SZTAKI přešel na Easy Redmine, aby získal profesionální nástroje pro podporu.
SZTAKI je výzkumný ústav v Maďarsku, který používal velmi omezující pluginy Redmine. Brzy se objevila potřeba jednoho nástroje, se kterým může pracovat každý v společnosti. SZTAKI potřeboval řešení, které spojuje nástroje podpory na nejvyšší úrovni a sledování problémů na jednom místě. Proto zvolili Easy Redmine, který jim pomohl zvýšit efektivitu a kvalitu služeb.
Před přechodem na Easy Redmine
SZTAKI používal Redmine 4.02 s pluginy Redmine UP Helpdesk a CRM. Avšak chyběly jim profesionální nástroje pro podporu projektového řízení a uživatelské rozhraní založené na mobilních zařízeních.
Zadání
Přidružená společnost SZTAKI již používala Easy Redmine pro projektové řízení. Byla zde praxe v používání softwaru a vedení bylo nakloněno zavedení známého systému. Největší výzvy spočívaly v efektivní spolupráci a schopnosti vytvářet vlastní pracovní postupy pro konkrétní typy úkolů.
Očekávání, která splnit
- Plnohodnotné projektové řízení pro vyšší efektivitu
- Digitalizace procesu archivace společnosti (použitím přístupu založeného na pracovním postupu Easy Redmine)
- Migrace a reorganizace procesů Service Desk, získání rozšířených funkcí (komunikace založená na e-mailu přes problémy Easy Redmine)
- Profesionální nástroje pro podporu projektového řízení
Požadavky
- Provoz na místě
- Podpora SAML SSO
- Dostupné veřejné API pro účely automatizace
- Integrace GitLab
Začněme s implementací
1) Příprava
Během implementace byl klasický konzultační model potlačen, protože SZTAKI již měl praxi založenou na Redmine a tým složený z technických expertů, z nichž mnozí jsou obeznámeni s řešením problémů a přístupy založenými na procesech. Podpora byla potřebná pouze pro velmi specifické problémy, typicky nedokumentované funkce.
Nejtěžší úkoly:
- Proces instalace na místě – Bylo zde mnoho interakcí s technickou podporou a bylo nutné provést workarounds.
- Přihlašovací proces SAML/SSO – Musel být opraven, protože řešení Out-of-the-box neimplementuje celý standard, pouze jeho část.
- Problémy s poskytováním uživatelů (vztahující se k SSO) a migrace – Fyzický proces implementace (skriptování/kódování)
2) Nastavení
SZTAKI měl svá nastavení z předchozí instalace Redmine a podařilo se jim tyto přeložit do nového prostředí Easy Redmine.
Klient zvolil serverové řešení na základě místních předpisů a interních bezpečnostních požadavků. Server byl nainstalován technickým personálem SZTAKI na vlastní pěst. Jak bylo zmíněno výše, personál technické podpory Easy Redmine podporoval především ad-hoc problémy.
Jelikož jsou Redmine a Easy Redmine docela odlišné, SZTAKI přeložil všechny své sledovače a pracovní postupy do nového systému a vytvořil potřebné projekty, sledovače, stavy a malý počet problémů jako manuální migraci. Kromě toho byla provedena hromadná migrace problémů pomocí automatické migrace API2API.
Klient také dokázal vytvořit systém poskytování, který vytváří uživatele ze středního systému správy identity SZTAKI v Easy Redmine pomocí volání API, aby se uživatelé mohli přihlásit přes SSO.
Během implementace digitalizovaného procesu archivace bylo také SZTAKI implementováno vlastní řešení pro generování unikátních sériových čísel. Podpora byla na vyžádání během celého procesu.
3) Školení
Během implementace digitalizovaného procesu archivace jsme školili klíčové uživatele. Jednalo se o konzultační školení. Vzdělávali jsme je procházením tematických bloků. Poté jsme přešli na použití případů a zodpověděli všechny otázky.
4) Testování
SZTAKI si vytvořil vlastní vývojové/sandboxové prostředí s přístupem k naší podpoře. Testování konkrétních nastavení a první implementace sledovačů a pracovních postupů se zde uskutečnila (testování manuální migrace), včetně implementace a testování vlastních řešení, jako je poskytování uživatelů a migrace API2API. Školení bylo provedeno v produkčním prostředí před migrací a spuštěním.
A výsledky?
Implementace Easy Redmine přinesla:
- Možnost hlásit všechny problémy HelpDesk do centrálního systému a sledovat je bez zapomínání na cokoliv.
- Možnost definovat jedno místo pro každý projekt, který spravuje SZTAKI, a používat nástroje pro projektové řízení.
- Díky možnosti vytvářet vlastní pracovní postupy je nyní možné digitalizovat obchodní procesy, které byly dříve řízeny manuálně.
- Možnost sledovat strategické nebo regulační cíle s vlastními pracovními postupy, ověřitelným způsobem, ukládáním všech historických aktivit důvěryhodných, ověřených a autorizovaných uživatelů.
Reference
Dorka Medgyesi
Zoltán Komáromi
Nejčastěji používané funkce
- Sledování problémů pomocí HelpDesku: Provádění úkolů podle implementované pracovního postupu, zaznamenávání událostí psaním komentářů jako krátkých poznámek, používání těchto poznámek a uzavřených problémů jako znalostní báze.
- Ganttův diagram: Plánování a plánování pomocí posuvníků intervalů data zahájení a termínu splnění a vytváření závislostí mezi problémy.
- Časový rozvrh: Sledování času na problémech členy projektu, následování jejich měsíčního časového rozvrhu a hlášení analytiky časového rozvrhu externím partnerům a vedení.
Kdo je SZTAKI
SZTAKI je výzkumný ústav v Maďarsku, řízený sítí výzkumných institucí Eötvös Loránd. Název je zkratkou maďarského názvu institutu, zatímco jeho plný anglický název je Institute for Computer Science and Control.
Institut byl založen v roce 1964. Jeho personál se skládá z více než 300 zaměstnanců na plný úvazek, více než 200 s univerzitním diplomem a více než 70 s vědeckými tituly.
Základním úkolem institutu je provádět základní a aplikovaný výzkum v interdisciplinárním prostředí v oblastech informatiky, strojírenství, informačních technologií, inteligentních systémů, procesního řízení, sítí s rozsáhlým dosahem a multimédií.
Důležitou činností institutu jsou smluvní cílové výzkumy, vývoj, školení a odborná podpora pro domácí a zahraniční průmyslové, vládní a jiné partnery.
