Come il software Growth Made Easy ha creato uno strumento di gestione delle risorse agili di alto livello.

Perché abbiamo avuto bisogno di uno strumento?

Prima della Gestione delle Risorse Agili, non usavamo alcuno strumento per la gestione delle risorse. Perché? Per noi, il sistema tradizionale di Gestione delle Risorse era troppo dettagliato in quanto funziona con le ore come unità di misura ed è destinato alla gestione dettagliata delle risorse umane.

Quindi, nella nostra azienda, ogni team gestiva il proprio carico di lavoro individualmente. Questo funzionava quando eravamo 50 o 60, ma poi abbiamo cominciato a crescere. Il numero di membri dei team è aumentato, il numero di membri esterni è cresciuto ogni giorno e ci siamo resi conto che avevamo disperatamente bisogno di uno strumento. È stato il nostro CEO, Filip Morávek, a individuare questa necessità interna e a proporre l'idea di uno strumento di Gestione delle Risorse Agili.

Le aspettative erano alte

Nello sviluppo dello strumento di Gestione delle Risorse Agili, Filip, il nostro CEO, ha ricoperto il ruolo di Cliente lavorando a stretto contatto con il team di sviluppo e il nostro Product Owner, Jan Pavera. Sapevamo esattamente cosa volevamo per questo strumento:

• Gestione delle Risorse a livello globale
• Una visione cristallina della allocazione delle risorse sui progetti
• Una singola bacheca per tutti i progetti relativi allo sviluppo e al rilascio del prodotto
• Destinato principalmente ai PM e ai leader dei team che assegnano compiti specifici ai membri del team
• Vista dei membri del team
• Offrire pianificazione della Roadmap e del Portfolio per PM, PPM e PMO
• Potere vedere su quali diversi progetti si sta lavorando contemporaneamente (a differenza della GR dove si può vedere solo su quali compiti si sta lavorando)

Pronti a soddisfare i requisiti

Per creare uno strumento di successo non solo per i team interni di Easy Software, ma per qualsiasi altra azienda, dovevamo soddisfare requisiti cruciali:

• Semplice e visuale
• Senza barriere o richieste di autorizzazioni
• Concentrarsi sullo scopo e sul tempo - hai il tempo e lo scopo definiti e devi fare del tuo meglio entro il periodo di tempo
• Possibilità di aggiungere persone a un progetto in base alle competenze
• Possibilità di aggiungere persone a un team o a un progetto in base al livello di anzianità
• Unità di risorse non solo come individuo, ma anche come team, una vista del Team che mostra chi è incluso
• Allocare un progetto a un team
• Prestare una persona dal mio team a un altro progetto, visualizzare quando una persona sta lavorando su due progetti contemporaneamente
• Priorità a livello di PMO, PM e PPM
• Mostrare le vacanze e i giorni di malattia collegati al nostro plugin di presenza
• Visualizzazione dello Sprint

L'abbiamo fatto, lo usiamo e anche tu puoi farlo!

Abbiamo creato uno strumento versatile per la gestione delle risorse. Lo usiamo ogni giorno e ora siamo pronti a mostrarti come può aiutare al meglio la tua attività. Guarda la registrazione del webinar e ottieni tutti i migliori consigli e trucchi per l'uso quotidiano!

Guarda il webinar

Jan Pavera, Product Owner

Implementazione, eccoci qui

1. Preparazione

Questa case study è diversa dalle solite che potresti conoscere in quanto non si trattava solo di implementazione, ma anche di sviluppo di nuove funzionalità. Se provieni da un'azienda di sviluppo software, non dobbiamo dirti quanto possa essere impegnativo.

Per quanto riguarda i test, i clienti tendono solitamente a testare una nuova funzionalità o nuove versioni su un'applicazione di test che funziona in parallelo alla loro applicazione regolare. Beh, siamo un po' diversi. E così, una volta pronta la versione beta, l'abbiamo subito implementata nel nostro Easy Redmine interno, noto come "Esko". Questo è successo nel maggio 2022, quando il nostro PMO e i PM hanno cominciato a usarlo per il lavoro quotidiano. I test erano iniziati!

2. Impostazioni

Nel primo passaggio è stata definita una struttura dettagliata dei progetti insieme a tutti i tipi di filtri, visualizzazioni e metriche. È stato anche cruciale per noi definire diversi tipi di team, che viene fatto tramite Amministrazione > Categorie.

Uno dei nostri bisogni era quello di creare team basati sulle competenze e l'anzianità dei membri del team. Quindi, prima abbiamo definito le competenze in Amministrazione > Categorie, dove abbiamo anche definito i livelli di anzianità, entrambi mostrati come competenze nel profilo utente. Grazie a questo, abbiamo potuto creare rapidamente team con persone di varie competenze e livelli di anzianità.

Questo è stato fatto per la prima volta per il nostro team scrum, il "Green team". Una volta soddisfatti del rollout, delle impostazioni e della funzionalità, è stato introdotto anche agli altri team scrum. Attualmente, quattro team scrum, oltre al nostro Product Owner e PMO, utilizzano attivamente Agile Resource Management quotidianamente. Anche il nostro team di marketing si è unito a noi e utilizza efficacemente il nostro strumento per pianificare i progetti.

E i risultati?

L'implementazione di Agile Resource Management ci ha portato:

• Una visione globale dell'allocazione delle risorse
• Una chiara panoramica dei conflitti e degli scontri di allocazione
• La capacità di creare team basati sulle competenze e l'anzianità
• La capacità di reagire rapidamente alla mancanza di risorse a causa delle vacanze

Le nostre funzioni preferite di Agile Resource Management

1. Gestione delle competenze - assegnazione dei membri del team a un progetto in base alle competenze e all'anzianità
2. Creazione del team - i membri del team possono essere messi insieme in un unico team in cui vengono combinati vari livelli di competenze e anzianità
3. Assegnazione del progetto ai team - assegnazione dei team ai progetti
4. Panoramica dei conflitti e del lavoro parallelo - tutti vedono facilmente i conflitti e gli scontri
5. Eventi - vedrai sempre gli eventi più importanti, globali per tutti i portafogli o per progetto