SZTAKI skiftede til Easy Redmine for at få et professionelt supportværktøjssæt.

Før skift til Easy Redmine

SZTAKI brugte Redmine 4.02 med Redmine UP-plugins Helpdesk og CRM. Men de manglede professionel projektstyringsunderstøttelse og en brugergrænseflade til mobil.

Opgaven

Et tæt relateret firma til SZTAKI har allerede brugt Easy Redmine til projektstyring. Der var en praksis med at bruge softwaren, og ledelsen var tilbøjelig til også at introducere et kendt system. De største udfordringer var at have et effektivt samarbejde og evnen til at oprette brugerdefinerede arbejdsgange til specifikke typer opgaver.

Forventninger der skal opfyldes

• Fuld-featured projektstyring for øget effektivitet
• Digitalisering af virksomhedens arkiveringsproces (ved hjælp af Easy Redmine's arbejdsgangsbaserede tilgang)
• Migration og omorganisering af Service Desk-processer, få udvidede funktioner (e-mail-baseret kommunikation over Easy Redmine-problemer)
• Professionelt værktøj til projektstyring

Krav

• Lokal drift
• SAML SSO-understøttelse
• Tilgængelig offentlig API til automatiseringsformål
• Integration med GitLab

Lad os implementere

1) Forberedelse

Under implementeringen blev den klassiske konsultationsmodel skubbet i baggrunden, da SZTAKI allerede havde en praksis baseret på Redmine og et team bestående af tekniske eksperter, hvoraf mange var fortrolige med problemregistrering og procesbaserede tilgange. Der var kun behov for support til meget specifikke problemer, typisk ukendte funktioner.

De mest udfordrende opgaver:

• Installation af lokal drift - Der var mange interaktioner med teknisk support, og der skulle laves omveje.
• SAML/SSO-loginproces - Den skulle patches, fordi den færdige løsning ikke implementerer hele standarden, kun en del af den.
• Brugerprovisionering (relateret til SSO) og migrationsproblemer - En fysisk implementeringsproces (scripting/kodning)

 
2) Indstillinger

SZTAKI havde sine indstillinger fra den tidligere Redmine-installation, og de formåede at oversætte disse til det nye Easy Redmine-miljø.

Klienten valgte serverløsningen baseret på lokale regler og interne sikkerhedskrav. Serveren blev installeret af SZTAKI's tekniske personale selv. Som nævnt tidligere støttede Easy Redmine's tekniske personale primært de ad hoc-problemer.

Da Redmine og Easy Redmine er ret forskellige, oversatte SZTAKI alle deres trackere og arbejdsgange til det nye system og oprettede de nødvendige projekter, trackere, tilstande og et lille antal opgaver som en manuel migration. Udover det blev den massevise opgavemigration udført ved hjælp af en automatisk API2API-migration.

Klienten formåede også at oprette et forsyningsystem, der opretter brugere fra SZTAKI's centrale identitetsstyringssystem i Easy Redmine med API-opkald, så brugerne kan logge ind via SSO.

Under implementeringen af den digitaliserede arkiveringsproces blev der også implementeret en brugerdefineret løsning af SZTAKI for at kunne generere unikke serienumre. Supportaktiviteten var på forespørgsel under hele processen.

3) Træning

Under implementeringen af det digitaliserede arkiveringssystem trænede vi nøglebrugerne. Dette var en konsultationslignende træning. Vi uddannede dem ved at gennemgå de tematiske blokke. Derefter gik vi videre til brugsscenarier og besvarede alle spørgsmål.

4) Testning

SZTAKI oprettede en udviklings-/sandbox-miljø til sig selv med adgang til vores support. Testning af specifikke indstillinger og den første implementering af trackere og arbejdsgange fandt sted her (test af manuel migration), herunder implementering og test af brugerdefinerede løsninger som brugerprovisionering og API2API-migration. Træningen blev udført i et produktionsmiljø før migrationen og ibrugtagningen.

Og resultaterne?

Implementeringen af Easy Redmine bragte:

• Muligheden for at rapportere alle HelpDesk-problemer til et centralt system og spore dem uden at glemme noget.
• Muligheden for at definere ét sted for hvert projekt, der styres af SZTAKI, og bruge projektstyringsværktøjerne.
• Med muligheden for at oprette brugerdefinerede arbejdsgange er det nu muligt at digitalisere forretningsprocesser, der tidligere blev håndteret manuelt.
• Muligheden for at spore strategiske eller reguleringsmæssige mål med brugerdefinerede arbejdsgange på en verificerbar måde ved at gemme alle historiske aktiviteter fra betroede, autentificerede og autoriserede brugere.