Er du klar for desse 7 prosjektstyringstrendane i 2023?

1. Styring av fullstendig eksterne team

Å jobbe eksternt er ikke en ny trend, men det vil definitivt være med oss i 2023 - til og med store team bytter nylig til 100% eksternt. For ledelsen betyr det ekstra planlegging og å sørge for at alle er synkronisert.

Hvordan bli klar:

• Bruk verktøy som er laget for å holde teamene synkronisert. Verktøy som Easy Redmine - en toppnivåløsning for ekstern prosjektledelse.
• Lytt til teamets behov. Spør enkeltpersoner hvordan de foretrekker å jobbe, hva som fungerer for dem og hva som ikke gjør det.
• Stol på teamene dine, det vil motivere dem. Ikke vær en mikroleder.

Vil du lære mer om hvordan du opprettholder produktiviteten for eksterne arbeidere? Les mer her.

Vil du lære mer om hvordan du styrer teamet ditt eksternt? Les mer her.

2. Hybrid tilnærming til prosjektledelse

Vi skulle ønske det fantes en prosjektledelsesmetode som fungerte for alle prosjekter og team, men det er ikke tilfelle. I dag må prosjektledere være fleksible og i stand til å velge den beste metodikken. For å velge riktig må de vurdere mengden arbeid, egenskaper og ressurser, samtidig som de husker at det ikke er nødvendig å holde seg til bare én metode for prosjektledelse. Men så lenge tilnærmingen fungerer og gir deg de rette resultatene, spiller det ingen rolle hvilken du velger.

Hvordan bli klar:

• Vær analytisk. Er du sikker på at prosjektledelsesmetoden du bruker virkelig passer til prosjektet ditt?
• Lær om behovene til alle teammedlemmene og tilpass den smidige tilnærmingen din deretter.
• Vær fleksibel og dristig. Juster den smidige tilnærmingen din for å passe behovene til alle teammedlemmene.
• Få råd. Hvis du føler at du trenger hjelp, ikke vær sjenert og finn en erfaren mentor som vil hjelpe deg med tilpasningen.
• Del din smidige kunnskap med andre team, som Ops-teamene og andre, som kan lære og dra nytte av det.
• Tenk alltid på vellykket levering. Det er det viktigste målet, det spiller ingen rolle om du kommer dit ved å bruke smidig, ikke-smidig eller en kombinasjon av begge.

"I Easy Software kombinerer vi metoder, for eksempel i utviklingen av nettstedet vårt. Siden vi jobber med et eksternt programvarebyrå som jobber smidig og har egenskapene til et scrum-team, men også er begrenset av en månedlig budsjettramme og en SLA-kontrakt, har vi funnet en måte å jobbe med milepæler og en tidsplan, men likevel svare på en smidig måte. Vi setter opp en liste over forespørsler hver måned som har en estimert arbeidstid, og deretter justerer vi planen og prioriteringene basert på leveransene på den ukentlige gjennomgangen. Så til syvende og sist leverer vi de mest verdifulle forbedringene for den måneden samtidig som vi holder oss til ressursene."

Jan Pavera, Produktansvarlig, Easy Software

3. Avanserte prosjektstyringsløsninger

For å få et høytytende prosjekt trenger du effektive prosjektstyringsverktøy. De avanserte verktøyene vil hjelpe deg med å planlegge, time, kommunisere, og viktigst av alt, levere suksessfullt. Hvordan vil avanserte verktøy påvirke prosjektfasene dine?

Prosjektplanlegging – Bruker data fra tidligere prosjekter for å forbedre planleggingen.

Tidsplanlegging og tidsregistrering – Sporer tiden som brukes på oppgaver, og administrerer planlagte møter, frister, milepæler, og mer. 

Fremdriftssporing – Sporer fremdriften til prosjekter, og hjelper deg med å se om du trenger flere ressurser.

Kommunikasjon og samarbeid – Dette gjør det mulig å utveksle viktig informasjon med team, kunder og interessenter.

Budsjetter og frister – Gjør det enklere å levere innenfor det nødvendige budsjettet. 

Hvordan bli klar: 

• Få et enkelt verktøy som gir deg alt du trenger for prosjektstyring – fra effektiv prosjektplanlegging, tidsplanlegging og tidsregistrering til smidig samarbeid og fremdriftssporing. Easy Redmine tilbyr alt dette.
• Lær så mye som mulig om verktøyet ditt for å bruke det til fulle. Med Easy Redmine kan du lære alt du trenger å vite via vårt opplæringssenter.

4. Optimalisering og produktivitet

Tiden for mindre effektive team har kommet. Team som tidligere hadde 20 personer vil nå bare være team på 8. Derfor må prosjektledere lære å gå fra å koordinere store grupper til å håndtere mindre team og bruke tiden sin effektivt. Men ikke bekymre deg! Det betyr ikke at alle må jobbe mer, det handler om å få mest mulig ut av hver eneste trinn ved å bruke verktøy som hjelper deg med det.

Hvordan bli klar: 

• Fjern distraksjoner for teamet. Spør deg selv, er alle de planlagte møtene virkelig nødvendige? Hvis ja, tenk på å gjøre dem kortere og mer effektive slik at teamene kan fokusere på oppgavene sine.
• Tenk på teamdynamikken. Hvor godt jobber teammedlemmene sammen? Strebe etter et lite, høytytende team. 
• Jobb med smarte prosjektstyringsverktøy som vil hjelpe deg med å være mer effektiv.

"I Easy Software, for å forbedre effektiviteten til vanlige møter, holder vi workshops der hele teamet avklarer formålet med møtet, hva de ønsker å oppnå og hvordan de skal komme dit. For eksempel, reduserte vi sprintgjennomgangen fra over 45 minutter til 30 fordi vi kollektivt innså at vi bare samlet tilbakemeldinger her og at dette ikke var et sted der vi lette etter løsninger. Jeg anbefaler å gjøre denne møtegjennomgangen regelmessig i alle selskaper, for eksempel for å identifisere hvilke møter som ikke lenger gir verdi og bare tar tid, eller for å gjøre hvert teammedlem oppmerksom på hvorfor de bruker tid et sted."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI og automatisering

Prosesser i mange forskjellige bransjer er allerede automatisert – nå vil AI gradvis hjelpe prosjektledere også. Målet er å bruke disse teknologiene for å spare tid, være mer effektive og ta bedre beslutninger. Hva vil AI og automatisering hjelpe oss med?

Oppgaveautomatisering – Visse oppgaver som dataregistrering og analyse vil bli gjort av AI for å spare tid. 

Resursallokering – AI kan optimalisere ressursallokeringen for å hjelpe deg med å fullføre prosjekter effektivt og i tide.

Forutsigende analyse – AI vil analysere data og forutsi risikoene og utfordringene i prosjekter.

Beslutningsstøtte – Ved å analysere data og gi anbefalinger kan AI hjelpe prosjektledere med å ta beslutninger. 

Hvordan bli klar:

• Gjør teknologi en sjanse og vær ikke redd for å eksperimentere med den.
• Invester i å utvikle ferdigheter som AI mangler, som ledelse, emosjonell intelligens, personlig kommunikasjon (konfliktløsning, konsensusbygging og overtalelse) og kreativ problemløsning.
• Lær å bruke planleggings- eller datavisualiseringsautomatisering for å utføre kompliserte oppgaver.

6. Endringer i prosjektledelseskontoret

Ettersom verktøyene blir smartere og automatisering er i arbeid, kan prosjektledelseskontoret gjennomgå noen endringer. Mange organisasjoner adopterer nå smidige metoder og PMO-er må støtte og legge til rette for dem. Noen av spådommene nevner at PMO-en vil bevege seg bort fra å definere team og ressurser og må fokusere mer på strategisk planlegging.

Det virker som om de må begynne å fokusere mer på "hvordan"-spørsmålene, som for eksempel: hvordan optimalisere prosesser, hvordan lansere et nytt prosjekt i tide osv.

Hvordan bli klar:

• Spør deg selv hvordan du kan optimalisere teamets prosesser. Finn ut om organisasjonens svake områder og jobb med å forbedre dem.
• Hvorfor ikke være ett skritt foran og begynne å operere strategisk innenfor PMO allerede?

"Takk til den transparente sporingen av prosjekter, den faste strukturen og prosessene, og den enhetlige rapporteringen direkte i Easy Project, bruker vi ikke tid på prosjektkontormøter med unødvendige og lange statusoppdateringer og vi kan bruke den sparte tiden hovedsakelig på prosjekter som ikke går etter planen. Vi kan se på dem strategisk og optimalisere fremdriften slik at vi kan håndtere dem på en vellykket måte. Og på prosjekter som går etter planen, feirer vi enda mer når de er ferdige."

Jan Řeřicha, leder for PMO, Easy Software

7. Vektlegging av myke ferdigheter og EQ

Ettersom AI og automatisering nå tar seg av den "tekniske" delen, vil prosjektledere med emosjonell intelligens bli verdsatt mer enn noensinne. Konfliktløsning, påvirkning av teammedlemmer, effektiv kommunikasjon, ledelse og koordinering med interessenter – det er mange ting AI ikke kan gjøre, og dette vil være svært viktig i de kommende årene. Derfor er det viktig å jobbe med og utvikle dine myke ferdigheter.

Hvordan bli klar:

• Sett alltid av tid til å investere i relasjoner. La teamet ditt vite at du verdsetter deres arbeid og meninger. 
• Vær observant, lytt til andre, og hvis du ser at det er en konflikt, snakk om det i stedet for å overse det.
• Jobb med kommunikasjons- og empatiferdigheter.

Konklusjon

Som du kan se, gjør teknologiene mange endringer i prosjektledelse. Tradisjonelle tilnærminger er ikke lenger de mest effektive, og automatisering blir en daglig del av arbeidsdagen vår. Hvis vi streber etter suksess, må vi først tilpasse oss – ved å lese dette, er du allerede på rett vei!