A SZTAKI áttért az Easy Redmine-ra, hogy professzionális támogató eszközkészletet kapjon.
A SZTAKI egy kutatóintézet Magyarországon, amely nagyon korlátozó Redmine bővítményeket használt. Hamarosan szükség volt egy olyan eszközre, amellyel az egész cég dolgozhat. A SZTAKI olyan megoldást keresett, amely a legmagasabb szintű támogatási eszközöket és probléma követést egyetlen helyen biztosítja. Ezért választották az Easy Redmine-t, amely segítette őket az hatékonyság és a szolgáltatás minőségének növelésében.
Mielőtt az Easy Redmine-ra váltottak volna
A SZTAKI a Redmine 4.02-t használta a Redmine UP bővítményekkel, Helpdesk és CRM. De hiányoztak a professzionális projektmenedzsment-támogató eszközök és egy mobil alapú felhasználói felület.
A feladat
Egy szorosan kapcsolódó cég a SZTAKI-hoz már használta az Easy Redmine-t projektmenedzsmentre. Volt gyakorlat a szoftver használatában, és a vezetés hajlamos volt egy ismerős rendszert bevezetni. A legnagyobb kihívások az voltak, hogy hatékony együttműködésre és testreszabott munkafolyamatok létrehozására volt szükség specifikus feladattípusokhoz.
Elvárások
- Teljes projektmenedzsment funkciók a hatékonyság növelése érdekében
- A cég fájlkezelési folyamatának digitalizálása (az Easy Redmine munkafolyamat-alapú megközelítésének használatával)
- Szolgáltatási pult folyamatainak migrálása és újraszervezése, kiterjesztett funkciók elérése (e-mail alapú kommunikáció az Easy Redmine ügyekről)
- Professzionális projektmenedzsment-támogató eszközkészlet
Követelmények
- Helyszíni üzemeltetés
- SAML SSO támogatás
- Elérhető nyilvános API automatizálási célokra
- GitLab integráció
Valósítsuk meg
1) Előkészületek
Az implementáció során a klasszikus konzultációs modellt háttérbe szorították, mivel a SZTAKI már rendelkezett Redmine-alapú gyakorlattal és technikai szakértőkből álló csapattal, akik közül sokan ismerik a probléma nyomon követésének és folyamat-alapú megközelítéseknek a módszereit. A támogatás csak nagyon specifikus problémákra volt szükség, általában dokumentálatlan funkciókra.
A legnagyobb kihívások:
- A helyszíni telepítési folyamat - Sok interakció volt a technikai támogatással, és munkaügyi megoldásokat kellett alkalmazni.
- SAML/SSO bejelentkezési folyamat - Javítani kellett, mert az alapértelmezett megoldás nem implementálja az egész szabványt, csak annak egy részét.
- Felhasználói biztosítás (SSO-hoz kapcsolódó) és migrációs problémák - Fizikai megvalósítási (scripting/kódolási) folyamat
2) Beállítások
A SZTAKI rendelkezett korábbi Redmine telepítésének beállításaival, és sikerült ezeket lefordítani az új Easy Redmine környezetre.
A kliens a helyi szabályozások és belső biztonsági követelmények alapján választotta ki a szervermegoldást. A szerver telepítését a SZTAKI technikai személyzete végezte el saját maguk. Ahogy azt már említettük, az Easy Redmine technikai személyzete főként az ad-hoc problémákat támogatta.
Mivel a Redmine és az Easy Redmine eléggé különbözőek, a SZTAKI átültette az összes nyomkövetőjüket és munkafolyamatukat az új rendszerbe, és létrehozta a szükséges projekteket, nyomkövetőket, állapotokat és néhány ügyet manuális migrációként. Ezenkívül a tömeges ügyvándorlás automatikus API2API migrációval történt.
A kliensnek sikerült létrehoznia egy biztosítási rendszert, amely API-hívásokkal hozza létre a felhasználókat a SZTAKI központi azonosításkezelő rendszeréből az Easy Redmine-ban, hogy a felhasználók SSO-val be tudjanak jelentkezni.
A digitalizált fájlkezelési folyamat implementációja során a SZTAKI egyedi megoldást is alkalmazott azzal a céllal, hogy egyedi sorozatszámokat lehessen generálni. A támogatási tevékenység az egész folyamat során igény szerint történt.
3) Képzés
A digitalizált fájlkezelési rendszer implementációja során a kulcsfontosságú felhasználókat képeztük ki. Ez egy konzultációs jellegű képzés volt. Az oktatást a tematikus blokkok áttekintésével kezdtük. Ezután áttértünk az esetekre és válaszoltunk minden kérdésre.
4) Tesztelés
A SZTAKI létrehozott egy dev/sandbox környezetet saját maguk számára hozzáféréssel támogatásunkhoz. Itt történtek a specifikus beállítások tesztelése és az első nyomkövetők és munkafolyamatok implementálása (manuális migrációs tesztelés), beleértve az egyedi megoldások, mint a felhasználói biztosítás és az API2API migráció implementálását és tesztelését. A képzés a migráció és az élő bevezetés előtt a termelési környezetben történt.
És az eredmények?
Az Easy Redmine bevezetése lehetővé tette:
- A HelpDesk problémáinak központi rendszerbe történő jelentésének és nyomon követésének lehetőségét anélkül, hogy valami elfelejtődne.
- A projektmenedzsment eszközök használatával minden projekt számára egy hely meghatározásának lehetőségét, amelyet a SZTAKI kezel.
- A testreszabott munkafolyamatok létrehozásának lehetőségét, amelyekkel digitalizálhatók azok a vállalati folyamatok, amelyeket korábban manuálisan kezeltek.
- A stratégiai vagy szabályozási célok nyomon követésé
Vélemények
Dorka Medgyesi.
Zoltán Komáromi.
A leggyakrabban használt funkciók
- Probléma nyomon követése HelpDesk segítségével: A feladatok végrehajtása az implementált munkafolyamat szerint, események rögzítése rövid megjegyzések formájában, ezeket a megjegyzéseket és lezárt problémákat pedig tudásbázisként használva.
- Gantt diagram: Útvonalterv, tervezés és ütemezés a kezdési és határidői intervallumok csúszkáinak használatával, valamint függőségek kialakításával a problémák között.
- Időbeosztás: Az idő követése a projekttagok által a problémákon, a havi időbeosztásuk követése és az időbeosztás elemzéseinek jelentése külső partnereknek és a vezetőségnek.
Ki az SZTAKI
A SZTAKI egy kutatóintézet Magyarországon, amelyet az Eötvös Loránd Kutatási Hálózat irányít. A név a magyar nevének az akronimája, míg a teljes angol neve az Institute for Computer Science and Control.
Az Intézetet 1964-ben alapították. A személyzete több mint 300 teljes munkaidős alkalmazottból áll, több mint 200-an rendelkeznek egyetemi diplomával, és több mint 70-en tudományos fokozattal rendelkeznek.
Az Intézet alapvető feladata az alap- és alkalmazásorientált kutatások végzése interdiszciplináris környezetben a számítástechnika, az informatika, az intelligens rendszerek, a folyamatirányítás, a széles körű hálózatok és a multimédia területén.
Az Intézet fontos tevékenységei közé tartozik a szerződéses kutatás, fejlesztés, képzés és szakértői támogatás a hazai és külföldi ipari, kormányzati és egyéb partnerek számára.
