Yleisimmät virheet uuden projektin aloittamisessa

Miksi projektijohtajat ja tiimit aliarvioivat projektin aloitusvaihetta?

Ei ole niin, että projektijohtajat olisivat laiskoja tai epäjohdonmukaisia. (Kyllä, sekin voi tapahtua, mutta uskomme, että tavoittelet tulla huippupelaajaksi.) Asia on se, että useimmat projektijohtajat kokevat "hyppäävänsä projektista toiseen" -tilanteen. Jos sinulla ei ole aikaa sulkea "henkistä ovea" juuri valmiiksi saamallesi projektille, KUN olet jo paineen alla aloittaaksesi uuden, todennäköisesti epäonnistut - tai ainakin teet virheitä ja huonoja päätöksiä. Siksi ennen kuin aloitat uuden suuren projektisi, pyydä hieman lisäaikaa valmistautumiseen ja jatka sitten vaiheittain ohjeidemme mukaisesti.

"On parempi ottaa päivä tai kaksi ylimääräistä aikaa aloittaaksesi
uuden projektin - jotta voit omaksua sen
sekä käytännöllisesti että henkisesti."

Ennen aloitusta

Ennen kuin tiedotat uudesta projektista tiimillesi, on joitakin asioita, jotka on hoidettava. Ensinnäkin, aloita keskustelemalla asiakkaasi ja sidosryhmiesi kanssa alla mainituista aiheista. Luo uusi miellekartta kirjataksesi kaikki tiedot, muistiinpanot ja ideat loogiseen rakenteeseen, jotta sinulla on ne kaikki yhdessä paikassa, mikä on tärkeää myöhemmälle arvioinnille.

• Mitä tapahtuu, jos tämä projekti ei koskaan toteudu?
  
  Toki, voisit kysyä sen kohteliaammin: "Mikä on projektin tarkoitus?" Mutta tarvitset enemmän - saadaksesi asiakkaasi ajattelemaan syvällisemmin projektin todellista vaikutusta ja tarkoitusta. Siksi "Kuinka tämä projekti auttaa tekemään strategiasi onnistuneeksi?" on paljon parempi kysymys. Yllättyisit siitä, kuinka usein tällaiset kysymykset muuttavat itse briefiä lopulta!

• Todellinen tarina: Maitotuotteita valmistava yritys otti yhteyttä mainostoimistoon keksiäkseen uuden mainoskampanjan myynnin lisäämiseksi. Toimiston esittämien syvällisten kysymysten ja useiden purkukeskustelujen jälkeen koko lähestymistapa pyyntöön muuttui. Ongelma ei ollut puuttuva mainonta, vaan yksinkertaisesti liian suuret jogurttikupit - se oli liikaa ruokaa lapsille, joten he eivät koskaan syöneet kaikkea jogurttia, mikä sitten ärsytti vanhempia, koska heidän täytyi heittää ylijäämät pois. Ensimmäinen asia, joka piti tehdä, oli siksi muuttaa tuotteiden pakkausta nykyisestä koosta pienempään. Kun asiakas suostui tähän muutokseen, oli aika luoda mainoskampanja, joka viestii tuotteen käytännöllisemmästä koosta.

• Kuinka paljon rahaa meillä on projektia varten?
  
  Jälleen kerran, kyse ei ole vain summasta sinänsä. Yritä selvittää, onko olemassa ylimääräisiä resursseja (jos keksit erityisen ratkaisun) tai onko budjetti kiinteä. Älä pelkää puhua myös aiheista kuten laskujen eräpäivä, maksutapa, osuudet ylimääräisistä myynneistä jne. Arvostat vastauksia, kun sidosryhmät kysyvät sinulta Kustannusjakauman rakennetta ja uuden projektisi kassavirtaa.

• Milloin projektin pitäisi valmistua?
  
  Yritä saada asiakkaasi olemaan mahdollisimman tarkka. "Lokakuussa" ei ole vastaus. Koska yrityksessäsi todennäköisesti on useita projekteja käynnissä (ja jotkut tiimin jäsenet saattavat työskennellä useammassa niistä), sinun on sovitettava ajoitus sekä asiakkaan toiveiden että yrityksesi nykyisen projektisalkun mukaan.

• Määritä viestinnän tapa
  
  Säästä itsesi paljolta stressiltä ja määritä sekä henkilöt että tiimit, jotka kommunikoivat projektin edistymisestä yhdessä. Tällä tavoin saat kerättyä ja järjestettyä palautetta sen sijaan, että saisit tonneittain sekavia sähköposteja eri henkilöiltä. Sovi käytettävistä viestintäkanavista mahdollisimman vähän. Valitessasi projektinhallintatyökalua, varmista, että siinä on myös sujuvasti toimiva sovellus älykkäillä sähköposti-ilmoituksilla.
  
  VINKKI: Monissa projekteissa (erityisesti digitaalisissa ja ohjelmistokehitysprojekteissa) on suositeltavaa työskennellä ketterästi. Tässä tapauksessa hyödynnä joko Scrum- tai Kanban-taulua. Voit myös esitellä sen asiakkaallesi ja selittää sprinttien periaatteen.

Tulos? Tämän esikäynnistysistunnon jälkeen olet valmis määrittelemään rautaisen kolmion, joka koostuu budjetista, laajuudesta ja aikarajoituksista. Hienoa, eikö?

"Aloita uusi projekti kahdesti: projektinjohtajalta asiakkaalle
ja sitten tiimisi kanssa."

Miten aloittaa projekti tiimisi kanssa

Nyt kun tiedät vastaukset asiakkaaltasi, voit aloittaa työskentelyn projektin parissa. Ota rennosti, järjestä itsesi ja saa tiimisi mukaan.

1. Kokoa tiimisi
   
   Jotta voit koota unelmien tiimin projektiasi varten, sinun täytyy ensin tarkistaa resurssien kapasiteetit. Saat ajantasaisen yleiskuvan myöhästyneistä tehtävistä ja tuntien jakamiseen liittyvistä ongelmista. Ota huomioon tiimin jäsenten lomat ja heidän todellinen työmääränsä. Jos tarvitaan tiettyä roolia, älä epäröi palkata ammattilaista yrityksen ulkopuolelta.
   
   Tulos: Tiimi, joka kattaa ajan ja työmäärän kapasiteetit, kirjattuna PM-työkaluusi.
   
   
   
2. Järjestä aloituskokous
   
   Kutsu kaikki, jotka työskentelevät projektin parissa. Esittele asiakkaaltasi saamasi tiedot ja kannusta tiimin jäseniä kysymään kysymyksiä. Älä ole pettynyt, jos et voi vastata joihinkin kysymyksiin huolimatta valmistautumisestasi. Päinvastoin, ole iloinen, että saat tietää aukosta ennen sen putoamista!
   
   Vinkki: Riippuen projektista ja suhteestasi asiakkaaseen, voit harkita myös asiakkaan kutsumista aloituskokoukseen.
   
   Tulos: Keskustelu asiakkaan kanssa tai jatka työn hajauttamista.
   
   
   
3. Hanki yleiskuva kaikista ideoista
   
   Jos luet blogejamme säännöllisesti, olet varmasti huomannut, että ohjaamme usein lukijoidemme huomion miellekarttoihin. Käytä Miellekartta-työkalua hyödyntääksesi koko tiimin läsnäoloa samassa huoneessa - tai samassa puhelussa. Kirjoita ylös kaikki, mikä on mahdollista toimittaa koko projektin aikana. Näin luot luettelon kaikista ideoista, ja myöhemmin voit priorisoida niitä ja siirtää osan niistä tehtäviksi.
   
   Tulos: Visuaalinen luettelo kaikista mahdollisista tehtävistä, jotka on luotu kaikkien projektissa työskentelevien tiimin jäsenten toimesta.
   
   
   
4. Järjestä tehtävät Gantt-kaaviossa
   
   Kun tiedät, mitkä tehtävät on toimitettava, voit järjestää ne aikatauluun. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää Easy Gantt -vetämistä ja pudottamista. Lisää virstanpylväitä, alitehtäviä ja suhteita tehtävien välillä. Kun se on valmis, voit jakaa sen tiimillesi, jotta kaikki jäsenet näkevät, miten heidän työnsä riippuu toisistaan ja on yhteydessä toisiinsa.
   
   Tulos: Tehtävien visuaalinen järjestely aikataulussa.

"Jos sinulla on toistuva projekti,
säästä aikaa käyttämällä projektipohjaa."

Päätelmä

Projektin alku määrittää sen koko etenemisen ja lopullisen toimituksen. Välttääksesi yleisimmät virheet uuden projektin alussa, käytä joukkoa työkaluja, jotka auttavat sinua perehdyttämään tiimisi paremmin. Mutta ennen kaikkea, ota aikaa asiakkaan kanssa ja kerää syvällistä ja yksityiskohtaista tietoa projektin tarkoituksesta ja odotuksista.