SZTAKI is overgestapt op Easy Redmine om een professionele ondersteuningstoolset te verkrijgen.

Website

Industrie:

Informatica

Datum van implementatie:

November 2020

Hoofdkantoor:

Boedapest, Hongarije

Aantal gebruikers:

Afdelingen die Easy Redmine gebruiken:

Alle afdelingen

SZTAKI is een onderzoeksinstituut in Hongarije dat zeer beperkende Redmine-plugins gebruikte. Al snel was er behoefte aan één tool waarmee iedereen in het bedrijf kan werken. SZTAKI had een oplossing nodig die top-level ondersteuningstools en problemen bijhouden op één enkele plaats brengt. Daarom kozen ze voor Easy Redmine, dat hen hielp de efficiëntie en servicekwaliteit te verhogen.

Voor de overstap naar Easy Redmine

Gebruikte SZTAKI Redmine 4.02 met Redmine UP-plugins Helpdesk en CRM. Maar ze misten professionele projectmanagementondersteuningstools en een op mobiel gebaseerde gebruikersinterface.

De opdracht

Een nauw verwant bedrijf van SZTAKI gebruikt al Easy Redmine voor projectmanagement. Er was een praktijk in het gebruik van de software en het management was geneigd om ook een vertrouwd systeem te introduceren. De belangrijkste uitdagingen waren om een effectieve samenwerking te hebben en de mogelijkheid om aangepaste workflows te creëren voor specifieke soorten taken.

Te behalen verwachtingen

Volledig uitgerust projectmanagement voor hogere efficiëntie
Automatisering van het archiveringsproces van het bedrijf (met behulp van de op workflow gebaseerde aanpak van Easy Redmine)
Migratie en herorganisatie van Service Desk-processen, uitgebreide functies verkrijgen (e-mailcommunicatie via Easy Redmine-problemen)
Professionele projectmanagementondersteunende toolset

Vereisten

On-premise werking
SAML SSO-ondersteuning
Beschikbare openbare API voor automatiseringsdoeleinden
Integratie GitLab

Laten we implementeren

1) Voorbereiding

Tijdens de implementatie werd het klassieke consultatiemodel naar de achtergrond geduwd, omdat SZTAKI al een Redmine-gebaseerde praktijk had en een team samengesteld uit technische experts, waarvan velen bekend zijn met probleemopvolging en op proces gebaseerde benaderingen. Ondersteuning was alleen nodig voor zeer specifieke problemen, typisch ongedocumenteerde functies.

De meest uitdagende taken:

Het on-premise installatieproces - Er waren veel interacties met de technische ondersteuning en er moesten workarounds worden uitgevoerd.
SAML/SSO login-proces - Het moest worden gepatcht omdat de out-of-the-box oplossing niet de hele standaard implementeert, slechts een deel ervan
Gebruikersvoorziening (gerelateerd aan SSO) en migratieproblemen - Een fysiek implementatieproces (scripting/codering)

2) Instellingen

SZTAKI had zijn instellingen van de vorige Redmine-installatie en slaagde erin deze te vertalen naar de nieuwe Easy Redmine-omgeving.

De klant koos voor de serveroplossing op basis van lokale voorschriften en interne beveiligingseisen. De server werd door het technisch personeel van SZTAKI zelf geïnstalleerd. Zoals hierboven vermeld, ondersteunde het technisch personeel van Easy Redmine voornamelijk de ad-hoc problemen.

Aangezien Redmine en Easy Redmine nogal verschillend zijn, vertaalde SZTAKI al hun trackers en workflows naar het nieuwe systeem en creëerde de nodige projecten, trackers, staten en een klein aantal problemen als een handmatige migratie. Daarnaast werd de massale probleemmigratie uitgevoerd door een automatische API2API-migratie.

De klant slaagde er ook in om een voorzieningssysteem te creëren dat gebruikers uit het centrale identiteitsbeheersysteem van SZTAKI in Easy Redmine creëert met API-oproepen, zodat de gebruikers kunnen inloggen via SSO.

Tijdens de implementatie van het gedigitaliseerde archiveringsproces werd ook een op maat gemaakte oplossing geïmplementeerd door SZTAKI om unieke serienummers te kunnen genereren. Ondersteuningsactiviteit was op aanvraag gedurende het hele proces.

3) Training

Tijdens de implementatie van het gedigitaliseerde archiveringssysteem hebben we de belangrijkste gebruikers getraind. Dit was een consultatie-achtige training. We hebben ze opgeleid door de thematische blokken door te nemen. Vervolgens zijn we overgestapt op gebruiksscenario's en hebben we alle vragen beantwoord.

4) Testen

SZTAKI heeft een dev/sandbox-omgeving voor zichzelf gecreëerd met toegang tot onze ondersteuning. Het testen van specifieke instellingen en de eerste implementatie van trackers en workflows vond hier plaats (testen van handmatige migratie), inclusief de implementatie en testen van op maat gemaakte oplossingen, zoals gebruikersvoorziening en API2API-migratie. De training werd uitgevoerd in een productieomgeving vóór de migratie en live gaan.

En de resultaten?

De implementatie van Easy Redmine bracht:

De mogelijkheid om alle HelpDesk-problemen naar een centraal systeem te rapporteren en ze bij te houden zonder iets te vergeten.
De mogelijkheid om één plaats te definiëren voor elk project dat door SZTAKI wordt beheerd en de projectmanagementtools te gebruiken.
Met de mogelijkheid om aangepaste workflows te creëren, is het nu mogelijk om bedrijfsprocessen te digitaliseren die eerder handmatig werden beheerd.
De mogelijkheid om strategische of regelgevende doelstellingen bij te houden met aangepaste workflows, op een verifieerbare manier, door alle historische activiteiten van vertrouwde, geauthenticeerde en geautoriseerde gebruikers op te slaan.

Getuigenissen

Dorka Medgyesi.

Operationeel expert

There is no direct translation of the word "SZTAKI" from English (United Kingdom) to Dutch (Netherlands) as it is an acronym for a Hungarian research institute.

Nu kan ik al mijn officiële taken zien en bijhouden op één startscherm met vervaldatums, waardoor ik mijn taken efficiënter kan prioriteren en beheren. Het heeft mijn effectiviteit aanzienlijk verbeterd en de kwaliteit van de service die ik lever door de taken die ik krijg uit te voeren.

Zoltán Komáromi.

Ontwikkelaar

Sorry, but "SZTAKI" is not an English word, it is actually an acronym for a Hungarian research institute, so it cannot be translated into Dutch.

Ik kan een heel project beheren met ingebouwde tools zoals Gantt-diagram of Werkverdelingsstructuur (WBS), waardoor alle projectleden samenwerken op dezelfde interface. Het verbetert niet alleen de kwaliteit, geeft volledige controle over het project, maar maakt ook het hele projectproces transparant voor het management van SZTAKI.

De meest gebruikte functies

Issue tracking door HelpDesk: Het uitvoeren van taken volgens de geïmplementeerde workflow, het registreren van gebeurtenissen door het schrijven van opmerkingen als korte memo's, het gebruik van deze memo's en gesloten issues als kennisbank.
Gantt-diagram: Roadmap, planning en scheduling door gebruik te maken van schuifregelaars voor start- en einddatumintervallen en het maken van afhankelijkheden tussen issues.
Timesheet: Het bijhouden van tijd op issues door projectleden, het volgen van hun maandelijkse timesheet en het rapporteren van timesheet-analyse aan externe partners en het management.

Afbeelding.

Afbeeldingen.

Wie is SZTAKI

SZTAKI is een onderzoeksinstituut in Hongarije, onder toezicht van het Eötvös Loránd Research Network. De naam is een acroniem van de Hongaarse naam van het instituut, terwijl de volledige Engelse naam Institute for Computer Science and Control is.

Het instituut werd opgericht in 1964. Het personeel bestaat uit meer dan 300 fulltime medewerkers, meer dan 200 met universitaire diploma's en meer dan 70 met wetenschappelijke graden.

De fundamentele taak van het instituut is om basis- en toepassingsgericht onderzoek uit te voeren in een interdisciplinaire setting op het gebied van informatica, engineering, informatietechnologie, intelligente systemen, procesbeheersing, wide-area networking en multimedia.

Contractgericht doelgericht onderzoek, ontwikkeling, training en expertondersteuning voor binnenlandse en buitenlandse industriële, overheids- en andere partners zijn belangrijke activiteiten van het instituut.