Helpdesk kommunikation och DMARC-policies
På grund av allt strängare säkerhetsstandarder inom IT finns det logiska konsekvenser för Easy-applikationer. Den här artikeln handlar om e-postkommunikation via Helpdesk på Easy Redmine Cloud.
E-postverifiering skärpning
En av huvudfunktionerna i Helpdesk är e-postkommunikation med dina klienter via ärenden i Easy Redmine. Delen som rör e-postkommunikation på Easy Cloud-applikationer hanteras av Easy Softwares SMTP-servrar. Det är här en konflikt kan uppstå...
En populär e-postvalideringsmekanism som kallas DMARC används i många företag och e-posttjänster (med all rätt). Mekanismen kontrollerar bland annat om den inkommande e-posten inte är förfalskad. Vissa Helpdesk-funktioner använder e-postförfalskning (inte för spam, utan för vanlig kommunikation med dina klienter).
Här är ett exempel
Applikationen körs på Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Denna Cloud-applikation använder en Easy SMTP-server för e-postaviseringar smtp2.easyredmine.com. Det finns en användare i applikationen som arbetar som supportagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk är konfigurerad på följande sätt:
Marky ska skriva ett meddelande till en kund via Helpdesk. Baserat på inställningen ovan blir han automatiskt angiven som avsändare.
Julias e-postserver har DMARC-verifiering. Den jämför SMTP-servern (smtp2.easyredmine.com) och den påstådda e-postavsändaren (marky.mark@mycompany.com). Eftersom dessa två domäner är olika betraktas e-posten som osäker, DMARC blockerar e-posten innan den når Julia (och hon blir utan svar).
Vad betyder det
Gratis e-posttjänster som Gmail har redan DMARC aktiverat. Dessutom implementerar allt fler företag gradvis DMARC. Som ett resultat kan vissa e-postmeddelanden från din Easy Redmine Helpdesk på Cloud inte nå dina klienter.
Hur man löser det på Easy Cloud
Det finns snabba lösningar och långsiktiga lösningar.
Snabbast - Ändra Helpdesk-inställning
Gå till Mer >> Helpdesk >> Helpdesk-inställningar och ändra e-postavsändaren till "Standard från e-postavisering"
Gå sedan till Administration >> Inställningar >> E-postaviseringar - Aviserings-e-postadress (FRÅN). Adressen ska vara i formen @notifications.easysoftware.com. Om du redan har ändrat aviseringadressen till en anpassad domän, gå vidare till nästa lösning.
Enkel och stabil - konfigurera Sender Policy Framework (SPF)
Den mest effektiva lösningen i termer av ansträngning och belöning är att lägga till via SPF. Vi har redan beskrivit det i en tidigare artikel.
I vårt exempel ovan skulle du lägga till i din SPF-post:
include:spf.mailing.easy.cz
Detta gör att Easy Cloud SMTP praktiskt kan sätta din domän som avsändare av e-postmeddelanden utan att betraktas som misstänkt. Som ett resultat kommer DMARC hos din klient Julia (från vårt exempel) att acceptera e-posten från Helpdesk (Marky).
Ultimat lösning - egen SMTP
Om din Cloud-applikation använder din egen SMTP-server uppstår ingen konflikt med de tillåtna domänerna. När du använder flera domäner bör du ha alla tillåtna.
Egen SMTP på Easy Cloud är möjligt, men det är den mest komplicerade av de tillgängliga lösningarna. Det kan medföra vissa begränsningar, t.ex. automatisk leverans av programuppdateringar.
Hur man löser det på Server-lösning
För att ha denna artikel komplett nämner vi att lösningen på din egen server redan kräver att du konfigurerar din egen SMTP. Därför har du förmodligen redan undvikit detta problem. Men ifall att, kan du vilja verifiera dina SPF-poster, att alla dina relevanta domäner är tillåtna.
