SZTAKI bytte till Easy Redmine för att få en professionell supportverktygssats

Innan du byter till Easy Redmine

SZTAKI använde Redmine 4.02 med Redmine UP-plugins Helpdesk och CRM. Men de saknade professionellt projektledningsstöd och en användargränssnitt baserad på mobilen.

Uppdraget

Ett nära relaterat företag till SZTAKI har redan använt Easy Redmine för projektledning. Det fanns en praxis att använda programvaran och ledningen var benägen att introducera ett bekant system också. De största utmaningarna var att ha ett effektivt samarbete och möjligheten att skapa anpassade arbetsflöden för specifika typer av uppgifter.

Förväntningar att uppfylla

• Fullständig projektledning för högre effektivitet
• Digitalisera företagets arkiveringsprocess (med hjälp av Easy Redmines arbetsflödesbaserade tillvägagångssätt)
• Migrering och omorganisation av Service Desk-processer, få utökade funktioner (e-postbaserad kommunikation över Easy Redmine-ärenden)
• Professionellt projektledningsstöd

Krav

• Lokal drift
• SAML SSO-stöd
• Tillgänglig offentlig API för automatiseringssyften
• Integration med GitLab

Låt oss implementera

1) Förberedelse

Under implementeringen sköts den klassiska konsultationsmodellen i bakgrunden, eftersom SZTAKI redan hade en praxis baserad på Redmine och ett team bestående av tekniska experter, varav många är bekanta med problemspårning och processbaserade tillvägagångssätt. Stöd behövdes bara för mycket specifika problem, vanligtvis odocumenterade funktioner.

De mest utmanande uppgifterna:

• Installationen på plats - Det var många interaktioner med teknisk support och arbetslösningar skulle göras.
• SAML/SSO-inloggningsprocessen - Den behövde patchas eftersom den färdiga lösningen inte implementerar hela standarden, bara en del av den.
• Användarprovisionering (relaterat till SSO) och migrationsproblem - En fysisk implementering (skriptning/kodning) process.

 
2) Inställningar

SZTAKI hade sina inställningar från den tidigare Redmine-installationen och de lyckades översätta dessa till den nya Easy Redmine-miljön.

Klienten valde serverlösningen baserat på lokala regler och interna säkerhetskrav. Servern installerades av SZTAKIs tekniska personal på egen hand. Som nämnts ovan stödde Easy Redmines tekniska personal främst ad hoc-problem.

Eftersom Redmine och Easy Redmine är ganska olika, översatte SZTAKI alla sina spårare och arbetsflöden till det nya systemet och skapade de nödvändiga projekten, spårarna, staterna och ett litet antal ärenden som en manuell migration. Dessutom utfördes massmigrering av ärenden med hjälp av en automatisk API2API-migrering.

Klienten lyckades också skapa ett försörjningssystem som skapar användare från SZTAKIs centrala identitetsförvaltningssystem i Easy Redmine med API-anrop, så att användarna kan logga in via SSO.

Under implementeringen av den digitaliserade arkiveringsprocessen implementerades också en anpassad lösning av SZTAKI för att kunna generera unika serienummer. Stödaktivitet var på begäran under hela processen.

3) Utbildning

Under implementeringen av det digitaliserade arkiveringssystemet utbildade vi nyckelanvändarna. Detta var en konsultationsliknande utbildning. Vi utbildade dem genom att gå igenom tematiska block. Sedan gick vi över till användningsfall och besvarade alla frågor.

4) Testning

SZTAKI skapade en utvecklings-/sandbox-miljö för sig själva med tillgång till vårt stöd. Testning av specifika inställningar och den första implementeringen av spårare och arbetsflöden skedde här (testning av manuell migration), inklusive implementering och testning av anpassade lösningar, som användarprovisionering och API2API-migrering. Utbildningen genomfördes i en produktionsmiljö innan migrationen och driftsättningen.

Och resultaten?

Implementeringen av Easy Redmine medförde:

• Möjligheten att rapportera alla HelpDesk-problem till ett centralt system och spåra dem utan att glömma något.
• Möjligheten att definiera en plats för varje projekt som hanteras av SZTAKI och använda projektledningsverktygen.
• Med möjligheten att skapa anpassade arbetsflöden är det nu möjligt att digitalisera affärsprocesser som tidigare hanterades manuellt.
• Möjligheten att spåra strategiska eller reglerande mål med anpassade arbetsflöden, på ett verifierbart sätt, genom att lagra alla historiska aktiviteter från betrodda, autentiserade och auktoriserade användare.