כיצד Seyfor החליפה לכלי אחד לתמיכה טכנית וניהול פרויקטים בהתלהבות
זלין, צ'כיה
Express Apps & Incadea & OneCore
הספקנית המהירה ביותר של פתרונות ה-IT בצ'כיה באירופה, Seyfor (קודם Solitea), החלה להשתמש ב-Easy Redmine במחלקותיה Incadea ו-One Core, וגם עבור Money ERP. האתגר המרכזי עבור החברות הללו עם מעל 260 אלף לקוחות ברחבי העולם היה לשים את מערכות ניהול הפרויקטים וה-Help Desk במערכת אחת במשך 8 חודשים ולחסוך כסף ברשיונות. בסופו של דבר, כל החברה, כולל המנכ"ל, הייתה מעורבת ביישום, שתוצאתו הייתה קבלת הכלי וההתאמה האישית בהתלהבות.
לפני המעבר ל-Easy Redmine
למנהלי הפרויקטים ולמערכת התמיכה של חלוקות סייפור נדרשה שילוב של כלים שונים רבים (כמו Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI ומערכת התמיכה OTRS). העבודה היומית של העובדים הייתה מורכבת מדי. סייפור צריכה מערכת אחת שמשלבת את כל התכונות המודרניות של ניהול פרויקטים ותמיכה.
המטרה והאתגרים שלנו
ציפיות למימוש:
- תוכנה אחת לכל הפעילויות (ניהול פרויקטים, מערכת תמיכה, פיננסים,...)
- חיבור משימות ותכנון (הערכה)
- חיבור DevOps ומשימות פיתוח
- מעקב אחר משימות
- דיווחים
ציפיות עסקיות למימוש:
- חיסכון בעלויות של רישיונות תוכנה נוספים
- בהבנה לעובדים, כל התהליכים והכלים במערכת אחת
- העברת 80 לקוחות ממערכת התמיכה הישנה
- העברת פרויקט השכירות העסקית הגדול מהמערכת הקודמת ל-Easy Redmine
דרישות:
- דיווחים מתקדמים
- כלי תכנון
- שילוב DevOps
- מערכת תמיכה
בואו נממש!
התלהבות היא המפתח
סייפור היא חברת הייטק, ספקת מערכות חשבונאות, ולכן הם השתמשו בהתלהבות ובכישורים שלהם כדי להגדיר את Easy Redmine על פי צרכיהם. הרגע המכריע היה כאשר מצאנו את ה”שגריר” הפנימי של Easy Redmine - ראש התמיכה, המנכ"ל או מנהלי הפרויקטים והוא יצר את העיצוב
לוקאש מזירקה
נתקלנו באתגר מעניין במימוש Easy Redmine, בזכותו רצינו לשלב את כל הפעילויות שלנו למערכת אחת. עשינו את זה כולו! מטעם צוות המימוש שלנו, אני רוצה להודות למר פטר ואברה, שהיה מאוד מועיל וקילל את המעבר מהמערכות המקוריות ל-Easy Redmine. אני מעריך מאוד את יכולת התגובה שלו ויכולתו להציע דרכים שונות לטיפול בתהליכים שלנו. אני מקווה שאנחנו וההצעות שלנו היו מקור השראה לשיפור ה-Easy Redmine. אני חושב שבמהלך המימוש הצלחנו להקים ערך חשוב מאוד, שותפות עבורנו, על פי היא נצפית לשיתוף פעולה נוסף עם Easy Software.
הגדרות
סייפור החליט להתאים אישית הכל: עיצוב מותאם אישית, כניסה יחידה למערכת (אחד מהלקוחות הראשונים שהשתמשו בזה) באמצעות שילוב Microsoft Azure, ומספר לוחות בקרה למעקב אחר רווחיות ועלויות של HelpDesk, הטמעה או שיעור הצלחה של הערכות שעות פרויקט.
חלק מההגדרות כמו עיצוב מותאם אישית הוכן על ידי המנכ"ל הפעיל שנהנה מכל התהליך. זו אינה מצב סטנדרטי אך זה מראה שכאשר חברה נוכחת ביישום והתאמה של כלי, כולם בחברה יכולים להיות מעורבים.
התכונה החשובה ביותר הייתה HelpDesk שבו הוגדרו מדדי SLA אישיים עבור כל לקוח - פורטל משלהם לבקשות הלקוחות (במקום דוא"לים). קודם לכן, ללקוח הייתה כלי אחר אך הם צריכים היו לעבור לכלי יחיד. הגדרנו SLA באופן אישי עבור כל לקוח על פי עדיפויות הכרטיסים.
עבודתם היומית גם כוללת השוואה בין הערכה למציאות כמו גם בחברות ה-IT האחרות הפועלות ב-SCRUM. רווחיות היא המפתח. יש להם מספר לוחות בקרה המציגים דוחות כספיים של עבודות והטמעה של כל לקוח.
הדרכה
הגורמים המרכזיים (כמו המנכ"ל ומנהל תמיכה בלקוחות) היו מעורבים בתהליך היישום, הם באמת נכנסו לתהליך ההכנה והיישום והצליחו להעביר את שאר החברה.
אפילו במצב שבו תמיכת הלקוחות השתמשה במערכת Help Desk הקודמת ש
תקציב עבור פרויקט יחיד
מדדי SLA של מרכז העזרה
WBS לפרויקטים
דוחות מוגדרים
מי הוא סייפור
סייפור (סוליטיה), ספק פתרונות ה-IT המתרחב במהירות ביותר בצ'כיה ובאירופה, מביא יחד פתרונות ERP, פרויקטי תשתיות טכנולוגיות ומערכות מותאמות אישית, יחד עם 34 תוכניות ויישומים. בחברה זו ישנן רבות חברות ו-1600 עובדים המשתפים ניסיון, ידע ותרבות עבור מעל 260 אלף לקוחות ברחבי העולם.
בסייפור ישנן יחידות עסקיות כגון אפליקציות אקספרס (יישום לחברות הלוואות המבוסס על Microsoft Dynamic 365 Business Central), אינקדיה (מערכת גמישה ביותר וניתנת להתאמה אישית בקלות שנוצרה במיוחד לצרכי סוחרי רכב) או וואן קור (פתרון מתמח
