Standardisering av projektledningsarbetet - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, etc.
AYESA är ett internationellt spanskt företag som är dedikerat till ingenjörskonst, teknik och IT-konsulting. Innan de började använda Easy Redmine använde Ayesa flera verktyg utan någon integration (MS Project, Jira, MS Excel och andra interna verktyg). Tidsuppföljning och kostnadsplanering på hög nivå hanterades i SAP BPC. Det breda utbudet av tillgängliga verktyg skapar problem med att få en gemensam och tydlig bild av projektets status.
Utmaning
Ayesa vill hantera projekten som arbetspaket, och varje arbetspaket har associerade krav och leveranser.
Förväntningar
- Standardisering av projektledningen genom att använda endast ett verktyg
- Teknisk detalj: kontroll och hantering av leveranser, kontraktsobjekt, uppgifter, kostnader, spenderad tid i ett verktyg
- Kapacitetshantering: förbättra flexibiliteten hos resurserna
- Hierarki av resurser under kontroll genom hantering av roller
- Förbättra produktivitet och kostnadsmarginal
- Standardisering av procedurer
Krav
- Verktyget måste tillåta olika projekt- och uppgiftstyper
- Integration med annan företagsprogramvara (SAP, BPC)
- Resurs- och kompetenshantering
- Arbete utfört av varje anställd (inklusive typ av arbete och kategori)
- Kontraktsdokumentation för projektet och relationen till arbete och anställda
- Rapportering av utfört arbete, pågående arbete och arbete som är på väg att påbörjas
- Rapportering av utfört arbete i tid
- Kapacitetshantering
- Uppskattad, spenderad och fakturerad tid
Lösning
Förberedelse
Innan implementeringen genomfördes en pilotfas där de grundläggande kraven definierades, vilka sedan införlivades i Easy Redmine-miljön och presenterades för företagsledningen. Godkännandet följdes av en detaljerad implementering, där nyckelanvändare av applikationen från projektavdelningen aktivt deltog. En pilot med 11 projekt genomfördes 2019.
Inställningar
I första steget definierades en detaljerad struktur för projekt tillsammans med alla typer av användare och parametrar för användarnas personliga sidor. Projektmallar har skapats, så det är möjligt att skapa projekt med standardiserade parametrar.
Serverlösning / Molnlösning
AYESA valde molnlösningen. Vi satte upp systemmiljön i ett tillfälligt moln och migrerade sedan till den slutliga molnmiljön. För att kunna stödja ett större antal användare och intensiv användning av verktyget flyttade AYESA från det offentliga molnet till det privata molnet.
Utbildning
Vi utbildade nyckelanvändare och administratörer under implementeringen och ytterligare användare av applikationen i omfattande tematiska block.
Testning
Klienten använder en testmiljö med verkliga data, vilket gör det möjligt att testa nya krav och funktioner innan de implementeras i produktionsmiljön. Piloten med 11 projekt var mycket viktig för att slutföra testningen och gå vidare med implementeringen.
Evaluering
Mål och fördelar
- Implementeringen av Easy Redmine innebar:
- Stöd för AYESA:s arbetsmetodik
- En gemensam och företagsomfattande teknisk databas
- Standardisering av projektledningsverktyget
- Detaljerad övervakning av arbetsbelastning: planering, leveranser och nödvändiga arbeten
- Kontroll av anställdas aktiviteter (utfört arbete, dedikationer...)
De mest använda funktionerna
- Projekt-Gantt: hela teamet använder Gantt-diagrammet för att se planen och uppdatera uppgifterna.
- Spenderad tid: Här kan vi kontrollera teamets och gruppernas spenderade tid.
- Resurshantering: För att kontrollera arbetsbelastningen hos teammedlemmarna.
Så ser klienten på det
"ERM ger oss en ökad synlighet av arbetsbelastning och kapacitet per avdelning och område som vi aldrig tidigare haft."
Carmen Clavijo de la Corte
Produktionschef
Ayesa Air Control
"ERM är det perfekta verktyget för att ha ett välorganiserat projekt, vilket gör att varje medlem i teamet vet vad de ska göra hela tiden och ger projektledaren kontroll över tidsschemat."
Alfonso Moresco Juliá
Projektledare
Ayesa Advanced Tech.
