Helpdesk communicatie en DMARC beleid

Email verificatie aanscherpen

Een van de belangrijkste functies van Helpdesk is e-mailcommunicatie met uw klanten via tickets in Easy Redmine. Het deel dat betrekking heeft op e-mailcommunicatie op Easy Cloud-toepassingen wordt beheerd door de SMTP-servers van Easy Software. Hier kan een conflict ontstaan...

Een populaire e-mailvalidatiemechanisme genaamd DMARC wordt wijdverspreid geïmplementeerd in veel bedrijven en e-mailservices (terecht). Dit mechanisme controleert (onder andere) of de inkomende e-mail niet is vervalst. Sommige Helpdesk-functies gebruiken e-mailspoofing (niet voor spamming, maar voor reguliere communicatie met uw klanten).

Hier is een voorbeeld

De applicatie draait op Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Deze Cloud-toepassing gebruikt een Easy SMTP-server voor mailmeldingen smtp2.easyredmine.com. Er is een gebruiker in de applicatie die werkt als ondersteuningsagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk is als volgt geconfigureerd:

Marky gaat een bericht schrijven naar een klant via Helpdesk. Op basis van de bovenstaande instelling wordt hij automatisch ingevoerd als afzender.

De ontvangende e-mailservers van Julia hebben DMARC-verificatie. Het vergelijkt de SMTP-server (smtp2.easyredmine.com) en de verklaarde mailafzender (marky.mark@mycompany.com). Aangezien deze twee domeinen verschillend zijn, wordt de e-mail als onveilig beschouwd, blokkeert DMARC de e-mail voordat deze Julia bereikt (en blijft ze zonder antwoord achter).

Wat betekent dit

Gratis e-mailservices zoals Gmail hebben al DMARC ingeschakeld. Bovendien implementeren steeds meer bedrijven DMARC geleidelijk. Als gevolg hiervan kunnen sommige e-mails van uw Easy Redmine Helpdesk op Cloud uw klanten niet bereiken.

Hoe het op Easy Cloud op te lossen

Er zijn snelle oplossingen en oplossingen op lange termijn.

Snelste - Helpdesk-instelling wijzigen

Ga naar Meer >> Helpdesk >> Helpdeskinstellingen en wijzig de mailafzender in "Standaard van mailmelding"

Ga vervolgens naar Beheer >> Instellingen >> E-mailmeldingen - Meldings-e-mailadres (VAN). Het adres moet in de vorm van @notifications.easysoftware.com zijn. Als u het meldingsadres al hebt gewijzigd naar een aangepast domein, ga dan verder met de volgende oplossing.

Eenvoudig en stabiel - configureer Sender Policy Framework (SPF)

De meest effectieve oplossing qua inspanning en beloning is toevoegen via SPF. We hebben het al beschreven in een vorig artikel.

Zoals in ons voorbeeld hierboven zou u aan uw SPF-record toevoegen:

include:spf.mailing.easy.cz

Dit stelt Easy Cloud SMTP praktisch in staat om uw domein als afzender van e-mails te plaatsen zonder als verdacht te worden beschouwd. Als gevolg hiervan zal DMARC van uw klant Julia (uit ons voorbeeld) de e-mail van Helpdesk (Marky) accepteren.

Ultieme oplossing - eigen SMTP

Als uw Cloud-toepassing uw eigen SMTP-server gebruikt, is er geen conflict in de toegestane domeinen. Wanneer u een set meerdere domeinen gebruikt, moet u ze allemaal toestaan.

Eigen SMTP op Easy Cloud is haalbaar, maar de meest gecompliceerde van de beschikbare oplossingen. Het kan enkele beperkingen veroorzaken, zoals automatische levering van applicatie-updates.

Hoe het op Server-oplossing op te lossen

Om dit artikel compleet te maken, vermelden we dat de oplossing op uw eigen server u al vereist om uw eigen SMTP te configureren. Daarom hebt u hoogstwaarschijnlijk dit probleem al vermeden. Voor het geval dat wilt u echter uw SPF-records verifiëren, dat al uw relevante domeinen zijn toegestaan.