Hoe Seyfor overstapte naar één tool voor HelpDesk en Project Management met enthousiasme.
September 2022
Zlín, Tsjechië
Express Apps & Incadea & OneCore
De Tsjechische snelst groeiende IT-oplossingen provider in Europa Seyfor (voorheen Solitea) is begonnen met het gebruik van Easy Redmine in hun divisies Incadea en One Core, en ook voor Money ERP. De belangrijkste uitdaging voor deze bedrijven met meer dan 260 duizend klanten wereldwijd was om projectmanagement- en Helpdesk-systemen in een enkel systeem te integreren in 8 maanden en geld te besparen op licenties. Uiteindelijk was het hele bedrijf, inclusief de CEO, actief betrokken bij de implementatie, wat resulteerde in enthousiaste adoptie van de tool en echte aanpassing.
Vóór de overstap naar Easy Redmine
Voor hun projectmanagement en helpdesk gebruikten de divisies van Seyfor een combinatie van verschillende tools (zoals Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI en Help Desk-systeem OTRS). Het dagelijkse werk voor medewerkers was te rommelig. Seyfor had één systeem nodig dat alle moderne projectmanagement- en ondersteuningsfuncties combineert.
Onze opdracht en uitdagingen
Te vervullen verwachtingen:
- Één software voor alle activiteiten (projectmanagement, Help Desk, financiën,...)
- Verbindingstaken en planning (schatting)
- Verbinding DevOps en ontwikkelingstaken
- Taaktracking
- Rapportage
Te vervullen zakelijke verwachtingen:
- Kosten besparen door het gebruik van meer softwarelicenties
- Duidelijkheid voor medewerkers, alle processen en tools in één systeem
- Migratie van 80 klanten van de oude helpdesk
- Migratie van het grote Business Lease-project van het vorige systeem naar Easy Redmine
Vereisten:
- Geavanceerde rapportage
- Planningshulpmiddelen
- DevOps-integratie
- Helpdesk
Laten we het implementeren!
Enthousiasme is de sleutel
Seyfor is een IT-bedrijf, een leverancier van boekhoudsystemen, dus ze gebruikten hun enthousiasme en vaardigheden om Easy Redmine te configureren naar hun behoeften. Het sleutelmoment was dat we de interne "ambassadeur" van Easy Redmine vonden - het hoofd van de ondersteuning, CEO of projectmanagers en het was hij die het aangepaste ontwerp creëerde. Als resultaat hebben ze samen met onze hulp een perfect op maat gemaakte software gecreëerd.
Lukáš Mezírka.
We stonden voor een interessante uitdaging in de vorm van de implementatie van Easy Redmine, waarmee we al onze activiteiten in één systeem wilden combineren. We hebben het allemaal gedaan! Namens ons hele implementatieteam wil ik de heer Petr Vávra bedanken, die zeer behulpzaam was en de overgang van de oorspronkelijke systemen naar Easy Redmine heeft vergemakkelijkt. Ik waardeer zijn responsiviteit en vermogen om verschillende manieren voor te stellen om onze processen aan te pakken. Ik hoop dat wij en onze suggesties een bron van inspiratie zijn geweest voor het verbeteren van Easy Redmine. Ik denk dat we tijdens de implementatie een zeer belangrijke waarde hebben vastgesteld, namelijk partnerschap voor ons, op basis waarvan we uitkijken naar verdere samenwerking met Easy Software.
Instellingen
Seyfor heeft besloten om alles af te stemmen: aangepast ontwerp, SSO-login (een van de eerste klanten die het gebruiken) met Microsoft Azure-integratie, en veel dashboards voor het bijhouden van winstgevendheid en het monitoren van kosten voor HelpDesk, implementatie, of succespercentage van projectuur schattingen.
Sommige configuraties, zoals aangepast ontwerp, werden voorbereid door de actieve CEO die het hele proces leuk vond. Het is geen standaardsituatie, maar het laat zien dat wanneer een bedrijf zich stort op de implementatie en aanpassing van een tool, iedereen in het bedrijf betrokken kan raken.
De belangrijkste functie was HelpDesk waar individuele SLA-metrics voor elke klant werden ingesteld - hun eigen portal voor klantverzoeken (in plaats van e-mails). Voorheen gebruikte de klant een andere tool, maar ze moesten overschakelen naar één enkele tool. We hebben SLA individueel ingesteld voor elke klant volgens ticketprioriteiten.
Hun dagelijkse werk is ook om schattingen en realiteit te vergelijken, net als bij andere IT-bedrijven die werken in SCRUM. Winstgevendheid is essentieel. Ze hebben veel dashboards die financiële rapporten van werk en implementatie van ondersteuning voor elke klant weergeven.
Training
De belangrijkste belanghebbenden (zoals CEO en klantenondersteuningsmanager) waren betrokken bij het implementatieproces, ze doken echt in de voorbereiding en implementatie en maakten de rest van het bedrijf enthousiast.
Zelfs in de situatie waarin de klantenondersteuning het vorige Helpdesk-systeem gebruikte dat bij hen paste en het nodig was om hen voldoende de voordelen te laten zien van het unificeren van de tools.
En de resultaten?
De implementatie van Easy Redmine bracht:
- Mogelijkheid om rapporten op te zetten om aan te passen aan de managementbehoeften
- Gemakkelijk en snel zoeken in de tool
- Dashboards (inclusief grafieken) voor hun klanten
- Geünificeerde tijdregistratie in één systeem
De meest gebruikte functies
Budget voor een enkel project
HelpDesk SLA-metingen
Werkverdelingsstructuur voor projecten
Geconfigureerde rapporten
Wie is Seyfor
De Tsjechische snelstgroeiende IT-oplossingenprovider in Europa Seyfor (Solitea) brengt ERP-oplossingen, IT-infrastructuurprojecten en op maat gemaakte systemen samen, samen met 34 programma's en applicaties. In deze holding zijn er veel bedrijven en 1600 werknemers die ervaring, kennis en cultuur delen voor meer dan 260 duizend klanten wereldwijd.
De Seyfor omvat bedrijfseenheden Express Apps (een applicatie voor leningbedrijven op basis van Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (een zeer flexibel en gemakkelijk aanpasbaar systeem dat speciaal is ontworpen voor de behoeften van voertuigdealers) of OneCore (gespecialiseerde oplossing voor Lease Management-software voor grote financiële dienstverleners).
