Hogyan váltott a Seyfor egyetlen eszközre a HelpDesk és a Projektmenedzsment területén lelkesedéssel.
2022. szeptember
Zlín, Cseh Köztársaság
Express Apps & Incadea & OneCore
(no translation needed as it contains company names)Az Európa leggyorsabban növekvő IT megoldásokat szolgáltatója, a Seyfor (korábban Solitea) Csehországban elkezdte használni az Easy Redmine-t az Incadea és az One Core részlegeinél, valamint a Money ERP-nél. Azoknak a vállalatoknak, amelyeknek világszerte több mint 260 ezer ügyfele van, a fő kihívás az volt, hogy a projektmenedzsment és a Help Desk rendszereket egyetlen rendszerbe helyezzék 8 hónap alatt, és pénzt takarítsanak meg a licencdíjakon. Végül az egész cég, beleértve a vezérigazgatót is, aktívan részt vett az implementációban, amelynek eredményeként az eszköz lelkes elfogadása és igazi testreszabása következett be.
Mielőtt áttértek az Easy Redmine-ra
A Seyfor részlegei projektmenedzsmentre és segítségnyújtásra számos különböző eszközt használtak (például Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI és Help Desk rendszer OTRS). A dolgozók mindennapi munkája túl zsúfolt volt. A Seyfor számára szükséges volt egy rendszer, amely összekapcsolja az összes modern projektmenedzsment és támogatási funkciót.
Feladatunk és kihívásaink
Elvárások, amelyeknek meg kell felelni:
- Egy szoftver az összes tevékenységhez (projektmenedzsment, Help Desk, pénzügy, stb.)
- Kapcsolatfelvétel feladatokkal és tervezéssel (becslés)
- Kapcsolat DevOps és fejlesztési feladatokkal
- Feladatkövetés
- Jelentések
Vállalati elvárások, amelyeknek meg kell felelni:
- Költségek megtakarítása a több szoftverlicensz használatával szemben
- Klaritás a dolgozók számára, minden folyamat és eszköz egy rendszerben
- 80 ügyfél áttelepítése az régi helpdesk-ről
- A nagy Business Lease projekt áttelepítése a korábbi rendszerből az Easy Redmine-ra
Követelmények:
- Fejlett jelentések
- Tervezési eszközök
- DevOps integráció
- Help Desk
Valósítsuk meg!
A lelkesedés a kulcs
A Seyfor egy IT-cég, egy számviteli rendszerek szállítója, így lelkesedésüket és képességeiket használták fel az Easy Redmine konfigurálásához, hogy megfeleljenek az igényeiknek. A kulcsfontosságú pillanat az volt, hogy megtaláltuk az Easy Redmine belső "nagykövetét" - a támogatási vezetőt, a CEO-t vagy a projektmenedzsereket, és ő hozta létre a testreszabott tervezést. Ennek eredményeként segítségünkkel tökéletesen testreszabott szoftvert hoztak létre.
Lukáš Mezírka -> Lukáš Mezírka
Egy érdekes kihívással néztünk szembe az Easy Redmine bevezetése során, amelynek segítségével szerettük volna összevonni az összes tevékenységünket egy rendszerbe. Sikerült! Az egész bevezetési csapatunk nevében szeretném megköszönni Petr Vávra úrnak, aki nagyon segítőkész volt és megkönnyítette az átállást az eredeti rendszerekről az Easy Redmine-ra. Nagyon értékelem az ő reagálóképességét és képességét, hogy különböző módszereket javasolt folyamataink kezelésére. Remélem, hogy mi és javaslataink inspiráció forrása volt az Easy Redmine további fejlesztéséhez. Szerintem az implementáció során nagyon fontos értéket -partneri viszonyt- állítottunk fel, amelyen keresztül további együttműködésre várunk az Easy Software-val.
Beállítások
A Seyfor úgy döntött, hogy mindent finomhangol: egyedi design, SSO bejelentkezés (az első ügyfelek egyike, aki használta) Microsoft Azure integrációval, és sok műszerfal a HelpDesk jövedelmezőségének nyomon követésére és költségeinek figyelemmel kísérésére, az implementációra vagy a projektóra becsült sikerarányára vonatkozóan.
Néhány beállítás, mint például az egyedi design, az aktív CEO által készült, aki élvezte az egész folyamatot. Ez nem egy szokványos helyzet, de azt mutatja, hogy amikor egy cég belemerül egy eszköz implementálásába és alkalmazkodásába, mindenki a cégben részt vehet.
A legfontosabb funkció a HelpDesk volt, ahol az egyes ügyfelek számára egyedi SLA mutatókat állítottak be - saját portáljuk az ügyfelek kéréseinek (az e-mailek helyett). Korábban az ügyfélnek volt egy másik eszköze, de egyetlen eszközre kellett váltania. Az SLA-t az egyes ügyfeleknek a jegy prioritásai szerint állítottuk be.
A mindennapi munkájuk az is, hogy összehasonlítsák az becsült és a valóságot, ahogy más IT cégek is dolgoznak SCRUM-ban. A jövedelmezőség kulcsfontosságú. Sok műszerfaluk van, amelyek pénzügyi jelentéseket mutatnak a munkákról és az ügyfelek támogatásának bevezetéséről.
Képzés
A kulcsfontosságú érintettek (mint például az ügyvezető igazgató és az ügyféltámogatási vezető) részt vettek az implementációs folyamatban, valóban belemerültek a felkészülésbe és az implementációba, és izgatottá tették a cég többi részét is.
Még akkor is, ha az ügyféltámogatás korábban használta a korábbi Help Desk rendszert, amely megfelelt nekik, és szükséges volt megmutatni nekik a szerszámok egységesítésének előnyeit.
És az eredmények?
Az Easy Redmine implementációja hozta:
- Jelentések beállításának lehetősége a vezetési igényekhez való alkalmazkodáshoz
- Egyszerű és gyors keresés az eszközben
- Műszerfalak (beleértve a grafikonokat is) az ügyfelek számára
- Egységes időbejelentés egy rendszerben
A leggyakrabban használt funkciók
Egyetlen projekt költségvetése
HelpDesk SLA mutatószámok
Projektek WBS-e
Konfigurált jelentések
Ki az a Seyfor
A csehországi leggyorsabban növekvő IT megoldásokat szolgáltatója Európában, a Seyfor (Solitea) ERP megoldásokat, IT infrastruktúra projekteket és testreszabott rendszereket kínál, 34 programmal és alkalmazással együtt. Ebben a holdingban sok vállalat és 1600 alkalmazott osztja meg tapasztalatait, tudását és kultúráját több mint 260 ezer ügyfél számára világszerte.
A Seyfor tartalmazza az Express Apps üzleti egységet (egy alkalmazást kölcsönvállalatok számára, amely a Microsoft Dynamic 365 Business Central alapján működik), az Incadea-t (egy nagyon rugalmas és könnyen testreszabható rendszert, amelyet kifejezetten a járműkereskedők igényeihez terveztek), vagy az OneCore-t (szakosodott megoldást a nagy pénzügyi szolgáltatók bérletkezelő szoftveréhez).
