SZTAKI siirtyi Easy Redmineen saadakseen ammattimaisen tukityökalupaketin.

Ennen siirtymistä Easy Redmineen

SZTAKI käytti Redmine 4.02:ta Redmine UP -liitännäisten Helpdesk ja CRM kanssa. Mutta heiltä puuttui ammattimaiset projektinhallintatyökalut ja mobiilipohjainen käyttöliittymä.

Tehtävä

SZTAKIn läheisesti liittyvä yritys on jo käyttänyt Easy Redmineä projektinhallintaan. Ohjelmiston käytössä oli harjoittelua ja johto oli taipuvainen esittelemään tutun järjestelmän myös SZTAKIlle. Suurimmat haasteet olivat tehokkaan yhteistyön ja räätälöityjen työnkulkujen luominen tiettyihin tehtävätyyppeihin.

Tavoitteet

• Kattava projektinhallinta paremman tehokkuuden saavuttamiseksi
• Yrityksen tiedostoprosessin digitaalinen muuttaminen (Easy Redminen työnkulupohjaisella lähestymistavalla)
• Palvelupöydän prosessien siirto ja uudelleenjärjestely, laajennettujen ominaisuuksien saaminen (sähköpostipohjainen viestintä Easy Redmine -ongelmien yli)
• Ammattimaiset projektinhallintatyökalut

Vaatimukset

• Paikallinen käyttö
• SAML SSO -tuki
• Saatavilla oleva julkinen API automaatiotarkoituksiin
• Integraatio GitLabiin

Toteutetaan

1) Valmistelu

Toteutuksen aikana klassinen konsultointimalli siirtyi taka-alalle, koska SZTAKIlla oli jo Redmine-pohjainen käytäntö ja tiimi, joka koostui teknisistä asiantuntijoista, joista monet olivat tuttuja ongelmanseurantaan ja prosessipohjaiseen lähestymistapaan. Tuki oli tarpeen vain hyvin tarkkojen ongelmien ratkaisemiseksi, yleensä dokumentoimattomien toimintojen osalta.

Haastavimmat tehtävät:

• Paikallisen asennusprosessin toteutus - Teknisen tuen kanssa oli paljon vuorovaikutusta ja työaroundsien tekemistä.
• SAML/SSO-kirjautumisprosessi - Sitä piti korjata, koska valmiissa ratkaisussa ei ole toteutettu koko standardia, vain osa siitä.
• Käyttäjän toimitus (SSO:aan liittyvä) ja siirtoprosessi - Fyysinen toteutus (skriptaus/koodaus) prosessi.

 
2) Asetukset

SZTAKIlla oli asetukset edellisestä Redmine-asennuksestaan ja he onnistuivat siirtämään ne uuteen Easy Redmine -ympäristöön.

Asiakas valitsi palvelinratkaisun paikallisten määräysten ja sisäisten turvallisuusvaatimusten perusteella. Palvelin asennettiin SZTAKIn teknisen henkilökunnan toimesta. Kuten edellä mainittiin, Easy Redminen tekninen henkilökunta tuki pääasiassa ad hoc -ongelmia.

Koska Redmine ja Easy Redmine ovat melko erilaisia, SZTAKI käänsi kaikki seurantansa ja työnkulunsa uuteen järjestelmään ja loi tarvittavat projektit, seurantatiedot, tilat ja pienen määrän tehtäviä manuaalisen siirron avulla. Lisäksi massatehtävien siirto suoritettiin automaattisen API2API-siirron avulla.

Asiakas onnistui myös luomaan toimitusjärjestelmän, joka luo käyttäjiä SZTAKIn keskitetystä henkilötietojärjestelmästä Easy Redmineen API-kutsujen avulla, jotta käyttäjät voivat kirjautua sisään SSO:n kautta.

Tiedostoprosessin digitaalisen toteutuksen aikana SZTAKI toteutti myös räätälöidyn ratkaisun, jolla voidaan generoida ainutlaatuisia sarjanumeroita. Tukitoiminta oli tarpeen koko prosessin ajan.

3) Koulutus

Tiedostoprosessin digitaalisen toteutuksen aikana koulutimme avainkäyttäjiä. Tämä oli konsultointityyppinen koulutus. Koulutimme heitä käymällä läpi teemalliset lohkot. Siirryimme sitten käyttötapauksiin ja vastasimme kaikkiin kysymyksiin.

4) Testaus

SZTAKI loi itselleen dev/sandbox-ympäristön, johon heillä oli pääsy tukemme kautta. Täällä testattiin tiettyjä asetuksia ja ensimmäistä seurantaa ja työnkulkua (manuaalisen siirron testaus), mukaan lukien räätälöityjen ratkaisujen toteutus ja testaus, kuten käyttäjän toimitus ja API2API-siirto. Koulutus suoritettiin tuotantoympäristössä ennen siirtoa ja käyttöönottoa.

Ja tulokset?

Easy Redminen toteutus toi mukanaan:

• Mahdollisuuden raportoida kaikki HelpDesk-ongelmat keskitettyyn järjestelmään ja seurata niitä unohtamatta mitään.
• Mahdollisuuden määrittää yksi paikka jokaiselle SZTAKIn hallinnoimalle projektille ja käyttää projektinhallintatyökaluja.
• Räätälöityjen työnkulkujen luomisen mahdollisuus, jolloin liiketoimintaprosessit voidaan digitalisoida, mikä aiemmin hoidettiin manuaalisesti.
• Mahdollisuus seurata strategisia tai sääntelyyn liittyviä tavoitteita räätälöityjen työnkulkujen avulla, verifioitavalla tavalla tallentamalla kaikki luotettavien, todennettujen ja valtuutettujen käyttäjien historialliset toiminnot.