Hoe Growth Made Easy Software een hoogwaardige Agile Resource Management Tool creëert.

Waarom we een tool nodig hadden?

Voor Agile Resource Management gebruikten we geen tool voor resource management. Waarom niet? Voor ons was het traditionele Resource Management systeem te gedetailleerd omdat het werkt met uren als meeteenheid en bedoeld is voor gedetailleerd beheer van menselijke middelen.

Daarom beheerde elk team in ons bedrijf zijn werklast individueel. Dat werkte toen er 50 of 60 van ons waren, maar toen begonnen we te groeien. Het aantal teamleden nam toe, het aantal externe leden groeide elke dag en we realiseerden ons dat we dringend een tool nodig hadden. Het was onze CEO, Filip Morávek, die deze interne behoefte identificeerde en op het idee kwam van een Agile Resource Management tool.

De verwachtingen waren hooggespannen

Tijdens de ontwikkeling van de Agile Resource Management tool was Filip, onze CEO, de klant en werkte nauw samen met het ontwikkelingsteam en onze Product Owner, Jan Pavera. We wisten precies wat we wilden voor deze tool:

• Resource Management op wereldwijd niveau
• Een kristalhelder overzicht van resource allocatie op projecten
• Eén enkel bord voor alle projecten die verband houden met productontwikkeling en productrelease
• Voornamelijk te gebruiken door PM's en teamleiders die specifieke taken toewijzen aan teamleden
• Weergave van teamleden
• Aanbieden van Roadmap en Portfolio planning voor PM's, PPM's en PMO
• In staat zijn om te zien dat we tegelijkertijd aan verschillende projecten werken (in vergelijking met RM waar je alleen kunt zien aan welke taken ze werken)

Klaar om aan de eisen te voldoen

Om een succesvolle tool te creëren, niet alleen voor interne Easy Software-teams, maar ook voor elk ander bedrijf, moesten we aan cruciale eisen voldoen:

• Gemakkelijk en visueel
• Zonder belemmeringen of vereiste machtigingen
• Focus op scope en tijd - je hebt tijd en scope gedefinieerd en je moet het beste doen wat je kunt binnen het tijdsbestek
• Mogelijkheid om mensen aan een project toe te voegen op basis van vaardigheden
• Mogelijkheid om mensen aan een team of project toe te voegen op basis van senioriteit
• Resource-eenheid niet alleen als individu, maar ook als team, een Teamweergave die laat zien wie is inbegrepen
• Project toewijzen aan een team
• Een persoon van mijn team lenen voor een ander project, visualiseren wanneer één persoon aan twee projecten tegelijk werkt
• Prioritering op PMO, PM en PPM-niveau
• Toon vakantie- en ziektedagen die zijn gekoppeld aan onze aanwezigheidsplug-in
• Sprint visualisatie

We hebben het gedaan, we gebruiken het en dat kun jij ook!

We hebben een veelzijdige tool gemaakt voor resource management. We gebruiken het elke dag en nu zijn we klaar om je te laten zien hoe het je bedrijf het beste kan helpen. Bekijk de webinar-opname en krijg alle beste tips en trucs voor dagelijks gebruik!

Bekijk de webinar

Jan Pavera, Product Owner

Implementatie, hier komen we

1. Voorbereiding

Deze casestudy is anders dan de gebruikelijke omdat het niet alleen gaat om implementatie, maar ook om nieuwe functieontwikkeling. Als je uit een softwareontwikkelingsbedrijf komt, hoeven we je niet te vertellen hoe uitdagend dit kan zijn.

Als het gaat om testen, hebben klanten meestal de neiging om een nieuwe functie of nieuwe versies te testen op een testtoepassing die parallel loopt aan hun reguliere toepassing. Nou, wij zijn een beetje anders. En dus, zodra we een bètaversie klaar hadden, hebben we deze meteen uitgerold naar onze interne Easy Redmine, bekend als "Esko". Dit gebeurde in mei 2022, toen onze PMO en PM's het begonnen te gebruiken voor dagelijks werk. De test was begonnen!

2. Instellingen

In de eerste stap werd een gedetailleerde structuur van projecten gedefinieerd, samen met alle soorten filters, weergaven en statistieken. Het was ook cruciaal voor ons om verschillende soorten teams te definiëren, wat gebeurt via Administratie > Categorieën.

Een van onze behoeften was om teams te creëren op basis van de vaardigheden en ervaring van teamleden. Dus, eerst definieerden we de vaardigheden in Administratie > Categorieën, waar we ook niveaus van ervaring definieerden, die beide als vaardigheden op het gebruikersprofiel worden weergegeven. Dankzij dit konden we snel teams creëren met mensen van verschillende vaardigheden en ervaringsniveaus.

Dit werd eerst gedaan voor ons scrumteam, het "Groene team". Toen we tevreden waren met de uitrol, instellingen en functionaliteit, werd het ook geïntroduceerd bij andere scrumteams. Momenteel gebruiken vier scrumteams, plus onze Product Owner en PMO, Agile Resource Management actief op dagelijkse basis. Ons marketingteam sloot zich ook bij ons aan en gebruikt onze tool effectief om projecten te plannen.

En de resultaten?

De implementatie van Agile Resource Management bracht ons:

• Globaal overzicht van resource-toewijzing
• Duidelijk overzicht van toewijzingsconflicten en botsingen
• Mogelijkheid om teams te creëren op basis van vaardigheden en ervaring
• Mogelijkheid om snel te reageren op gebrek aan resources als gevolg van vakanties

Onze favoriete functies van Agile Resource Management

1. Vaardighedenbeheer – toewijzing van teamleden aan een project op basis van vaardigheden en ervaring
2. Teamcreatie – teamleden kunnen worden samengevoegd in één team waar verschillende vaardigheden en ervaring worden gecombineerd
3. Toewijzing van projecten aan teams – toewijzing van teams aan projecten
4. Overzicht van conflicten & parallel werk – iedereen ziet gemakkelijk conflicten en botsingen
5. Evenementen – u ziet altijd de belangrijkste evenementen, globaal voor alle portfolio's of per project