SZTAKI bytte til Easy Redmine for å få et profesjonelt støtteverktøysett.

Før de byttet til Easy Redmine

SZTAKI brukte Redmine 4.02 med Redmine UP-plugins for Helpdesk og CRM. Men de manglet profesjonell støtte for prosjektstyring og et brukergrensesnitt for mobil.

Oppdraget

Et nært tilknyttet selskap til SZTAKI hadde allerede brukt Easy Redmine for prosjektstyring. Det var en praksis med å bruke programvaren, og ledelsen ønsket å introdusere et kjent system. De største utfordringene var å ha et effektivt samarbeid og muligheten til å opprette tilpassede arbeidsflyter for spesifikke oppgavetyper.

Forventninger som skulle oppfylles

• Fullverdig prosjektstyring for økt effektivitet
• Digitalisere selskapets arkiveringsprosess (ved å bruke Easy Redmines arbeidsflytbaserte tilnærming)
• Migrering og omorganisering av Service Desk-prosesser, få utvidede funksjoner (kommunikasjon via e-post over Easy Redmine-saker)
• Profesjonelt verktøysett for prosjektstyring

Krav

• Lokal drift
• SAML SSO-støtte
• Tilgjengelig offentlig API for automatisering
• Integrasjon med GitLab

La oss implementere

1) Forberedelse

Under implementeringen ble den klassiske konsultasjonsmodellen satt i bakgrunnen, da SZTAKI allerede hadde erfaring med Redmine og et team bestående av tekniske eksperter, hvor mange var kjent med problemsporing og prosessbaserte tilnærminger. Støtte var bare nødvendig for svært spesifikke problemer, typisk u dokumenterte funksjoner.

De mest utfordrende oppgavene:

• Installasjonsprosessen for lokal drift – Det var mange interaksjoner med teknisk støtte, og det måtte gjøres omveier.
• SAML/SSO påloggingsprosess – Den måtte tilpasses fordi standardløsningen ikke implementerer hele standarden, bare en del av den
• Brukerprovisjonering (relatert til SSO) og migreringsproblemer – En fysisk implementeringsprosess (skripting/koding)

 
2) Innstillinger

SZTAKI hadde innstillingene fra den forrige Redmine-installasjonen, og de klarte å oversette disse til det nye Easy Redmine-miljøet.

Klienten valgte serverløsningen basert på lokale forskrifter og interne sikkerhetskrav. Serveren ble installert av SZTAKIs tekniske personale selv. Som nevnt tidligere, støttet Easy Redmines tekniske personale hovedsakelig ad hoc-problemer.

Siden Redmine og Easy Redmine er ganske forskjellige, oversatte SZTAKI alle sine sporere og arbeidsflyter til det nye systemet og opprettet nødvendige prosjekter, sporere, tilstander og et lite antall saker som en manuell migrering. I tillegg ble massevis av saker migrert automatisk via API2API-migrering.

Klienten klarte også å opprette et provisjoneringssystem som oppretter brukere fra SZTAKIs sentrale identitetsadministrasjonssystem i Easy Redmine ved hjelp av API-kall, slik at brukerne kan logge inn via SSO.

Under implementeringen av den digitaliserte arkiveringsprosessen ble det også implementert en tilpasset løsning av SZTAKI for å kunne generere unike serienumre. Støtteaktiviteten var på forespørsel gjennom hele prosessen.

3) Opplæring

Under implementeringen av det digitaliserte arkiveringssystemet trente vi nøkkelbrukerne. Dette var en konsultasjonslignende opplæring. Vi utdannet dem ved å gå gjennom temaene. Deretter gikk vi gjennom brukstilfeller og besvarte alle spørsmål.

4) Testing

SZTAKI opprettet en utviklings-/sandbox-miljø for seg selv med tilgang til vår støtte. Testing av spesifikke innstillinger og den første implementeringen av sporere og arbeidsflyter skjedde her (testing av manuell migrering), inkludert implementering og testing av tilpassede løsninger som brukerprovisjonering og API2API-migrering. Opplæringen ble utført i et produksjonsmiljø før migreringen og lanseringen.

Og resultatene?

Implementeringen av Easy Redmine brakte:

• Muligheten til å rapportere alle HelpDesk-problemer til et sentralt system og spore dem uten å glemme noe.
• Muligheten til å definere ett sted for hvert prosjekt som administreres av SZTAKI og bruke prosjektstyringsverktøyene.
• Med muligheten til å opprette tilpassede arbeidsflyter er det nå mulig å digitalisere forretningsprosesser som tidligere ble håndtert manuelt.
• Muligheten til å spore strategiske eller regulatoriske mål med tilpassede arbeidsflyter på en verifiserbar måte ved å lagre all historisk aktivitet fra betrodde, autentiserte og autoriserte brukere.