Standardization of the Project Management Work – Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, itp.
2019-2021
AYESA to międzynarodowa hiszpańska firma zajmująca się inżynierią, technologią i doradztwem IT. Przed wprowadzeniem Easy Redmine, Ayesa korzystała z kilku narzędzi bez integracji (MS Project, Jira, MS Excel i innych narzędzi wewnętrznych). Śledzenie czasu i planowanie kosztów na wysokim poziomie było zarządzane w SAP BPC. Szeroki zakres dostępnych narzędzi generuje problem w uzyskaniu wspólnego i klarownego obrazu statusu projektu.
Wyzwanie
Ayesa chce zarządzać projektami jako pakietami pracy, a każdy z pakietów pracy ma związane wymagania i wyniki.
Oczekiwania
- Standaryzacja zarządzania projektem z użyciem tylko jednego narzędzia
- Szczegóły techniczne: kontrola i zarządzanie wynikami, elementami umowy, zadaniami, kosztami, czasem spędzonym w jednym narzędziu
- Zarządzanie zdolnościami: poprawa elastyczności zasobów
- Hierarchia zasobów pod kontrolą poprzez zarządzanie rolami
- Poprawa produktywności i marży kosztowej
- Standaryzacja procedur
Wymagania
- Narzędzie musi umożliwiać różne typy projektów i zadań
- Integracja z innym oprogramowaniem korporacyjnym (SAP, BPC)
- Zarządzanie zasobami i umiejętnościami
- Praca wykonana przez każdego pracownika (w tym rodzaj pracy i kategoria)
- Dokumentacja umowna projektu i relacja z pracą i pracownikami
- Raportowanie wykonanej pracy, oczekującej i w trakcie
- Raportowanie wykonanej pracy w czasie
- Zarządzanie zdolnościami
- Czas szacowany, spędzony i faktury
Rozwiązanie
Przygotowanie
Przed wdrożeniem odbyła się faza pilotażowa, w której zdefiniowano podstawowe wymagania, które zostały włączone do środowiska Easy Redmine, a następnie przedstawione kierownictwu firmy. Zatwierdzenie poprzedziło szczegółowe wdrożenie, w którym aktywnie uczestniczyli kluczowi użytkownicy aplikacji z działu biura projektów. Pilotaż z 11 projektami został wykonany w 2019 roku.
Ustawienia
W pierwszym kroku zdefiniowano szczegółową strukturę projektów wraz ze wszystkimi typami użytkowników i parametrami stron osobistych użytkowników. Utworzone zostały szablony projektów, dzięki czemu możliwe jest tworzenie projektów z znormalizowanymi parametrami.
Rozwiązanie serwerowe / Rozwiązanie chmurowe
AYESA wybrała rozwiązanie chmurowe. Środowisko systemowe zostało skonfigurowane na chmurze tymczasowej, a następnie przeniesione na ostateczne środowisko chmurowe. Aby obsłużyć większą liczbę użytkowników i intensywne korzystanie z narzędzia, AYESA przeniosła się z chmury publicznej na chmurę prywatną.
Szkolenie
Szkoliliśmy kluczowych użytkowników i administratorów podczas wdrożenia, a pozostali użytkownicy aplikacji dodatkowo w kompleksowych blokach tematycznych.
Testowanie
Klient korzysta z środowiska testowego z rzeczywistymi danymi, co pozwala na testowanie nowych wymagań i funkcji przed wdrożeniem do środowiska produkcyjnego. Pilotaż z 11 projektami był bardzo ważny, aby zakończyć testowanie i przejść do wdrożenia.
Ocena
Cele i korzyści
- Wdrożenie Easy Redmine oznaczało:
- Wsparcie metodologii zadaniowej AYESA
- Wspólna i korporacyjna baza techniczna
- Standaryzacja narzędzia zarządzania projektem
- Szczegółowa monitorowanie obciążenia: planowanie, wyniki i wymagane prace
- Kontrola działań pracowników (wykonana praca, poświęcenia…)
Najczęściej używane funkcje
- Gantt projektu: cały zespół korzysta z Gantta, aby zobaczyć plan i aktualizować zadania.
- Czas spędzony: Tutaj możemy kontrolować czas spędzony przez zespół i grupy.
- Zarządzanie zasobami: Aby kontrolować obciążenie członków zespołu.
Jak to widzi klient
"ERM daje nam dodatkową widoczność obciążenia i zdolności przez działy i obszary, których nigdy wcześniej nie mieliśmy."
Carmen Clavijo de la Corte
Manager produkcji
Ayesa Air Control
"ERM to idealne narzędzie do posiadania dobrze zorganizowanego projektu, pozwalając każdemu członkowi zespołu wiedzieć, co musi robić w każdym momencie, a Project Manager kontroluje harmonogram."
Alfonso Moresco Juliá
Kierownik projektu
Ayesa Advanced Tech.
