Làm thế nào Seyfor chuyển sang một công cụ duy nhất cho HelpDesk và Quản lý Dự án với sự hăng hái.
Tháng Chín 2022
Zlín, Cộng hòa Séc
Express Apps & Incadea & OneCore
Công ty cung cấp giải pháp công nghệ thông tin tăng trưởng nhanh nhất tại Châu Âu Seyfor (trước đây là Solitea) đã bắt đầu sử dụng Easy Redmine trong các phòng ban Incadea và One Core, cũng như cho Money ERP. Thách thức chính đối với những công ty này với hơn 260 nghìn khách hàng trên toàn thế giới là đưa hệ thống quản lý dự án và hệ thống Help Desk vào một hệ thống duy nhất trong vòng 8 tháng và tiết kiệm tiền cho các giấy phép. Cuối cùng, toàn bộ công ty, bao gồm cả CEO, đã tích cực tham gia vào việc triển khai, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận nhiệt tình của công cụ và tùy chỉnh thực sự.
Trước khi chuyển sang Easy Redmine
Đối với quản lý dự án và bộ phận hỗ trợ của mình, các phân ban Seyfor đã sử dụng một sự kết hợp của nhiều công cụ khác nhau (như Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI và hệ thống Help Desk OTRS). Công việc hàng ngày của nhân viên quá rối ren. Seyfor cần một hệ thống duy nhất kết hợp tất cả các tính năng quản lý dự án và hỗ trợ hiện đại.
Nhiệm vụ và thách thức của chúng tôi
Kỳ vọng cần đáp ứng:
- Một phần mềm cho tất cả các hoạt động (quản lý dự án, Help Desk, tài chính,...)
- Kết nối các nhiệm vụ và kế hoạch (ước lượng)
- Kết nối DevOps và các nhiệm vụ phát triển
- Theo dõi nhiệm vụ
- Báo cáo
Kỳ vọng kinh doanh cần đáp ứng:
- Tiết kiệm chi phí sử dụng nhiều giấy phép phần mềm hơn
- Rõ ràng cho nhân viên, tất cả quy trình và công cụ trong một hệ thống
- Di chuyển 80 khách hàng từ hệ thống Help Desk cũ
- Di chuyển dự án Business Lease lớn từ hệ thống trước sang Easy Redmine
Yêu cầu:
- Báo cáo tiên tiến
- Công cụ kế hoạch
- Tích hợp DevOps
- Help Desk
Hãy triển khai!
Đam mê là chìa khóa
Seyfor là một công ty công nghệ thông tin, nhà cung cấp hệ thống kế toán, vì vậy họ đã sử dụng đam mê và kỹ năng của mình để cấu hình Easy Redmine phù hợp với nhu cầu của họ. Thời điểm quan trọng là chúng tôi đã tìm thấy "đại sứ" nội bộ của Easy Redmine - Trưởng phòng Hỗ trợ, Giám đốc điều hành hoặc quản lý dự án và chính ông đã tạo ra thiết kế tùy chỉnh. Kết quả là, cùng với sự giúp đỡ của chúng tôi, họ đã tạo ra một phần mềm hoàn hảo phù hợp với họ.
Lukáš Mezírka.
Chúng tôi đã đối mặt với một thách thức thú vị trong việc triển khai Easy Redmine, nhờ đó chúng tôi muốn kết hợp tất cả các hoạt động của chúng tôi vào một hệ thống duy nhất. Chúng tôi đã làm được tất cả! Thay mặt cho toàn bộ nhóm triển khai của chúng tôi, tôi muốn cảm ơn ông Petr Vávra, người đã rất hữu ích và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi từ các hệ thống ban đầu sang Easy Redmine. Tôi thực sự đánh giá cao sự phản hồi nhanh chóng của ông và khả năng đề xuất các cách khác nhau để giải quyết quy trình của chúng tôi. Tôi hy vọng rằng chúng tôi và các đề xuất của chúng tôi đã là nguồn cảm hứng để cải thiện Easy Redmine. Tôi nghĩ rằng trong suốt quá trình triển khai, chúng tôi đã thiết lập một giá trị rất quan trọng, đó là đối tác đối với chúng tôi, dựa trên đó chúng tôi mong đợi sự hợp tác tiếp theo với Easy Software.
Cài đặt
Seyfor quyết định điều chỉnh mọi thứ: thiết kế tùy chỉnh, đăng nhập SSO (một trong những khách hàng đầu tiên sử dụng) sử dụng tích hợp Microsoft Azure, và nhiều bảng điều khiển để theo dõi lợi nhuận và giám sát chi phí cho HelpDesk, triển khai, hoặc tỷ lệ thành công của ước lượng giờ dự án.
Một số cấu hình như thiết kế tùy chỉnh đã được chuẩn bị bởi CEO tích cực tham gia vào quá trình. Đây không phải là tình huống tiêu chuẩn nhưng nó cho thấy khi một công ty đắm chìm vào việc triển khai và thích nghi với một công cụ, mọi người trong công ty đều có thể tham gia.
Tính năng quan trọng nhất là HelpDesk nơi thiết lập các chỉ số SLA riêng cho từng khách hàng - cổng thông tin riêng của họ cho yêu cầu của khách hàng (thay vì email). Trước đây, khách hàng đã sử dụng một công cụ khác nhưng họ cần chuyển sang một công cụ duy nhất. Chúng tôi thiết lập SLA riêng cho từng khách hàng dựa trên ưu tiên của vé.
Công việc hàng ngày của họ cũng là so sánh ước lượng và thực tế cũng như các công ty IT khác làm việc theo SCRUM. Lợi nhuận là chìa khóa. Họ có nhiều bảng điều khiển hiển thị báo cáo tài chính về công việc và triển khai hỗ trợ cho từng khách hàng.
Đào tạo
Các bên liên quan chính (như CEO và quản lý hỗ trợ khách hàng) đã tham gia vào quá trình triển khai, họ thực sự đắm chìm vào công việc chuẩn bị và triển khai và làm cho cả công ty còn lại phấn khích.
Ngay cả trong tình huống khi hỗ trợ khách hàng sử dụng hệ thống Help Desk trước đó phù hợp với họ và cần chứng minh đủ lợi ích của việc thống nhất các công cụ.
Và kết quả?
Việc triển khai Easy Redmine mang lại:
- Có thể thiết lập báo cáo để thích nghi với nhu cầu quản lý
- Tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng trong công cụ
- Bảng điều khiển (bao gồm biểu đồ) cho khách hàng của họ
- Báo cáo thời gian thống nhất trong một hệ thống
Các chức năng được sử dụng nhiều nhất
Ngân sách cho một dự án duy nhất
Các chỉ số SLA của Trung tâm hỗ trợ
WBS cho các dự án
Báo cáo được cấu hình
Ai là Seyfor
Seyfor (Solitea) là nhà cung cấp giải pháp công nghệ thông tin tăng trưởng nhanh nhất tại Cộng hòa Séc và châu Âu. Seyfor cung cấp các giải pháp ERP, dự án hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống tùy chỉnh, cùng với 34 chương trình và ứng dụng. Trong tập đoàn này, có nhiều công ty và 1600 nhân viên chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và văn hóa cho hơn 260 nghìn khách hàng trên toàn thế giới.
Seyfor bao gồm các đơn vị kinh doanh như Express Apps (ứng dụng dành cho các công ty cho vay dựa trên Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (hệ thống linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của các đại lý xe hơi) hoặc OneCore (giải pháp chuyên dụng cho phần mềm Quản lý Cho thuê dành cho các công ty dịch vụ tài chính lớn).
