SZTAKI a trecut la Easy Redmine pentru a obține un set de instrumente de suport profesional.

Înainte de a trece la Easy Redmine

SZTAKI folosea Redmine 4.02 cu plugin-urile Redmine UP Helpdesk și CRM. Dar le lipseau instrumente profesionale de suport pentru managementul proiectelor și o interfață de utilizator bazată pe mobil.

Asignarea

O companie strâns legată de SZTAKI folosea deja Easy Redmine pentru managementul proiectelor. Existau deja practici în utilizarea software-ului și managementul era înclinat să introducă un sistem familiar. Cele mai mari provocări erau să aibă o colaborare eficientă și capacitatea de a crea fluxuri de lucru personalizate pentru tipuri specifice de sarcini.

Așteptări de îndeplinit

• Managementul complet al proiectelor pentru o eficiență mai mare
• Digitalizarea procesului de arhivare al companiei (utilizând abordarea bazată pe fluxuri de lucru Easy Redmine)
• Migrarea și reorganizarea proceselor Service Desk, obținerea de funcționalități extinse (comunicarea bazată pe e-mail peste problemele Easy Redmine)
• Setul de instrumente profesionale de suport pentru managementul proiectelor

Cerințe

• Funcționare locală
• Asistență SAML SSO
• API public disponibil pentru scopuri de automatizare
• Integrare GitLab

Să implementăm

1) Pregătire

În timpul implementării, modelul clasic de consultanță a fost împins în fundal, deoarece SZTAKI avea deja o practică bazată pe Redmine și o echipă formată din experți tehnici, mulți dintre aceștia fiind familiarizați cu abordările de urmărire a problemelor și bazate pe procese. A fost nevoie doar de suport pentru probleme foarte specifice, de obicei funcții nedocumentate.

Cele mai provocatoare sarcini:

• Procesul de instalare locală - Au existat multe interacțiuni cu suportul tehnic și a trebuit să se facă soluții alternative.
• Procesul de autentificare SAML/SSO - A trebuit să fie remediat pentru că soluția out-of-the-box nu implementează întregul standard, ci doar o parte din el
• Probleme de furnizare a utilizatorilor (legate de SSO) și de migrare - Un proces de implementare fizică (scriptare/codificare)

 
2) Setări

SZTAKI avea setările sale din instalarea anterioară Redmine și au reușit să le traducă în noul mediu Easy Redmine.

Clientul a ales soluția server bazată pe reglementările locale și cerințele interne de securitate. Serverul a fost instalat de personalul tehnic al SZTAKI pe cont propriu. După cum s-a menționat mai sus, personalul tehnic al Easy Redmine a susținut în principal problemele ad-hoc.

Deoarece Redmine și Easy Redmine sunt destul de diferite, SZTAKI a tradus toate urmăritoarele și fluxurile de lucru în noul sistem și a creat proiectele necesare, urmăritoarele, stările și un număr mic de probleme ca migrare manuală. În plus, migrarea masivă a problemei a fost efectuată prin migrarea API2API automată.

Clientul a reușit, de asemenea, să creeze un sistem de furnizare care creează utilizatori din sistemul central de management al identității SZTAKI în Easy Redmine cu apeluri API, astfel încât utilizatorii să poată să se autentifice prin SSO.

În timpul implementării procesului de arhivare digitalizat, SZTAKI a implementat, de asemenea, o soluție personalizată pentru a putea genera numere de serie unice. Activitatea de suport a fost la cerere pe tot parcursul procesului.

3) Formare

În timpul implementării sistemului de arhivare digitalizat, am format utilizatorii cheie. Acesta a fost un antrenament de tip consultanță. I-am educat prin parcurgerea blocurilor tematice. Apoi am trecut la cazurile de utilizare și am răspuns la toate întrebările.

4) Testare

SZTAKI a creat un mediu dev/sandbox pentru ei înșiși cu acces la suportul nostru. Testarea setărilor specifice și prima implementare a urmăritoarelor și fluxurilor de lucru au avut loc aici (testarea migrării manuale), inclusiv implementarea și testarea soluțiilor personalizate, cum ar fi furnizarea utilizatorilor și migrarea API2API. Formarea a fost efectuată într-un mediu de producție înainte de migrare și de a merge live.

Și rezultatele?

Implementarea Easy Redmine a adus:

• Capacitatea de a raporta toate problemele HelpDesk la un sistem central și de a le urmări fără a uita ceva.
• Possibilitatea de a defini un singur loc pentru fiecare proiect gestionat de SZTAKI și de a utiliza instrumentele de management al proiectelor.
• Cu posibilitatea de a crea fluxuri de lucru personalizate, este acum posibil să se digitalizeze procesele de afaceri care au fost gestionate anterior manual.
• Possibilitatea de a urmări obiective strategice sau reglementare cu fluxuri de lucru personalizate, într-un mod verificabil, prin stocarea tuturor activităților istorice ale utilizatorilor de încredere, autentificați și autorizați.