SZTAKI, profesyonel bir destek araç setine sahip olmak için Easy Redmine'a geçti.

Easy Redmine'e geçmeden önce

SZTAKI, Redmine 4.02'yi Redmine UP eklentileri Helpdesk ve CRM ile kullanıyordu. Ancak profesyonel proje yönetimi destek araçları ve mobil tabanlı bir kullanıcı arayüzü eksikti.

Görev

SZTAKI'ye yakın bir şirket zaten proje yönetimi için Easy Redmine kullanıyordu. Yazılımın kullanımında bir uygulama vardı ve yönetim aynı sistemi tanıtmaya eğilimliydi. En büyük zorluklar, etkili işbirliği ve belirli türdeki görevler için özel iş akışları oluşturma yeteneğiydi.

Karşılanması beklenen beklentiler

• Daha yüksek verimlilik için tam özellikli proje yönetimi
• Şirketin dosyalama sürecini dijitalleştirme (Easy Redmine'in iş akışı tabanlı yaklaşımını kullanarak)
• Servis Masası süreçlerinin göç ve yeniden düzenlenmesi, genişletilmiş özellikler kazanma (Easy Redmine sorunları üzerinden e-posta tabanlı iletişim)
• Profesyonel proje yönetimi destek araçları

Gereksinimler

• Yerinde çalışma
• SAML SSO desteği
• Otomasyon amaçları için kullanılabilir genel API
• GitLab entegrasyonu

Uygulayalım

1) Hazırlık

Uygulama sırasında, klasik danışmanlık modeli geri planda kaldı, çünkü SZTAKI zaten Redmine tabanlı bir uygulamaya ve teknik uzmanlardan oluşan bir ekibe sahipti, bunların birçoğu sorun takibi ve süreç tabanlı yaklaşımlarla tanışıktı. Destek sadece çok belirli sorunlar için gereklidi, genellikle belgelenmemiş işlevler.

En zorlu görevler:

• Yerinde kurulum süreci - Teknik destekle birçok etkileşim oldu ve çözümler bulunması gerekiyordu.
• SAML/SSO giriş süreci - Standartın tamamını uygulamayan hazır çözüm yaması gerekiyordu
• Kullanıcı sağlama (SSO ile ilgili) ve göç sorunları - Fiziksel bir uygulama (betikleme/kodlama) süreci

 
2) Ayarlar

SZTAKI, önceki Redmine kurulumundan ayarlarını korudu ve bunları yeni Easy Redmine ortamına aktardı.

Müşteri, yerel düzenlemelere ve iç güvenlik gereksinimlerine dayalı olarak sunucu çözümünü seçti. Sunucu, SZTAKI teknik personeli tarafından kendi başlarına kuruldu. Yukarıda belirtildiği gibi, Easy Redmine'in teknik personeli genellikle ad-hoc sorunları destekledi.

Redmine ve Easy Redmine oldukça farklı olduğu için SZTAKI, tüm izleyicilerini ve iş akışlarını yeni sisteme çevirdi ve gerekli projeleri, izleyicileri, durumları ve az sayıda sorunu manuel bir göçle oluşturdu. Bunun yanı sıra, toplu sorun göçü otomatik bir API2API göçü ile gerçekleştirildi.

Müşteri ayrıca, kullanıcıların SSO aracılığıyla Easy Redmine'da SZTAKI merkezi kimlik yönetim sisteminden API çağrılarıyla oluşturulduğu bir sağlama sistemi oluşturmayı başardı.

Dijitalleştirilmiş dosyalama sürecinin uygulanması sırasında, SZTAKI tarafından benzersiz seri numaraları oluşturabilmek için özel bir çözüm de uygulandı. Destek faaliyeti sürecin tamamında talep üzerine sağlandı.

3) Eğitim

Dijitalleştirilmiş dosyalama sistemi uygulaması sırasında, ana kullanıcıları eğittik. Bu, danışmanlık benzeri bir eğitimdi. Tematik blokları geçerek onları eğittik. Ardından kullanım durumlarına geçtik ve tüm soruları yanıtladık.

4) Test

SZTAKI, destek erişimi olan bir dev/sandbox ortamı oluşturdu. Belirli ayarların ve izleyicilerin ve iş akışlarının ilk uygulaması burada gerçekleşti (manuel göç testi), kullanıcı sağlama ve API2API göçü gibi özel çözümlerin uygulanması ve test edilmesi de dahil olmak üzere. Eğitim, göç ve canlıya geçmeden önce üretim ortamında gerçekleştirildi.

Sonuçlar?

Easy Redmine'in uygulanması şunları getirdi:

• Tüm HelpDesk sorunlarını merkezi bir sisteme bildirme ve unutmadan takip etme yeteneği.
• SZTAKI tarafından yönetilen her projeye bir yer tanımlama ve proje yönetimi araçlarını kullanma imkanı.
• Özel iş akışları oluşturma yeteneği sayesinde önceden manuel olarak yönetilen iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi.
• Güvenilir, kimlik doğrulama yapılmış ve yetkilendirilmiş kullanıcıların tüm tarihsel faaliyetlerini depolayarak özel iş akışlarıyla stratejik veya düzenleyici hedefleri izleme imkanı.