Hvordan Growth Made Easy Software skaper et toppnivå Agile ressursstyringsverktøy

Kvifor vi trengte eit verktøy?

Før Agile Resource Management brukte vi ikkje noko verktøy for ressursstyring. Kvifor? For oss var det tradisjonelle ressursstyringssystemet for detaljert, sidan det arbeider med timar som ein måleining, og det er meint for detaljert styring av menneskelege ressursar.

Difor styrte kvar avdeling i selskapet vår arbeidsbelastning individuelt. Det fungerte då vi var 50 eller 60 personar, men så begynte vi å vekse. Antalet medlemmar i avdelingane auka, talet på eksterne medlemmar voks kvar dag, og vi innsåg at vi desperat trengte eit verktøy. Det var vår administrerande direktør, Filip Morávek, som identifiserte dette interne behovet og kom opp med ideen om eit Agile Resource Management-verktøy.

Forventningane var høge

Gjennom utviklinga av Agile Resource Management-verktøyet var Filip, vår administrerande direktør, i rolla som klient og jobba tett saman med utviklingsteamet og vår produktansvarlege, Jan Pavera. Vi visste nøyaktig kva vi ønska oss for dette verktøyet:

• Ressursstyring på globalt nivå
• Eit klart oversyn over ressursallokering på prosjekt
• Eit enkelt brett for alle prosjekt knytt til produktutvikling og produktlansering
• Skulle hovudsakleg brukast av prosjektleiarar og avdelingsleiarar som tildeler spesifikke oppgåver til teammedlemmar
• Visning for teammedlemmar
• Tilby veikart og porteføljeplanlegging for prosjektleiarar, porteføljeforvaltarar og prosjektkontor
• Moglegheit til å sjå at vi jobbar med ulike prosjekt samtidig (i motsetning til ressursstyring der ein berre kan sjå kva oppgåver dei jobbar med)

Klar til å møte krava

For å skape eit vellykka verktøy ikkje berre for våre interne Easy Software-team, men også for andre selskap, måtte vi oppfylle avgjerande krav:

• Enkelt og visuelt
• Utan hindringar eller krav om tillatelse
• Fokus på omfang og tid – du har definert tid og omfang, og du må gjere det beste du kan innanfor tidsramma
• Moglegheit til å legge til personar i eit prosjekt basert på ferdigheiter
• Moglegheit til å legge til personar i eit team eller i eit prosjekt basert på erfaringsnivå
• Ressursenheit ikkje berre som individ, men også som eit team, med visning av kven som er inkludert
• Tildele eit prosjekt til eit team
• Låne ein person frå mitt team til eit anna prosjekt, visualisere når ein person jobbar med to prosjekt samtidig
• Prioritering på prosjektkontor-, prosjektleiar- og porteføljeforvaltarnivå
• Visning av ferie og sjukedagar knytt til vår oppmøtepluggin
• Visualisering av sprintar

Vi klarte det, vi bruker det, og det kan du også!

Vi har skapt eit allsidig verktøy for ressursstyring. Vi bruker det kvar dag, og no er vi klare til å vise deg korleis det kan hjelpe bedrifta di best. Sjå opptaket av webinaret og få dei beste tipsa og triksa for dagleg bruk!

Sjå webinaret

Jan Pavera, Produktansvarleg

Gjennomføring, her kjem vi

1. Førebuing

Denne casestudien er annleis enn dei vanlege du kanskje kjenner til, sidan det handla ikkje berre om gjennomføring, men også om utvikling av nye funksjonar. Om du kjem frå eit programvareselskap, treng vi ikkje fortelje deg kor utfordrande dette kan vere.

Når det gjeld testing, pleier klientar vanlegvis å teste ein ny funksjon eller nye versjonar på ein testapplikasjon som køyrer parallelt med den vanlege applikasjonen deira. Vel, vi er litt annleis. Så, når vi hadde ein betaversjon klar, deployerte vi den med ein gong til vår interne Easy Redmine, kjent som "Esko". Dette skjedde i mai 2022, då prosjektkontoret og prosjektleiarane våre byrja å bruke det til dagleg arbeid. Testinga var i gang!

2. Innstillinger

I det første trinnet ble en detaljert struktur for prosjekter definert sammen med alle typer filtre, visninger og metrikker. Det var også avgjørende for oss å definere forskjellige typer team, noe som gjøres gjennom Administrasjon > Kategorier.

En av våre behov var å opprette team basert på teammedlemmers ferdigheter og ansiennitet. Så, først definerte vi ferdighetene i Administrasjon > Kategorier, der vi også definerte nivåer av ansiennitet, begge vises som ferdigheter på brukerprofilen. Takket være dette kunne vi raskt opprette team med personer med ulike ferdigheter og nivåer av ansiennitet.

Dette ble først gjort for vårt scrum-team, "Green team". Når vi var fornøyde med utrullingen, innstillingene og funksjonaliteten, ble det også introdusert for andre scrum-team. For øyeblikket bruker fire scrum-team, i tillegg til vår Product Owner og PMO, Agile Resource Management aktivt på daglig basis. Vårt markedsføringsteam har også sluttet seg til oss og bruker effektivt verktøyet vårt til å planlegge prosjekter.

Og resultatene?

Implementeringen av Agile Resource Management ga oss:

• Global oversikt over ressursallokering
• Tydelig oversikt over allokeringskonflikter og sammenstøt
• Mulighet til å opprette team basert på ferdigheter og ansiennitet
• Mulighet til å reagere raskt på manglende ressurser på grunn av ferie

Våre favorittfunksjoner i Agile Resource Management

1. Ferdighetsstyring – tildeling av teammedlemmer til et prosjekt basert på ferdigheter og ansiennitet
2. Opprettelse av team – teammedlemmer kan settes sammen i ett team der ulike ferdigheter og ansiennitet kombineres
3. Tildeling av prosjekter til team – tilordning av team til prosjekter
4. Oversikt over konflikter og parallelt arbeid – alle ser enkelt konflikter og sammenstøt
5. Hendelser – du vil alltid se de viktigste hendelsene, globale for alle porteføljer eller per prosjekt