Sind Sie bereit für diese 7 Projektmanagement-Trends des Jahres 2023?

1. Das Managen vollständig remote arbeitender Teams

Remote-Arbeiten ist kein neuer Trend, aber es wird uns sicher auch im Jahr 2023 begleiten – selbst große Teams stellen in letzter Zeit auf 100 % Remote-Arbeit um. Für das Management bedeutet das zusätzliche Planung und die Sicherstellung, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

So können Sie sich darauf vorbereiten:

• Nutzen Sie Werkzeuge, die für die Abstimmung zwischen den Teams entwickelt wurden. Werkzeuge wie Easy Redmine – eine erstklassige Lösung für Remote-PM. 
• Achten Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Teams. Fragen Sie die einzelnen Mitarbeiter*innen, wie sie am liebsten arbeiten, was ihnen nützt und was nicht.
• Vertrauen Sie Ihren Teams, das wird sie motivieren.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr Team aus der Ferne managen können? Lesen Sie hier mehr.

2. Hybrider Ansatz für das Projektmanagement

Wir wünschten, es gäbe einen allgemeingültigen Projektmanagement-Ansatz für alle Projekte und Teams, aber das ist leider nicht der Fall. Heutzutage müssen Projektmanager*innen flexibel sein und die beste Methode wählen können. Bei der Auswahl der richtigen Methode müssen sie den Umfang der Arbeit, die Merkmale und die Ressourcen berücksichtigen. Sie müssen sich aber nicht auf eine einzige Projektmanagementmethode festlegen. Solange der Ansatz funktioniert und die richtigen Ergebnisse liefert, spielt es keine Rolle, welche Methode Sie wählen.

So können Sie sich darauf vorbereiten:

• Gehen Sie analytisch vor. Passt die angewandte Projektmanagement-Methode wirklich zu Ihrem Projekt?  
• Informieren Sie sich über die Bedürfnisse aller Teammitglieder und passen Sie Ihren agilen Ansatz entsprechend an.
• Seien Sie flexibel und mutig. Passen Sie Ihren agilen Ansatz an die Bedürfnisse aller Teammitglieder an.
• Holen Sie sich Rat. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Hilfe brauchen, sollten Sie nicht davor zurückschrecken und sich Hilfe von jemandem mit Erfahrung holen, der Ihnen bei der Anpassung hilft.
• Geben Sie Ihr agiles Wissen an andere Teams weiter, z. B. an die Ops-Teams und andere, die davon lernen und profitieren können.
• Denken Sie immer an die erfolgreiche Bereitstellung. Das ist das Hauptziel und es spielt keine Rolle, ob Sie es mit agilen oder nicht-agilen Methoden oder einer Kombination daraus erreichen.

"Bei Easy Software kombinieren wir Methoden, etwa bei der Entwicklung unserer Website. Wir arbeiten mit einer externen Software-Agentur zusammen, die agil arbeitet und die Merkmale eines Scrum-Teams aufweist, aber auch an ein monatliches Budget und einen SLA-Vertrag gebunden ist. Deshalb mussten wir einen Weg finden, mit Meilensteinen und einem Zeitplan zu arbeiten, aber trotzdem agil zu reagieren. Wir erstellen jeden Monat eine Anfragenliste mit einer Schätzung der Arbeitsstunden, und bei der wöchentlichen Überprüfung passen wir den Plan und die Prioritäten auf der Grundlage der Ergebnisse an. Auf diese Weise können wir die wertvollsten Verbesserungen für den jeweiligen Monat unter Berücksichtigung der Ressourcen erzielen."

Jan Pavera, Produktinhaber, Easy Software

3. Fortgeschrittene Projektmanagement-Lösungen

Um ein leistungsfähiges Projekt zu haben, braucht man effektive Projektmanagement-Werkzeuge. Die fortschrittlichen Werkzeuge helfen bei der Planung, Terminierung, Kommunikation und vor allem bei der erfolgreichen Umsetzung. Aber wie genau wirken sich fortschrittliche Werkzeuge auf die Projektphasen aus?

Projektplanung – Es werden Daten aus früheren Projekten verwendet, um die Planung zu verbessern.

Terminierung und Zeiterfassung – Der Zeitaufwand für die Aufgaben wird verfolgt und geplante Meetings, Fristen, Meilensteine und vieles mehr werden gemanagt.

Fortschrittsverfolgung – Der Projektfortschritt wird verfolgt, und es lässt sich feststellen, ob mehr Ressourcen benötigt werden.

Kommunikation und Zusammenarbeit – Ermöglicht den Austausch wichtiger Informationen mit Teams, Kund*innen und Beteiligten.

Budgets und Fristen – Erleichtert die Einhaltung des vorgegebenen Budgets.

So können Sie sich darauf vorbereiten:

• Nutzen Sie ein einziges Werkzeug, das Ihnen alles Nötige für Ihr Projektmanagement bietet – von effizienter Projektplanung, Terminplanung und Zeiterfassung bis hin zu reibungsloser Zusammenarbeit und Fortschrittskontrolle. Easy Redmine bietet das alles.
• Lernen Sie so viel wie möglich über Ihr Werkzeug, um es optimal nutzen zu können. Mit Easy Redmine können Sie in unserem Schulungszentrum alles Wissenswerte lernen.

4. Optimierung und Produktivität

Jetzt sind kleine, effektive Teams gefragt. Teams, die früher aus 20 Personen bestanden, werden jetzt nur noch aus 8 Personen bestehen. Die Projektmanager*innen müssen also lernen, von der Koordinierung großer Gruppen auf die Leitung kleinerer Teams überzugehen und ihre Zeit effizient zu nutzen. Aber keine Sorge! Es geht nicht darum, dass jetzt alle mehr arbeiten müssen, sondern darum, das Beste aus jedem einzelnen Schritt zu machen und dabei Werkzeuge zu verwenden, die Sie unterstützen.

So können Sie sich darauf vorbereiten:

• Beseitigen Sie Ablenkungen im Team. Fragen Sie sich, ob alle geplanten Meetings wirklich notwendig sind. Wenn ja, sollten Sie sie kürzer und effizienter gestalten, damit sich die Teams auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
• Denken Sie über die Teamdynamik nach. Wie gut arbeiten Ihre Teammitglieder zusammen? Streben Sie ein kleines, leistungsfähiges Team an. 
• Nutzen Sie intelligente Projektmanagement-Werkzeuge, die Ihnen mehr Effizienz verschaffen.

"Um die Effektivität regelmäßiger Meetings zu verbessern, halten wir bei Easy Software Workshops ab, in denen das gesamte Team den Zweck des Meetings, die Ziele und den Weg dorthin klärt. So konnten wir beispielsweise das Sprint-Meeting von über 45 Minuten auf 30 Minuten kürzen. Wir haben gemeinsam erkannt, dass wir in diesem Meeting nur Feedback einholen und nicht nach Lösungen suchen. Ich würde jedem Unternehmen empfehlen, diese Meetingüberprüfung regelmäßig durchzuführen. So kann beispielsweise festgestellt werden, welche Meetings nicht mehr sinnvoll sind und nur noch Zeit kosten, oder es kann den einzelnen Teammitgliedern vermittelt werden, warum sie irgendwo Zeit verbringen."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. Künstliche Intelligenz und Automatisierung

In vielen verschiedenen Branchen sind Prozesse bereits automatisiert und langsam, aber sicher wird nun auch die KI die Projektmanager*innen unterstützen. Das Ziel der Nutzung dieser Technologien soll sein, Zeit zu sparen, effizienter zu werden und bessere Entscheidungen zu treffen. Wobei werden uns KI und Automatisierung unterstützen?

Automatisierung von Aufgaben – Bestimmte Aufgaben wie Dateneingabe und -analyse werden von der KI übernommen, um Zeit zu sparen.

Ressourcenzuweisung – KI kann die Ressourcenzuweisung optimieren, damit Projekte effektiv und fristgerecht abgeschlossen werden können.

Vorausschauende Analytik – KI analysiert Daten und sagt Risiken und Herausforderungen von Projekten voraus.

Unterstützung bei der Entscheidungsfindung – Durch die Analyse von Daten und die Abgabe von Empfehlungen kann die KI Projektmanager*innen helfen, Entscheidungen zu treffen.

So können Sie sich darauf vorbereiten:

• Geben Sie der Technologie eine Chance und scheuen Sie sich nicht davor, mit ihr zu experimentieren.
• Investieren Sie in die Entwicklung von Fähigkeiten, die der KI fehlen, z. B. Führungsqualitäten, emotionale Intelligenz, persönliche Kommunikation (Konfliktlösung, Konsensbildung und Überzeugungsarbeit) und kreative Problemlösung.
• Lernen Sie, komplizierte Aufgaben mit Hilfe automatisierter Zeitplanung oder Datenvisualisierung zu erledigen.

6. Veränderungen im Projektmanagement-Office

Da die Werkzeuge immer intelligenter werden und die Automatisierung immer weiter voranschreitet, wird sich das Projektmanagement-Office wohl verändern. Viele Unternehmen setzen jetzt auf agile Methoden, und die PMOs müssen diese unterstützen und fördern. In einigen Vorhersagen wird angeführt, dass sich das PMO von der Aufstellung von Teams und Ressourcen abwenden und sich mehr auf die strategische Planung konzentrieren muss. 

Sie müssen sich offenbar immer mehr auf die „Wie“-Fragen konzentrieren, z. B. wie man Prozesse optimiert, wie man ein neues Projekt rechtzeitig startet usw. 

So können Sie sich darauf vorbereiten:

• ragen Sie sich, wie Sie die Abläufe in Ihrem Team optimieren können. Lernen Sie die Schwachstellen Ihres Unternehmens kennen und arbeiten Sie an deren Verbesserung.
• Warum nicht einen Schritt voraus sein und schon jetzt im PMO strategisch arbeiten?

"Dank der transparenten Verfolgung von Projekten, der festgelegten Struktur und Prozesse und der einheitlichen Berichterstattung direkt in Easy Redmine verschwenden wir keine Zeit in Project Office Meetings mit unnötigen und langwierigen Status-Updates. Stattdessen nutzen wir die gesparte Zeit hauptsächlich für Projekte, die nicht nach Plan laufen. Wir können sie strategisch betrachten und ihren Fortschritt optimieren, sodass wir sie erfolgreich managen können. Und bei nach Plan verlaufenden Projekten können wir uns umso mehr über ihren Abschluss freuen."

Jan Řeřicha, Leiter des PMO, Easy Software

7. Schwerpunkt auf Soft Skills und EQ

Da KI und Automatisierung jetzt die „technische“ Seite übernehmen, werden emotional intelligente Projektmanager* innen mehr denn je geschätzt werden. Konfliktlösung, Beeinflussung von Teammitgliedern, effektive Kommunikation, Führung und Abstimmungsprozesse mit Beteiligten – es gibt vieles, was die KI nicht leisten kann und was in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen wird. Deshalb ist es wichtig, dass Sie an Ihren Soft Skills arbeiten und sie weiterentwickeln.

So können Sie sich darauf vorbereiten: 

• Nehmen Sie sich immer Zeit, um in Beziehungen zu investieren. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Sie seine Arbeit und seine Meinung schätzen. 
• Seien Sie aufmerksam, hören Sie anderen zu, und wenn Sie einen Konflikt sehen, sprechen Sie ihn an, anstatt ihn zu übergehen.
• Arbeiten Sie an Ihrer Kommunikationsfähigkeit und Ihrem Einfühlungsvermögen.

Fazit

Wie Sie sehen, verändern die Technologien das Projektmanagement in vielerlei Hinsicht. Traditionelle Ansätze sind nicht mehr die effektivsten, und die Automatisierung wird zu einem täglichen Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Um erfolgreich zu sein, müssen wir uns erst anpassen – wenn Sie diese Zeilen lesen, sind Sie bereits auf einem guten Weg!