Standardisasi Pekerjaan Manajemen Proyek - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, dll.
AYESA adalah perusahaan Spanyol internasional, yang bergerak di bidang rekayasa, teknologi, dan konsultasi TI. Sebelum menggunakan Easy Redmine, Ayesa menggunakan beberapa alat tanpa integrasi (MS Project, Jira, MS Excel, dan alat internal lainnya). Pelacakan waktu dan rencana biaya tingkat tinggi dikelola di SAP BPC. Beragamnya alat yang tersedia menyebabkan masalah dalam mendapatkan gambaran proyek yang umum dan jelas.
Tantangan
Ayesa ingin mengelola proyek sebagai paket kerja, dan setiap paket kerja memiliki persyaratan dan deliverables yang terkait.
Harapan
- Standardisasi manajemen proyek dengan hanya satu alat
- Detail teknis: kontrol dan manajemen deliverables, item kontrak, tugas, biaya, waktu yang dihabiskan dalam satu alat
- Manajemen kapasitas: meningkatkan fleksibilitas sumber daya
- Hierarki sumber daya di bawah kendali melalui manajemen peran
- Meningkatkan produktivitas dan margin biaya
- Standardisasi prosedur
Persyaratan
- Alat harus memungkinkan berbagai jenis proyek dan tugas
- Integrasi dengan perangkat lunak perusahaan lainnya (SAP, BPC)
- Manajemen sumber daya dan keterampilan
- Pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan (termasuk jenis pekerjaan dan kategori)
- Dokumentasi kontrak proyek dan hubungannya dengan pekerjaan dan karyawan
- Pelaporan pekerjaan yang selesai, tertunda, dan sedang berlangsung
- Pelaporan pekerjaan yang selesai tepat waktu
- Manajemen kapasitas
- Waktu perkiraan, waktu yang dihabiskan, dan waktu yang diinvoice
Solusi
Persiapan
Sebelum implementasi, dilakukan fase uji coba di mana persyaratan dasar ditentukan, yang kemudian diintegrasikan ke dalam lingkungan Easy Redmine dan kemudian disajikan kepada manajemen perusahaan. Persetujuan diikuti oleh implementasi rinci, di mana pengguna kunci dari departemen kantor proyek aktif berpartisipasi. Uji coba dengan 11 proyek dilakukan pada tahun 2019.
Pengaturan
Pada langkah pertama, struktur rinci proyek ditentukan bersama dengan semua jenis pengguna dan parameter halaman pribadi pengguna. Template proyek telah dibuat, sehingga memungkinkan untuk membuat proyek dengan parameter yang terstandarisasi.
Solusi Server / Solusi Cloud
Solusi Cloud dipilih oleh AYESA. Kami mengatur lingkungan sistem di cloud sementara dan kemudian kami bermigrasi ke lingkungan cloud final. Untuk mendukung jumlah pengguna yang lebih tinggi dan penggunaan intensif alat ini, AYESA pindah dari cloud publik ke cloud pribadi.
Pelatihan
Kami melatih pengguna kunci dan administrator selama implementasi dan pengguna lain dari aplikasi ini secara tambahan dalam blok tematik yang komprehensif.
Pengujian
Klien menggunakan lingkungan pengujian dengan data nyata, yang memungkinkan persyaratan dan fungsi baru diuji sebelum diterapkan ke lingkungan produksi. Uji coba 11 proyek sangat penting untuk menyelesaikan pengujian dan melanjutkan implementasi.
Evaluasi
Tujuan dan manfaat
- Implementasi Easy Redmine menyiratkan:
- Dukungan metodologi tugas AYESA
- Basis data teknis yang umum dan korporatif
- Standardisasi alat manajemen proyek
- Monitorisasi detail beban kerja: perencanaan, deliverables, dan pekerjaan yang diperlukan
- Kontrol aktivitas karyawan (pekerjaan yang dilakukan, dedikasi...)
Fungsi yang paling sering digunakan
- Gantt Proyek: seluruh tim menggunakan Gantt untuk melihat rencana dan memperbarui tugas-tugas.
- Waktu yang dihabiskan: Di sini kita dapat mengontrol waktu yang dihabiskan oleh tim dan kelompok.
- Manajemen Sumber Daya: Untuk mengontrol beban kerja anggota tim.
Seperti yang dilihat oleh klien
"ERM memberikan kami visibilitas tambahan terhadap beban kerja dan kapasitas berdasarkan departemen dan area yang sebelumnya tidak pernah kami miliki."
Carmen Clavijo de la Corte
Manajer Produksi
Ayesa Air Control
"ERM adalah alat yang sempurna untuk memiliki proyek yang terorganisir dengan baik, memungkinkan setiap anggota tim mengetahui apa yang harus dilakukan setiap saat dan Pengelola Proyek mengontrol jadwal."
Alfonso Moresco Juliá
Manajer Proyek
Ayesa Advanced Tech.
