Är du redo för dessa 7 projektledningstrender 2023?

1. Hantera helt fjärrteam

Att arbeta på distans är inte en ny trend, men det kommer säkert vara med oss under år 2023 - även stora team övergår nyligen till 100% fjärrarbete. För ledningen innebär det ytterligare planering och att se till att alla är synkroniserade.

Hur man förbereder sig:

• Använd verktyg som är skapade för att hålla team synkroniserade. Verktyg som Easy Redmine - en toppnivå-lösning för fjärr-PM.
• Lyssna på ditt teams behov. Fråga individer hur de föredrar att arbeta, vad som fungerar för dem och vad som inte gör det.
• Lita på ditt team, det kommer att motivera dem. Var inte en mikrochef.

Vill du lära dig mer om hur du upprätthåller produktivitet för fjärrarbetare? Läs mer här.

Vill du lära dig mer om hur du hanterar ditt team på distans? Läs mer här.

2. Hybridtillvägagångssätt för projektledning

Vi önskar att det fanns en projektledningsmetod som fungerar för alla projekt och team, men så är inte fallet. Numera behöver projektledare vara flexibla och kunna välja den bästa metoden. För att välja rätt behöver de ta hänsyn till arbetsmängden, egenskaper och resurser, samtidigt som de kommer ihåg att det inte finns något behov av att hålla fast vid bara en metod för projektledning. Men så länge tillvägagångssättet fungerar och ger dig rätt resultat, spelar det ingen roll vilket du väljer.

Hur man förbereder sig:

• Var analytisk. Är du säker på att projektledningsmetoden som används verkligen passar ditt projekt?
• Lär dig om behoven hos alla teammedlemmar och anpassa ditt agila tillvägagångssätt därefter.
• Var flexibel och modig. Justera ditt agila tillvägagångssätt för att passa behoven hos alla teammedlemmar.
• Få råd. Om du känner att du behöver hjälp, var inte blyg och hitta en erfaren mentor som kan hjälpa dig med anpassningen.
• Delge din agila kunskap till andra team, som till exempel Ops-team och andra, som kan lära sig och dra nytta av det.
• Tänk alltid på framgångsrik leverans. Det är det främsta målet, det spelar ingen roll om du når dit genom att använda agilt, icke-agilt eller en kombination av båda.

"I Easy Software kombinerar vi metoder, till exempel i utvecklingen av vår webbplats. Eftersom vi samarbetar med ett externt programvaruföretag som arbetar agilt och har egenskaperna hos ett scrum-team, men också begränsas av en månatlig budget och SLA-avtal, har vi hittat ett sätt att arbeta med milstolpar och en tidplan, men fortfarande svara på ett agilt sätt. Vi sätter upp en lista över begäranden varje månad som har en uppskattning av arbetstimmar, och sedan vid den veckovisa översynen justerar vi planen och prioriteringarna baserat på leveranserna. Så slutligen levererar vi de mest värdefulla förbättringarna för den månaden samtidigt som vi håller oss till resurserna."

Jan Pavera, Produktägare, Easy Software

3. Avancerade projektledningslösningar

För att få ett högpresterande projekt behöver du effektiva verktyg för projektledning. De avancerade verktygen kommer att hjälpa dig att planera, schemalägga, kommunicera och framför allt lyckas leverera. Hur kommer avancerade verktyg att påverka dina projektstadier?

Projektplanering – Använder data från tidigare projekt för att förbättra planeringen.

Schemaläggning och tidsuppföljning – Spårar tid som spenderas på uppgifter och hanterar schemalagda möten, deadlines, milstolpar och mer.

Uppföljning av framsteg – Spårar framstegen i projekt och hjälper dig att se om du behöver fler resurser.

Kommunikation och samarbete – Detta gör det möjligt för dig att utbyta viktig information med team, kunder och intressenter.

Budgetar och deadlines – Gör det enklare att leverera inom den angivna budgeten.

Hur du förbereder dig:

• Skaffa ett enda verktyg som ger dig allt du behöver för din projektledning - från effektiv projektplanering, schemaläggning och tidsuppföljning till smidigt samarbete och uppföljning av framsteg. Easy Redmine erbjuder allt detta.
• Lär dig så mycket som möjligt om ditt verktyg för att kunna använda det till fullo. Med Easy Redmine kan du lära dig allt som finns att veta via vårt utbildningscenter.

4. Optimering och produktivitet

Tiden för mindre effektiva team har kommit. Team som tidigare bestod av 20 personer kommer nu att vara team med bara 8. Därför behöver projektledare lära sig att gå från att samordna stora grupper till att hantera mindre team och använda sin tid effektivt. Men oroa dig inte! Det betyder inte att alla kommer att arbeta mer, det handlar om att göra det mesta av varje steg med hjälp av verktyg som hjälper dig att göra det.

Hur du förbereder dig:

• Bli av med distraktioner i teamet. Fråga dig själv, behövs verkligen alla planerade möten? Om så är fallet, tänk på att göra dem kortare och mer effektiva så att teamen kan fokusera på sina uppgifter.
• Tänk på teamdynamiken. Hur bra fungerar dina teammedlemmar tillsammans? Sträva efter ett litet, högpresterande team.
• Arbeta med smarta projektledningsverktyg som hjälper dig att vara mer effektiv.

"På Easy Software håller vi workshops för att förbättra effektiviteten i regelbundna möten, där hela teamet klargör syftet med mötet, vad de vill få ut av det och hur de ska nå dit. Till exempel minskade vi längden på sprintgenomgången från över 45 minuter till 30 eftersom vi gemensamt insåg att vi bara samlade in feedback här och att detta inte var en plats där vi letade efter lösningar. Jag rekommenderar att man regelbundet gör denna mötesgenomgång i varje företag, till exempel för att identifiera vilka möten som inte längre ger värde och bara tar tid, eller för att göra varje teammedlem medveten om varför de spenderar tid någonstans."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI och Automation

Processer inom många olika branscher är redan automatiserade - nu kommer AI sakta men säkert att hjälpa projektledare också. Målet är att använda dessa teknologier för att spara tid, vara mer effektiva och fatta bättre beslut. Vad kommer AI och automation att hjälpa oss med?

Automatisering av uppgifter - Vissa uppgifter som dataregistrering och analys kommer att utföras av AI för att spara tid. 

Resursallokering - AI kan optimera fördelningen av resurser för att hjälpa dig att slutföra projekt effektivt och i tid.

Prediktiv analys - AI kommer att analysera data och förutsäga risker och utmaningar i projekt.

Stöd för beslutsfattande - Genom att analysera data och ge rekommendationer kan AI hjälpa projektledare att fatta beslut. 

Hur du förbereder dig: 

• Ge tekniken en chans och var inte rädd för att experimentera med den.
• Investera i att utveckla färdigheter som AI saknar, som ledarskap, emotionell intelligens, personlig kommunikation (konfliktlösning, konsensusbyggande och övertalning) och kreativ problemlösning.
• Lär dig att använda schemaläggning eller automatisering av datavisualisering för att utföra komplicerade uppgifter.

6. Förändringar i Projektledningskontoret

Eftersom verktyg blir smartare och automatisering är på gång, kan Projektledningskontoret genomgå vissa förändringar. Många organisationer antar nu agila metoder och PMO:er måste stödja och underlätta dem. Vissa av förutsägelserna nämner att PMO kommer att fokusera mindre på att definiera team och resurser och istället behöva fokusera mer på strategisk planering.

Det verkar som att de kommer att behöva börja fokusera mer på "hur"-frågorna, som till exempel: hur man optimerar processer, hur man lanserar ett nytt projekt i tid osv.

Hur du förbereder dig: 

• Fundera på hur du kan optimera ditt teams processer. Lär dig om ditt organisations svaga områden och arbeta för att förbättra dem.
• Varför inte vara ett steg före och börja arbeta strategiskt inom PMO redan nu?

"Tack vare den transparenta uppföljningen av projekt, den strukturerade strukturen och processerna samt den enhetliga rapporteringen direkt i Easy Project, slösar vi inte tid på möten i Projektledningskontoret med onödiga och långa statusuppdateringar och vi kan använda den sparade tiden främst på projekt som inte går enligt plan. Vi kan titta på dem strategiskt och optimera deras framsteg så att vi framgångsrikt kan hantera dem. Och på projekt som går enligt plan firar vi ännu mer när de är klara."

Jan Řeřicha, Chef för PMO, Easy Software

7. Fokus på mjuka färdigheter och EQ

Eftersom AI och automatisering nu tar hand om den "tekniska" biten, kommer projektledare med emotionell intelligens att vara mer värdefulla än någonsin. Konfliktlösning, påverkan av teammedlemmar, effektiv kommunikation, ledarskap och samordning med intressenter - det finns många saker som AI inte kan göra och dessa kommer att vara mycket viktiga de kommande åren. Därför är det viktigt att arbeta med och utveckla dina mjuka färdigheter.

Hur du förbereder dig: 

• Ta alltid dig tid att investera i relationer. Låt ditt team veta att du värdesätter deras arbete och deras åsikter. 
• Var uppmärksam, lyssna på andra och om du ser att det finns en konflikt, prata om det istället för att bortse från det.
• Arbeta med din kommunikation och empatiförmåga.

Slutsats

Som du kan se gör teknologi många förändringar inom projektledning. Traditionella tillvägagångssätt är inte längre de mest effektiva och automatisering blir en daglig del av vårt arbete. Om vi strävar efter framgång måste vi först anpassa oss - genom att läsa detta är du redan på rätt väg!