Giao tiếp trợ giúp và chính sách DMARC
Do yêu cầu về tiêu chuẩn bảo mật ngày càng chặt chẽ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, có những hệ quả logic đối với các ứng dụng Easy. Bài viết này nói về việc giao tiếp qua email thông qua Helpdesk trên Easy Redmine Cloud.
Ràng buộc xác minh email
Một trong những tính năng chính của Helpdesk là giao tiếp qua email với khách hàng của bạn thông qua các ticket trong Easy Redmine. Phần liên quan đến giao tiếp qua email trên các ứng dụng Easy Cloud được quản lý bởi máy chủ SMTP của Easy Software. Đây là nơi có thể xảy ra xung đột...
Một cơ chế xác minh email phổ biến được gọi là DMARC, đang được triển khai rộng rãi trong nhiều công ty và dịch vụ email (đúng như vậy). Cơ chế này kiểm tra (trong số các điều khác) xem email đến có phải là giả mạo hay không. Một số tính năng của Helpdesk sử dụng giả mạo email (không phải để gửi thư rác, mà để giao tiếp thường xuyên với khách hàng của bạn).
Dưới đây là một ví dụ
Ứng dụng chạy trên Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Ứng dụng Cloud này sử dụng máy chủ SMTP Easy để gửi thông báo qua email smtp2.easyredmine.com. Có một người dùng trong ứng dụng làm việc như một nhân viên hỗ trợ - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk được cấu hình như sau:
Marky sẽ viết một tin nhắn cho một khách hàng qua Helpdesk. Dựa trên cài đặt trên, anh ta sẽ tự động được nhập làm người gửi.
Máy chủ email nhận của Julia có xác minh DMARC. Nó so sánh máy chủ SMTP (smtp2.easyredmine.com) và người gửi email tuyên bố (marky.mark@mycompany.com). Vì hai miền này khác nhau, email được coi là không an toàn, DMARC chặn email trước khi nó đến Julia (và cô ấy không có câu trả lời).
Ý nghĩa của điều đó là gì
Các dịch vụ email miễn phí như Gmail, đã có DMARC được kích hoạt. Ngoài ra, ngày càng có nhiều công ty dần dần triển khai DMARC. Kết quả là một số email từ Easy Redmine Helpdesk trên Cloud của bạn có thể không đến được khách hàng của bạn.
Cách giải quyết trên Easy Cloud
Có các giải pháp nhanh và dài hạn.
Nhanh nhất - Thay đổi cài đặt Helpdesk
Điều hướng đến More >> Help desk >> Help desk settings và thay đổi người gửi email thành "Default from mail notification"
Sau đó, điều hướng đến Administration >> Settings >> Email notifications - Notification email address (FROM). Địa chỉ phải có dạng @notifications.easysoftware.com. Nếu bạn đã thay đổi địa chỉ thông báo thành tên miền tùy chỉnh, tiếp tục với giải pháp tiếp theo.
Đơn giản và ổn định - cấu hình Sender Policy Framework (SPF)
Giải pháp hiệu quả nhất về cố gắng và phần thưởng là thêm thông qua SPF. Chúng tôi đã mô tả nó trong một bài viết trước đó.
Theo ví dụ của chúng tôi ở trên, bạn sẽ thêm vào bản ghi SPF của mình:
include:spf.mailing.easy.cz
Điều này thực tế cho phép Easy Cloud SMTP đặt tên miền của bạn là người gửi email mà không bị coi là đáng ngờ. Kết quả là DMARC của khách hàng Julia (trong ví dụ của chúng tôi) sẽ chấp nhận email từ Helpdesk (Marky).
Giải pháp cuối cùng - SMTP riêng
Nếu ứng dụng Cloud của bạn sử dụng máy chủ SMTP riêng của bạn, sẽ không có xung đột về các miền được cho phép. Khi bạn sử dụng nhiều miền, bạn nên cho phép tất cả chúng.
SMTP riêng trên Easy Cloud là khả thi, nhưng là giải pháp phức tạp nhất trong số các giải pháp có sẵn. Nó có thể gây ra một số hạn chế, ví dụ như việc giao diện tự động cập nhật ứng dụng.
Cách giải quyết trên giải pháp Máy chủ
Chỉ để bài viết này hoàn chỉnh, chúng tôi đề cập đến giải pháp trên máy chủ riêng của bạn đã yêu cầu bạn cấu hình SMTP riêng của mình. Do đó, có khả năng cao là bạn đã tránh được vấn đề này. Tuy nhiên, trong trường hợp có, bạn có thể muốn xác minh các bản ghi SPF của mình, xem tất cả các miền liên quan của bạn có được phép hay không.
