Hur Seyfor bytte till ett enda verktyg för HelpDesk och Projektledning med entusiasm.
September 2022
Zlín, Tjeckien
Express Apps & Incadea & OneCore
Den tjeckiska snabbast växande IT-lösningar leverantören i Europa Seyfor (tidigare Solitea) började använda Easy Redmine i sina divisioner Incadea och One Core, samt för Money ERP. Den största utmaningen för dessa företag med över 260 tusen kunder världen över var att sammanföra projektledning och Help Desk-system i ett enda system på 8 månader och spara pengar på licenser. I slutändan var hela företaget, inklusive VD:n, aktivt involverade i implementeringen, vilket resulterade i entusiastiskt användande av verktyget och verklig anpassning.
Innan du byter till Easy Redmine
För sin projektledning och helpdesk har Seyfor-avdelningarna använt en kombination av många olika verktyg (som Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI och Help Desk-systemet OTRS). Det dagliga arbetet för anställda var för rörigt. Seyfor behövde ett system som kombinerar alla moderna projektlednings- och supportfunktioner.
Vårt uppdrag och utmaningar
Förväntningar att uppfylla:
- Ett program för alla aktiviteter (projektledning, Help Desk, ekonomi,...)
- Koppling av uppgifter och planering (uppskattning)
- Koppling av DevOps och utvecklingsuppgifter
- Uppgiftsspårning
- Rapportering
Företagets förväntningar att uppfylla:
- Spara kostnader för att använda fler programlicenser
- Klarhet för anställda, alla processer och verktyg i ett system
- Migrering av 80 kunder från den gamla helpdesken
- Migrera det stora Business Lease-projektet från det tidigare systemet till Easy Redmine
Krav:
- Avancerad rapportering
- Planeringsverktyg
- DevOps-integration
- Help Desk
Låt oss implementera!
Entusiasm är nyckeln
Seyfor är ett IT-företag, en leverantör av redovisningssystem, så de använde sina entusiasm och färdigheter för att konfigurera Easy Redmine efter sina behov. Nyckelmomentet var att vi hittade den interna "ambassadören" för Easy Redmine - Supportchefen, VD:n eller projektledarna och det var han som skapade den anpassade designen. Som ett resultat skapade de tillsammans med vår hjälp en perfekt anpassad programvara.
Lukáš Mezírka
Vi stod inför en intressant utmaning i form av Easy Redmine-implementering, tack vare vilken vi ville kombinera alla våra aktiviteter i ett system. Vi gjorde allt! På uppdrag av hela vårt implementeringsteam vill jag tacka herr Petr Vávra, som var mycket hjälpsam och underlättade övergången från de ursprungliga systemen till Easy Redmine. Jag uppskattar verkligen hans snabbhet och förmåga att föreslå olika sätt att hantera våra processer. Jag hoppas att vi och våra förslag har varit en inspirationskälla för att förbättra Easy Redmine. Jag tycker att vi under implementeringen har etablerat ett mycket viktigt värde, partnerskap för oss, baserat på vilket vi ser fram emot fortsatt samarbete med Easy Software.
Inställningar
Seyfor beslutade att finjustera allt: anpassad design, SSO-inloggning (en av de första klienterna att använda det) med integration av Microsoft Azure, och många instrumentpaneler för att spåra lönsamhet och övervaka kostnader för HelpDesk, implementering eller framgångsgrad för projekttimberäkningar.
Viss konfiguration, som anpassad design, förbereddes av den aktiva VD:n som njöt av hela processen. Det är inte en standard situation, men det visar att när ett företag dyker ner i implementeringen och anpassningen av ett verktyg kan alla i företaget vara involverade.
Den viktigaste funktionen var HelpDesk där individuella SLA-mått för varje klient sattes upp - deras egna portal för kundförfrågningar (istället för e-post). Tidigare brukade klienten ha ett annat verktyg, men de behövde byta till ett enda verktyg. Vi ställde in SLA individuellt för varje klient enligt ärendeprioriteringar.
Deras vardagliga arbete är också att jämföra uppskattning och verklighet, precis som i andra IT-företag som arbetar med SCRUM. Lönsamhet är nyckeln. De har många instrumentpaneler som visar finansiella rapporter om arbeten och implementering av support för varje klient.
Träning
De viktigaste intressenterna (som VD och kundsupportchef) var involverade i implementeringsprocessen, de dök verkligen ner i förberedelsen och implementeringen och fick resten av företaget entusiastiska.
Även i situationen när kundsupporten använde det tidigare Help Desk-systemet som passade dem och det var nödvändigt att visa dem tillräckligt med fördelarna med att förena verktygen.
Och resultaten?
Implementeringen av Easy Redmine medförde:
- Möjlighet att konfigurera rapporter för att anpassa till ledningens behov
- Enkel och snabb sökning i verktyget
- Instrumentpaneler (inklusive grafer) för deras kunder
- Enhetlig tidsrapportering i ett system
De mest använda funktionerna
Budget för ett enskilt projekt
HelpDesk SLA-mätvärden
WBS för projekt
Konfigurerade rapporter
Vem är Seyfor
Tjeckiens snabbast växande IT-lösningar leverantör i Europa, Seyfor (Solitea), erbjuder ERP-lösningar, IT-infrastrukturprojekt och anpassade system tillsammans med 34 program och applikationer. I denna koncern finns det många företag och 1600 anställda som delar erfarenhet, kunskap och kultur för mer än 260 tusen kunder världen över.
Seyfor inkluderar affärsenheterna Express Apps (en applikation för låneföretag baserad på Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (ett mycket flexibelt och lätt anpassningsbart system som är utformat specifikt för behoven hos fordonsåterförsäljare) eller OneCore (specialiserad lösning för Lease Management-programvara för stora finansiella tjänsteföretag).
