Jak software Growth Made Easy vytvořil nástroj na řízení zdrojů na úrovni Agile.

Proč jsme potřebovali nástroj?

Před zavedením Agile Resource Management jsme nevyužívali žádný nástroj pro řízení zdrojů. Proč? Pro nás byl tradiční systém řízení zdrojů příliš podrobný, pracoval s hodinami jako měřicí jednotkou a byl určen pro podrobné řízení lidských zdrojů.

V naší společnosti tak každý tým řídil své zatížení samostatně. To fungovalo, když nás bylo 50 nebo 60, ale pak jsme začali růst. Počet členů týmu se zvyšoval, počet externích členů rostl každý den a uvědomili jsme si, že jsme bez nástroje zoufale potřebovali. Byl to náš CEO Filip Morávek, kdo identifikoval tuto interní potřebu a přišel s nápadem na nástroj Agile Resource Management.

Očekávání byla vysoká

Při vývoji nástroje Agile Resource Management byl Filip, náš CEO, v roli klienta a úzce spolupracoval s vývojovým týmem a naším Product Ownerem Janem Paverou. Věděli jsme přesně, co chceme od tohoto nástroje:

• Řízení zdrojů na globální úrovni
• Křišťálově čistý přehled o přidělení zdrojů na projekty
• Jedna jediná deska pro všechny projekty související s vývojem produktu a jeho uvedením na trh
• Používání hlavně PMs a vedoucími týmů, kteří přidělují konkrétní úkoly členům týmu
• Pohled člena týmu
• Nabídnout plánování Road mapy a portfolia pro PMs, PPMs a PMO
• Být schopen vidět, na jakých různých projektech pracujeme současně (na rozdíl od RM, kde můžete vidět pouze na jakých úkolech pracují)

Připraveni splnit požadavky

Abychom vytvořili úspěšný nástroj nejen pro interní týmy společnosti Easy Software, ale i pro jakoukoli jinou společnost, museli jsme splnit klíčové požadavky:

• Jednoduchý a vizuální
• Bez překážek nebo požadavků na oprávnění
• Zaměření na rozsah a čas - máte definovaný časový rámec a rozsah a musíte udělat maximum, co můžete
• Schopnost přidávat lidi do projektu na základě dovedností
• Schopnost přidávat lidi do týmu nebo do projektu na základě úrovně zkušeností
• Jednotka zdrojů nejen jako jednotlivec, ale také jako tým, pohled na tým ukazující, kdo je zahrnut
• Přidělení projektu týmu
• Půjčení osoby z mého týmu do jiného projektu, vizualizace, když jedna osoba pracuje na dvou projektech současně
• Prioritizace na úrovních PMO, PM a PPM
• Zobrazování dovolené a nemocenských dnů spojených s naším pluginem pro docházku
• Vizualizace sprintu

Podívejte se, co jsme dokázali, používáme to a vy také můžete!

Vytvořili jsme všestranný nástroj pro řízení zdrojů. Používáme ho každý den a nyní jsme připraveni ukázat vám, jak vám může nejlépe pomoci s vaším podnikáním. Sledujte záznam webináře a získejte všechny nejlepší tipy a triky pro každodenní použití!

Sledovat webinář

Jan Pavera, Product Owner

Implementace, jdeme na to

1. Příprava

Tato studie případu se liší od běžných, které znáte, protože se nejednalo pouze o implementaci, ale také o vývoj nových funkcí. Pokud pocházíte z softwarové společnosti, nemusíme vám říkat, jak náročné to může být.

Pokud jde o testování, klienti obvykle testují novou funkci nebo nové verze na testovací aplikaci, která běží paralelně s jejich běžnou aplikací. No, my jsme trochu jiní. A tak, jakmile jsme měli beta verzi připravenou, okamžitě jsme ji nasadili do našeho interního Easy Redmine, známého jako "Esko". To se stalo v květnu 2022, kdy naši PMO a PMs začali používat nástroj pro každodenní práci. Testování bylo spuštěno!

2. Nastavení

V prvním kroku byla definována podrobná struktura projektů spolu se všemi typy filtrů, pohledů a metrik. Pro nás bylo také klíčové definovat různé typy týmů, což se provádí prostřednictvím kategorie Administrace > Kategorie.

Jedním z našich potřeb bylo vytvořit týmy na základě dovedností a zkušeností členů týmu. Nejprve jsme tedy definovali dovednosti v kategorii Administrace > Kategorie, kde jsme také definovali úrovně zkušeností, které se zobrazují jako dovednosti v uživatelském profilu. Díky tomu jsme mohli rychle vytvářet týmy s lidmi různých dovedností a úrovní zkušeností.

Toto bylo poprvé provedeno pro náš scrum tým, "Zelený tým". Jakmile jsme byli spokojeni s nasazením, nastavením a funkcionalitou, bylo to představeno i ostatním scrum týmům. V současné době čtyři scrum týmy, plus náš Product Owner a PMO, aktivně používají Agile Resource Management každý den. Náš marketingový tým se k nám také připojil a úspěšně využívá našeho nástroje k plánování projektů.

A výsledky?

Nasazení Agile Resource Management nám přineslo:

• Globální přehled o alokaci zdrojů
• Jasný přehled o konfliktech a střetech alokace
• Možnost vytvářet týmy na základě dovedností a zkušeností
• Možnost rychle reagovat na nedostatek zdrojů kvůli dovoleným

Naše oblíbené funkce Agile Resource Management

1. Správa dovedností - přidělení člena týmu do projektu na základě dovedností a zkušeností
2. Vytváření týmů - členové týmu mohou být spojeni do jednoho týmu, kde jsou kombinovány různé dovednosti a úrovně zkušeností
3. Přidělení projektu týmům - přiřazení týmů k projektům
4. Přehled o konfliktech a paralelní práci - každý snadno vidí konflikty a střety
5. Události - vždy uvidíte nejdůležitější události, globální pro všechny portfolio nebo pro každý projekt zvlášť