Hur Growth Made Easy Software Skapar ett Top-Level Agile Resource Management Tool

Varför behövde vi ett verktyg?

Innan Agile Resource Management använde vi inget verktyg för resurshantering. Varför? För oss var det traditionella resurshanteringssystemet för detaljerat eftersom det arbetar med timmar som mätenhet och är avsett för detaljerad hantering av mänskliga resurser.

Därför hanterade varje team i vårt företag sin arbetsbelastning individuellt. Det fungerade när vi var 50 eller 60 personer, men sedan började vi växa. Antalet teammedlemmar ökade, antalet externa medlemmar växte varje dag, och vi insåg att vi desperat behövde ett verktyg. Det var vår VD, Filip Morávek, som identifierade detta interna behov och kom på idén om ett Agile Resource Management-verktyg.

Förväntningarna var höga

Genom utvecklingen av Agile Resource Management-verktyget var Filip, vår VD, i rollen som klient och arbetade nära utvecklingsteamet och vår produktägare, Jan Pavera. Vi visste exakt vad vi ville ha för detta verktyg:

• Resurshantering på global nivå
• En tydlig översikt över resursallokering på projekt
• En enda tavla för alla projekt relaterade till produktutveckling och produktlansering
• Främst användas av projektledare och teamledare som tilldelar specifika uppgifter till teammedlemmar
• Teammedlemsvy
• Erbjuda Roadmap och Portföljplanering för projektledare, portföljförvaltare och projektledningskontor
• Kunna se att vi arbetar med olika projekt samtidigt (jämfört med resurshantering där du bara kan se vilka uppgifter de arbetar med)

Redo att uppfylla kraven

För att skapa ett framgångsrikt verktyg inte bara för interna Easy Software-team, utan också för andra företag, var vi tvungna att uppfylla avgörande krav:

• Enkelt och visuellt
• Utan hinder eller behov av behörigheter
• Fokus på omfattning och tid - du har definierad tid och omfattning och behöver göra ditt bästa inom tidsramen
• Möjlighet att lägga till personer i ett projekt baserat på färdigheter
• Möjlighet att lägga till personer i ett team eller i ett projekt baserat på erfarenhetsnivå
• Resursenhet inte bara som individ utan också som ett team, en teamvy som visar vilka som ingår
• Tilldela ett projekt till ett team
• Låna en person från mitt team till ett annat projekt, visualisera när en person arbetar med två projekt samtidigt
• Prioritering på PMO-, PM- och PPM-nivåer
• Visa semester och sjukdagar kopplade till vår närvaroplugin
• Sprintvisualisering

Vi gjorde det, vi använder det, och det kan du också!

Vi skapade ett mångsidigt verktyg för resurshantering. Vi använder det varje dag, och nu är vi redo att visa dig hur det kan hjälpa ditt företag på bästa sätt. Titta på webbinarsinspelningen och få alla bästa tips och tricks för daglig användning!

Titta på webbinariet

Jan Pavera, Produktägare

Implementering, här kommer vi

1. Förberedelse

Denna fallstudie skiljer sig från de vanliga du kanske känner till eftersom den inte bara handlade om implementering, utan också om utveckling av nya funktioner. Om du kommer från ett programvaruföretag behöver vi inte berätta hur utmanande detta kan vara.

När det gäller testning tenderar kunder vanligtvis att testa en ny funktion eller nya versioner på en testapplikation som körs parallellt med deras vanliga applikation. Vi är lite annorlunda. Så, när vi hade en betaversion redo, implementerade vi den direkt i vårt interna Easy Redmine, som kallas "Esko". Detta hände i maj 2022, när vår PMO och PM började använda det för dagligt arbete. Testningen var igång!

2. Inställningar

I det första steget definierades en detaljerad struktur av projekt tillsammans med alla typer av filter, vyer och mätvärden. Det var också avgörande för oss att definiera olika typer av team, vilket görs genom Administration > Kategorier.

En av våra behov var att skapa team baserat på teammedlemmarnas färdigheter och erfarenhet. Så först definierade vi färdigheterna i Administration > Kategorier, där vi också definierade nivåer av erfarenhet, vilket visas som färdigheter på användarprofilen. Tack vare detta kunde vi snabbt skapa team med personer med olika färdigheter och erfarenhetsnivåer.

Detta gjordes först för vårt scrum-team, "Green team". När vi var nöjda med utrullningen, inställningarna och funktionaliteten, introducerades det även för andra scrum-team. För närvarande använder fem scrum-team, plus vår produktägare och PMO, Agile Resource Management aktivt dagligen. Vårt marknadsteam har också anslutit sig till oss och använder effektivt vår verktyg för att planera projekt.

Och resultaten?

Implementeringen av Agile Resource Management gav oss:

• Global översikt över resursallokering
• Tydlig översikt över allokeringskonflikter och krockar
• Möjlighet att skapa team baserat på färdigheter och erfarenhet
• Möjlighet att snabbt reagera på brist på resurser på grund av semester

Våra favoritfunktioner i Agile Resource Management

1. Färdighetshantering – tilldelning av teammedlemmar till ett projekt baserat på färdigheter och erfarenhet
2. Teamskapande – teammedlemmar kan sättas samman i ett team där olika färdigheter och erfarenhetsnivåer kombineras
3. Tilldelning av projekt till team – tilldelning av team till projekt
4. Översikt över konflikter & parallellt arbete – alla ser enkelt konflikter och krockar
5. Händelser – du kommer alltid att se de viktigaste händelserna, globalt för alla portföljer eller per projekt