisinin "bir projeden diğerine atlamak" durumunu yaşamasıdır. Eğer yeni başlamak üzere olduğunuz bir projenin "zihinsel kapısını" kapatmaya zamanınız yoksa ve aynı zamanda başka bir projeye başlamak için baskı altındaysanız, büyük ihtimalle başarısız olacaksınız - veya en azından hatalar ve yanlış kararlar alacaksınız. Bu nedenle, yeni büyük projenizi çalıştırmaya başlamadan önce, hazırlık yapmak için ekstra zaman isteyin ve ardından adım adım tavsiyelerimize göre devam edin.

“Yeni bir projeye başlamak için bir veya iki gün daha fazla zaman ayırın
ve hem pratikte hem de zihinsel olarak ona hazır olun.“

Maç başlamadan önce

Takımınıza yeni bir proje iletişimini yapmadan önce yapılması gereken bazı işler vardır. İlk olarak, aşağıda belirtilen konular hakkında istemciniz ve paydaşlarınızla konuşmaya başlayın. Tüm bilgileri, notları ve fikirleri mantıklı bir yapıda yazmak için yeni bir zihin haritası oluşturun, böylece daha sonra değerlendirme için hepsini tek bir yerde bulundurabilirsiniz.

• Bu proje hiç gerçekleşmezse ne olur?
  
  Evet, daha kibar bir şekilde de sorabilirsiniz: "Projenin amacı nedir?" Ancak daha fazlasına ihtiyacınız var - istemcinizi projenin gerçek etkisi ve amacı hakkında daha derin düşünmeye teşvik etmek için. Bu nedenle, "Bu proje stratejinizi nasıl başarılı hale getirmeye yardımcı oluyor?" sorusu çok daha iyi bir sorudur. Bu tür soruların briefi kendisi bile sonunda değiştirdiğine şaşıracaksınız!

• Gerçek bir hikaye: Bir süt ürünleri şirketi, satışları artırmak için bir reklam ajansıyla iletişime geçti. Ajansın daha derin sorular sorması ve birkaç brifing yapması sonucunda, talebin tamamen yaklaşımı değişti. Sorun, reklam eksikliği değil, sadece çok büyük yoğurt kaplarıydı - çocuklar için fazla yiyecek olduğu için hepsi yoğurdu bitiremiyorlardı, bu da ebeveynleri rahatsız ediyordu çünkü artıkları atmaları gerekiyordu. Bu nedenle, yapılması gereken ilk şey, ürünlerin mevcut boyutundan daha küçük bir ambalaja geçmektir. İstemci bu değişikliği kabul ettiğinde, ürünün daha pratik boyutunu ileten bir reklam kampanyası oluşturma zamanı gelmişti.

• Projemiz için ne kadar para var?
  
  Yine, sadece miktarla ilgili değil. Özel bir çözüm bulursanız ek kaynaklar olup olmadığını veya bütçenin sabit olup olmadığını öğrenmeye çalışın. Faturaların vadesi, ödeme şekli, ek satışlardan paylar gibi konular hakkında da konuşmaktan çekinmeyin. Yeni projenizin Maliyet Ayrıntıları Yapısı ve nakit akışı hakkında paydaşlarınızın size sorduğu soruları takdir edeceksiniz.

• Proje ne zaman teslim edilmeli?
  
  Müşterinizi mümkün olduğunca kesin olmaya teşvik etmeye çalışın. "Ekim ayında" bir cevap değildir. Şirketinizde muhtemelen birkaç proje çalıştığından (ve bazı ekip üyelerinin daha fazlası üzerinde çalışabileceğinden), zamanlamayı sadece müşterinizin isteğine değil aynı zamanda şirketinizin mevcut proje portföyüne de uyarlamanız gerekecektir.

• İletişim şeklini belirleyin
  
  Hem sizin hem de müşterinizin tarafında birçok stresten kaçının ve projenin ilerlemesiyle ilgili olarak birlikte iletişim kuracak kişileri veya ekipleri belirleyin. Böylece, farklı kişilerden gelen tonlarca kaotik e-posta yerine toplanmış ve yapılandırılmış geri bildirim alırsınız. Mümkün olduğunca az iletişim kanalı kullanmayı kabul edin. Proje yönetimi yazılımınızı seçerken, akıllı e-posta bildirimleriyle sorunsuz çalışan bir uygulaması olduğundan emin olun.
  
  İPUCU: Birçok projede (özellikle dijital ve yazılım geliştirme projelerinde), çalışmak için çevik önerilir. Bu durumda, Scrum veya Kanban panosundan faydalanabilirsiniz. İstemcinize de sunabilir ve sprintlerin prensibini açıklayabilirsiniz.

Sonuç? Bu ön-kick-off oturumundan sonra, bütçe, kapsam ve zaman kısıtlamalarından oluşan demir üçgeninizi tanımlamaya hazırsınız. Harika, değil mi?

"Yeni bir projeye iki kez başlayın: PM-to-client seviyesinde ve ardından ekibinizle."

Projenizi takımınızla nasıl başlatırsınız

Şimdi müşterinizin cevaplarını bildiğinizde projeye başlayabilirsiniz. Rahat olun, kendinizi organize edin ve takımınızı projeye dahil edin.

1. Takımınızı oluşturun
   
   Projeniz için bir Rüya takımı oluşturmak için öncelikle kaynaklarınızın kapasitelerini kontrol edin. Gecikmiş görevlerin ve saat tahsis sorunlarının güncel bir genel bakışını alın. Takım üyelerinin tatillerini ve gerçek iş yüklerini dikkate alın. Şirket dışından bir uzmanı işe almak gereken belirli bir rol varsa, tereddüt etmeyin.
   
   Sonuç: Zaman + iş yükü kapasitelerine dayalı olarak tam kapsamlı bir takım, PM aracınızda kaydedilir.
   
   
   
2. Proje başlama toplantısını düzenleyin
   
   Projede çalışacak herkesi davet edin. Müşterinizden öğrendiğiniz gerçekleri sunun ve takım üyelerinize soru sorma yetkisi verin. Ön toplantı çabalarınıza rağmen bazı soruları yanıtlayamazsanız hayal kırıklığına uğramayın. Tam tersine, düşmekten önce deliğin varlığını öğrenmekten mutlu olun!
   
   İPUCU: Projeye ve müşterinizle olan ilişkinize bağlı olarak, müşterinizi başlama toplantısına davet etmeyi düşünebilirsiniz.
   
   Sonuç: Müşteriyle değerlendirme yapın veya Çalışma Ayrıntıları Yapısı'na devam edin.
   
   
   
3. Tüm fikirleri genel bir bakışta alın
   
   Bloglarımızı düzenli olarak okuyorsanız, okuyucularımızı sıklıkla zihin haritaları kullanmaya yönlendirdiğimizi fark etmişsinizdir. Tüm takımın bir odada veya bir çağrıda bulunmasından faydalanmak için Zihin Haritalama aracını kullanın. Tüm projeyi teslim etmek için mümkün olan her şeyi yazın. Böylece, tüm fikirlerin bir listesini oluşturur ve daha sonra bunları önceliklendirebilir ve bazılarını görevlere aktarabilirsiniz.
   
   Sonuç: Projede çalışan tüm takım üyeleri tarafından oluşturulan tüm olası görevlerin görsel bir listesi.
   
   
   
4. Gantt Şemasında görevleri düzenleyin
   
   Teslim edilmesi gereken görevleri bildiğinizde, onları zaman çizelgesinde düzenleyebilirsiniz. Bunun en kolay yolu sürükle ve bırak kolay Gantt kullanmaktır. Kilometre taşları, alt görevler ve görevler arasındaki ilişkiler ekleyin. Hazır olduğunda, takımınızla paylaşabilirsiniz, böylece tüm üyeler çalışmalarının nasıl bağlı olduğunu ve ilişkili olduğunu görebilir.
   
   Sonuç: Görevlerin zaman çizelgesinde görsel bir düzenlemesi.

“Eğer tekrar eden bir projeniz varsa,
bir proje şablonu kullanarak zaman kazanın.“

Sonuç

Projenin başlangıcı, tüm ilerlemesini ve nihai teslimatını belirler. Yeni bir projenin başlangıcında en sık karşılaşılan hatalardan kaçınmak için takımınızı daha iyi entegre etmenize yardımcı olan bir dizi araç kullanın. Ancak en önemlisi, müşterinizle zaman geçirin ve projenin amacı ve beklentileri hakkında derin ve detaylı bilgi toplayın.