Come Seyfor è passato a un singolo strumento per HelpDesk e Project Management con entusiasmo.
Settembre 2022
Zlín, Repubblica Ceca
Express Apps & Incadea & OneCore
Il fornitore di soluzioni IT in più rapida crescita in Europa, Seyfor (precedentemente Solitea), ha iniziato a utilizzare Easy Redmine nelle sue divisioni Incadea e One Core, nonché per Money ERP. La principale sfida per queste aziende con oltre 260.000 clienti in tutto il mondo era quella di mettere i sistemi di project management e Help Desk in un unico sistema in 8 mesi e risparmiare denaro per le licenze. Alla fine, l'intera azienda, compreso il CEO, è stata attivamente coinvolta nell'implementazione, il che ha portato ad un entusiastico utilizzo dello strumento e una vera personalizzazione.
Prima di passare a Easy Redmine
Per la gestione dei progetti e del servizio di assistenza, le divisioni Seyfor hanno utilizzato una combinazione di molti strumenti diversi (come Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI e il sistema di assistenza OTRS). Il lavoro quotidiano per i dipendenti era troppo confuso. Seyfor aveva bisogno di un sistema che combinasse tutte le moderne funzionalità di gestione dei progetti e di supporto.
Il nostro incarico e le sfide
Aspettative da soddisfare:
- Un software per tutte le attività (gestione dei progetti, Help Desk, finanza,...)
- Connessione di attività e pianificazione (stima)
- Connessione di DevOps e attività di sviluppo
- Tracciamento delle attività
- Reporting
Aspettative aziendali da soddisfare:
- Risparmio sui costi di utilizzo di più licenze software
- Chiarezza per i dipendenti, tutti i processi e gli strumenti in un unico sistema
- Migrazione di 80 clienti dal vecchio helpdesk
- Migrazione del grande progetto Business Lease dal sistema precedente a Easy Redmine
Requisiti:
- Reporting avanzato
- Strumenti di pianificazione
- Integrazione DevOps
- Help Desk
Implementiamo!
L'entusiasmo è la chiave
Seyfor è un'azienda IT, fornitore di sistemi contabili, quindi hanno utilizzato il loro entusiasmo e le loro competenze per configurare Easy Redmine in base alle loro esigenze. Il momento chiave è stato quando abbiamo trovato l'"ambasciatore" interno di Easy Redmine - il responsabile del supporto, il CEO o i responsabili dei progetti - ed è stato lui a creare il design personalizzato. Come risultato, insieme al nostro aiuto, hanno creato un software perfettamente adattato.
Lukáš Mezírka
Affrontiamo una sfida interessante sotto forma di implementazione di Easy Redmine, grazie alla quale volevamo combinare tutte le nostre attività in un unico sistema. Ce l'abbiamo fatta! A nome di tutto il nostro team di implementazione, vorrei ringraziare il signor Petr Vávra, che è stato molto disponibile e ha facilitato la transizione dai sistemi originali a Easy Redmine. Apprezzo molto la sua prontezza e la sua capacità di suggerire diversi modi per affrontare i nostri processi. Spero che noi e le nostre proposte siamo stati una fonte di ispirazione per migliorare Easy Redmine. Penso che durante l'implementazione abbiamo stabilito un valore molto importante, la partnership per noi, sulla base della quale guardiamo avanti per una ulteriore collaborazione con Easy Software.
Impostazioni
Seyfor ha deciso di perfezionare tutto: design personalizzato, login SSO (uno dei primi clienti ad utilizzarlo) utilizzando l'integrazione di Microsoft Azure, e molti cruscotti per il monitoraggio della redditività e del monitoraggio dei costi per HelpDesk, implementazione o tasso di successo delle stime delle ore del progetto.
Alcune configurazioni come il design personalizzato sono state preparate dal CEO attivo che ha apprezzato l'intero processo. Non è una situazione standard, ma dimostra che quando un'azienda si immerge nell'implementazione e nell'adattamento di uno strumento, tutti nell'azienda possono essere coinvolti.
La funzione più importante era HelpDesk dove sono stati impostati i singoli metrici SLA per ogni cliente - il loro portale per le richieste dei clienti (invece di e-mail). Prima, il cliente usava un altro strumento ma avevano bisogno di passare ad un unico strumento. Abbiamo impostato SLA individualmente per ogni cliente in base alle priorità dei ticket.
Il loro lavoro quotidiano consiste anche nel confrontare stima e realtà così come in altre aziende IT che lavorano in SCRUM. La redditività è fondamentale. Hanno molti cruscotti che mostrano i rapporti finanziari dei lavori e l'implementazione del supporto per ogni cliente.
Formazione
I principali stakeholder (come il CEO e il responsabile del supporto clienti) sono stati coinvolti nel processo di implementazione, si sono davvero immersi nella preparazione e nell'implementazione e hanno entusiasmato il resto dell'azienda.
Anche nella situazione in cui il supporto clienti utilizzava il precedente sistema Help Desk che gli andava bene ed era necessario mostrare loro sufficientemente i vantaggi dell'unificazione degli strumenti.
E i risultati?
L'implementazione di Easy Redmine ha portato:
- Possibilità di configurare rapporti per adattarsi alle esigenze di gestione
- Ricerca facile e veloce nello strumento
- Cruscotti (inclusi grafici) per i loro clienti
- Reporting del tempo unificato in un unico sistema
Le funzioni più utilizzate
Budget per un singolo progetto
Metriche SLA del servizio di assistenza
WBS per i progetti
Rapporti configurati
Chi è Seyfor
Il fornitore di soluzioni IT in più rapida crescita in Europa, Seyfor (Solitea), porta insieme soluzioni ERP, progetti di infrastrutture IT e sistemi personalizzati, insieme a 34 programmi e applicazioni. In questo gruppo ci sono molte aziende e 1600 dipendenti che condividono esperienza, conoscenza e cultura per più di 260 mila clienti in tutto il mondo.
Le unità commerciali incluse in Seyfor sono Express Apps (un'applicazione per le società di prestiti basata su Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (un sistema altamente flessibile e facilmente personalizzabile progettato specificamente per le esigenze dei concessionari di veicoli) o OneCore (soluzione specializzata per il software di gestione del leasing per grandi società di servizi finanziari).
