Sei pronto per queste 7 tendenze di project management del 2023?

1. Gestione di team completamente remoti

Lavorare da remoto non è una nuova tendenza, ma sicuramente rimarrà con noi fino al 2023 - anche i grandi team stanno passando al 100% remoto. Per la gestione, ciò significa pianificazione aggiuntiva e assicurarsi che tutti siano sincronizzati.

Come prepararsi:

• Usare strumenti creati per mantenere i team sincronizzati. Strumenti come Easy Redmine - una soluzione di alto livello per il PM remoto.
• Ascoltare le esigenze del proprio team. Chiedere a ciascun individuo come preferisce lavorare, cosa funziona per lui e cosa no.
• Confidare nei propri team, li motiverà. Non essere un micro-manager.

Vuoi saperne di più su come mantenere la produttività per i lavoratori remoti? Leggi di più qui.

Vuoi saperne di più su come gestire il tuo team in remoto? Leggi di più qui.

2. Approccio ibrido alla gestione dei progetti

Vorremmo che ci fosse un approccio di gestione dei progetti che funzionasse per tutti i progetti e i team, ma non è così. Oggi, i project manager devono essere flessibili e in grado di scegliere la migliore metodologia. Per selezionare quella giusta, dovranno considerare la quantità di lavoro, le caratteristiche e le risorse, tenendo presente che non c'è bisogno di attenersi a una sola metodologia di gestione dei progetti. Ma finché l'approccio funziona e dà i risultati giusti, non importa quale si scelga.

Come prepararsi:

• Sii analitico. Sei sicuro che la metodologia di gestione dei progetti in uso sia davvero adatta al tuo progetto?
• Conosci le esigenze di tutti i membri del team e adatta il tuo approccio agile di conseguenza.
• Sii flessibile e audace. Adatta il tuo approccio agile alle esigenze di tutti i membri del team.
• Chiedi consiglio. Se senti di aver bisogno di aiuto, non essere timido e trova un mentore esperto che ti aiuterà con la personalizzazione.
• Trasmetti le tue conoscenze agile ad altri team, come i team Ops e altri, che possono imparare e trarne beneficio.
• Pensa sempre alla consegna di successo. Questo è l'obiettivo principale, non importa se ci arrivi usando l'agile, il non-agile o una combinazione di entrambi.

"In Easy Software, combiamo i metodi, ad esempio, nello sviluppo del nostro sito web. Poiché lavoriamo con un'agenzia di software esterna che lavora in modo agile e ha le caratteristiche di un team scrum, ma è anche vincolata da un budget mensile e da un contratto SLA, abbiamo trovato un modo per lavorare con milestone e un programma, ma rispondiamo comunque in modo agile. Stabiliamo una lista di richieste ogni mese che hanno una stima delle ore di lavoro, e poi nella revisione settimanale, adattiamo il piano e le priorità in base ai deliverable. Quindi alla fine consegniamo le migliorie più preziose per quel mese, mantenendoci nei limiti delle risorse."

Jan Pavera, Product Owner, Easy Software

3. Soluzioni avanzate di gestione progetti

Per ottenere un progetto ad alte prestazioni, hai bisogno di strumenti di gestione progetti efficaci. Gli strumenti avanzati ti aiuteranno a pianificare, programmare, comunicare, e soprattutto, consegnare con successo. Come influenzeranno esattamente gli strumenti avanzati le fasi del tuo progetto?

Pianificazione del progetto - Utilizza i dati dei progetti passati per migliorare la pianificazione.

Pianificazione e monitoraggio del tempo - Monitora il tempo impiegato per le attività e gestisce riunioni programmate, scadenze, milestone e altro ancora.

Monitoraggio del progresso - Monitora il progresso dei progetti e ti aiuta a capire se hai bisogno di più risorse.

Comunicazione e collaborazione - Questo ti consente di scambiare informazioni cruciali con team, clienti e stakeholder.

Budget e scadenze - Rende più facile consegnare entro il budget richiesto.

Come prepararsi:

• Ottieni uno strumento unico che ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per la gestione del tuo progetto - dalla pianificazione efficiente del progetto, alla pianificazione, al monitoraggio del tempo, alla collaborazione fluida e al monitoraggio del progresso. Easy Redmine offre tutto questo.
• Impara il più possibile sul tuo strumento per utilizzarlo al massimo delle sue potenzialità. Con Easy Redmine puoi imparare tutto ciò che c'è da sapere tramite il nostro Centro di formazione.

4. Ottimizzazione e produttività

È arrivato il momento dei team più piccoli ed efficaci. I team che avevano 20 persone saranno ora solo team di 8. E quindi, i project manager devono imparare a passare dal coordinamento di grandi gruppi alla gestione di team più piccoli e a utilizzare il loro tempo in modo efficiente. Ma non preoccuparti! Non dovrebbe significare che tutti lavoreranno di più, si tratta di sfruttare al massimo ogni singolo passo utilizzando strumenti che ti aiutano a farlo.

Come prepararsi:

• Sbarazzati delle distrazioni del team. Chiediti se tutte le riunioni programmate sono davvero necessarie. In caso contrario, pensa di renderle più brevi ed efficienti in modo che i team possano concentrarsi sulle loro attività.
• Pensa alla dinamica del team. Quanto bene lavorano insieme i membri del tuo team? Cerca un team piccolo e ad alte prestazioni.
• Lavora con strumenti intelligenti di gestione progetti che ti aiuteranno ad essere più efficiente.

"Presso Easy Software, per migliorare l'efficacia delle riunioni regolari, teniamo workshop in cui l'intero team chiarisce lo scopo della riunione, ciò che vogliono ottenere e come arrivarci. Ad esempio, abbiamo ridotto la revisione sprint da oltre 45 minuti a 30 perché abbiamo capito collettivamente che stavamo solo raccogliendo feedback qui e che questo non era uno spazio in cui cercavamo soluzioni. Raccomando di fare questa revisione delle riunioni regolarmente in ogni azienda, per esempio, identificare quali riunioni non offrono più valore e stanno solo prendendo tempo, o per far capire a ciascun membro del team perché sta spendendo tempo in un determinato luogo."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI e Automazione

I processi di molte industrie sono già automatizzati - ora l'AI sta lentamente ma sicuramente aiutando anche i project manager. L'obiettivo è utilizzare queste tecnologie per risparmiare tempo, essere più efficienti e prendere decisioni migliori. In cosa ci aiuteranno l'AI e l'automazione?

Automazione delle attività - alcune attività come l'inserimento e l'analisi dei dati saranno svolte dall'AI per risparmiare tempo. 

Assegnazione delle risorse - l'AI può ottimizzare l'assegnazione delle risorse per aiutarti a completare i progetti in modo efficace e puntuale.

Analisi predittiva - l'AI analizzerà i dati e prevederà i rischi e le sfide dei progetti.

Supporto alle decisioni - analizzando i dati e fornendo raccomandazioni, l'AI può aiutare i project manager a prendere decisioni. 

Come prepararsi: 

• Dai una possibilità alla tecnologia e non avere paura di sperimentare con essa.
• Investi nello sviluppo di competenze che mancano all'AI, come leadership, intelligenza emotiva, comunicazione personale (risoluzione dei conflitti, costruzione del consenso e persuasione) e risoluzione creativa dei problemi.
• Impara ad utilizzare l'automazione della pianificazione o della visualizzazione dei dati per svolgere compiti complicati.

6. Cambiamenti nell'Ufficio di Gestione dei Progetti

Con strumenti sempre più intelligenti e l'automazione al lavoro, l'Ufficio di Gestione dei Progetti potrebbe subire alcuni cambiamenti. Molte organizzazioni stanno adottando metodi agili e gli Uffici di Gestione dei Progetti devono supportarli e facilitarli. Alcune previsioni indicano che l'Ufficio di Gestione dei Progetti si sposterà dalla definizione di team e risorse e dovrà concentrarsi su una pianificazione più strategica.

Sembra che dovranno cominciare a concentrarsi di più sulle domande "come", come: come ottimizzare i processi, come lanciare un nuovo progetto in tempo ecc.

Come prepararsi: 

• Chiediti come puoi ottimizzare i processi del tuo team. Scopri le aree deboli dell'organizzazione e lavora per migliorarle.
• Perché non essere un passo avanti e cominciare già a operare strategicamente all'interno dell'Ufficio di Gestione dei Progetti?

"Grazie al tracciamento trasparente dei progetti, alla struttura e ai processi stabiliti e alla segnalazione unificata direttamente in Easy Project, non sprechiamo tempo in riunioni dell'Ufficio di Gestione dei Progetti con aggiornamenti di stato inutili e lunghi e possiamo dedicare il tempo risparmiato principalmente a progetti che non procedono secondo i piani. Possiamo guardarli strategicamente e ottimizzare il loro progresso in modo da gestirli con successo. E sui progetti che procedono secondo i piani, festeggiamo ancora di più per il loro completamento".

Jan Řeřicha, Responsabile dell'Ufficio di Gestione dei Progetti, Easy Software

7. Enfasi sulle Competenze Soft e sull'EQ

Con l'AI e l'automazione che si occupano ora della parte "tecnica", i project manager emotivamente intelligenti saranno più valorizzati che mai. Risoluzione dei conflitti, influenza sui membri del team, comunicazione efficace, leadership e processi di coordinamento con gli stakeholder - ci sono molte cose che l'AI non può fare e queste saranno molto importanti nei prossimi anni. Ecco perché è importante lavorare e sviluppare le tue competenze soft.

Come prepararsi: 

• Fai sempre del tempo per investire nelle relazioni. Fai sapere al tuo team che apprezzi il loro lavoro e le loro opinioni. 
• Sii osservatore, ascolta gli altri e se vedi che c'è un conflitto, parla di esso invece di trascurarlo.
• Lavora sulle tue competenze di comunicazione ed empatia.

Conclusione

Come puoi vedere, le tecnologie stanno apportando molti cambiamenti alla gestione dei progetti. Gli approcci tradizionali non sono più i più efficaci e l'automazione sta diventando una parte quotidiana delle nostre giornate lavorative. Se vogliamo raggiungere il successo, dobbiamo prima adattarci - leggendo questo, sei già sulla buona strada!