Como o crescimento fez com que a Easy Software criasse uma ferramenta de gerenciamento de recursos ágeis de nível superior

Por que precisávamos de uma ferramenta?

Antes do Gerenciamento de recursos ágeis, não usávamos nenhuma ferramenta para gerenciamento de recursos. Por quê? Para nós, o sistema tradicional de Gestão de Recursos era muito detalhado, pois trabalha com horas como unidade de medida, e destina-se à gestão detalhada dos recursos humanos.

Portanto, em nossa empresa, cada equipe gerenciava sua carga de trabalho individualmente. Isso funcionou quando havia 50 ou 60 de nós, mas depois começamos a crescer. O número de membros da equipe aumentou, o número de membros externos cresceu a cada dia e percebemos que precisávamos desesperadamente de uma ferramenta. Foi o nosso CEO, Filip Morávek, que identificou essa necessidade interna e teve a ideia de uma ferramenta Gerenciamento de recursos ágeis.

As expectativas eram altas

Através do desenvolvimento da ferramenta Gerenciamento de recursos ágeis, Filip, nosso CEO, estava no papel do Cliente trabalhando em estreita colaboração com a equipe de desenvolvimento e nosso dono do produto, Jan Pavera. Sabíamos exatamente o que queríamos para esta ferramenta:

• Gerenciamento de recursos em nível global;
• Uma visão clara da alocação de recursos em projetos;
• Um único quadro para todos os projetos relacionados ao desenvolvimento e lançamento do produto;
• Para ser usado principalmente por PMs e líderes de equipe que atribuem tarefas específicas aos membros da equipe;
• Visão do membro da equipe;
• Oferecer roteiro e planejamento de portfólio para PMs, PPMs e PMO;
• Para poder ver que estamos trabalhando em projetos diferentes ao mesmo tempo (em comparação com o RM, onde você só pode ver em quais tarefas eles estão trabalhando).

Pronto para atender aos requisitos

Para criar uma ferramenta de sucesso não apenas para as equipes internas da Easy Software, mas para qualquer outra empresa, precisávamos atender a requisitos cruciais:

• Fácil e visual;
• Sem barreiras ou exigências de permissões;
• Concentre-se no escopo e no tempo – você tem tempo e escopo definidos e precisa fazer o melhor que puder dentro do prazo;
• Capacidade de adicionar pessoas a um projeto com base em habilidades;
• Capacidade de adicionar pessoas a uma equipe ou a um projeto com base no nível de antiguidade;
• Unidade de recursos não apenas como indivíduo, mas também como; equipe, uma exibição de equipe mostrando quem está incluído;
• Alocando um projeto para uma equipe;
• Emprestar uma pessoa de minha equipe para outro projeto e visualizar uma pessoa trabalhando em dois projetos ao mesmo tempo;
• Priorização nos níveis de PMO, PM e PPM;
• Mostrar férias e dias de doença conectados ao nosso plugin de atendimento;
• Visualização do sprint.

Nós fizemos isso, nós usamos, e você também pode!

Criamos uma ferramenta versátil para gerenciamento de recursos. Nós o usamos todos os dias e agora estamos prontos para mostrar como ele pode ajudar melhor o seu negócio. Assista nossa gravação do webinar e obtenha todas as melhores dicas e truques para o uso diário!

Assista ao webinar

Jan Pavera, dono do produto

Implementação, aqui vamos nós

1. Preparação

Este estudo de caso é diferente dos usuais que você pode conhecer, pois não se tratava apenas de implementação, mas também do desenvolvimento de novos recursos. Se você vem de uma empresa de desenvolvimento de software, não precisamos dizer o quão desafiador isso pode ser.

Quando se trata de teste, os clientes geralmente tendem a testar um novo recurso ou novas versões em um aplicativo de teste que é executado em paralelo com seu aplicativo regular. Bem, somos um pouco diferentes. E assim, uma vez que tínhamos uma versão beta pronta, nós a implantamos em nosso Easy Redmine interno, conhecido como “Esko”, imediatamente. Isso aconteceu em maio de 2022, quando nossos PMO e PMs começaram a usá-lo para o trabalho diário. O teste estava em andamento!

2. Ajustes

Na primeira etapa, foi definida uma estrutura detalhada de projetos junto com todos os tipos de filtros, visualizações e métricas. Também foi crucial para nós definirmos diferentes tipos de equipes, o que é feito através de Administração > Categorias.

Uma de nossas necessidades era criar equipes com base nas habilidades e antiguidade dos membros da equipe. Então, primeiro definimos as competências em Administração > Categorias, onde também definimos níveis de antiguidade, ambas aparecendo como competências no perfil do usuário. Graças a isso, pudemos criar rapidamente equipes com pessoas de várias habilidades e níveis de antiguidade.

Isso foi feito pela primeira vez para nossa equipe scrum, a “equipe verde”. Quando ficamos satisfeitos com o lançamento, as configurações e a funcionalidade, ele também foi apresentado a outras equipes de scrum. Atualmente, quatro equipes de scrum, além de nosso dono do produto e PMO, usam o Gerenciamento de recursos ágeis ativamente diariamente. Nossa equipe de marketing também se juntou a nós e usa efetivamente nossa ferramenta para planejar projetos.

E os resultados?

A implementação do Gerenciamento de recursos ágeis nos trouxe:

• Visão geral global da alocação de recursos;
• Visão geral clara de conflitos e confrontos de alocação;
• Capacidade de criar equipes com base em habilidades e antiguidade;
• Capacidade de reagir rapidamente à falta de recursos devido às férias.

Nossas funções favoritas do Gerenciamento de recursos ágeis

1. Gerenciamento de habilidades – alocação de membros da equipe para um projeto com base em habilidades e antiguidade
2. Criação de equipe – os membros da equipe podem ser reunidos em uma equipe onde várias habilidades e antiguidade são combinadas
3. Alocação de projetos para equipes - atribuição de equipes a projetos
4. Visão geral de conflitos e trabalho paralelo – todos veem facilmente conflitos e confrontos
5. Eventos – você sempre verá os eventos mais importantes, globais para todos os portfólios ou por projeto