תקנות של עבודת ניהול הפרויקט - Ayesa טכנולוגיות מתקדמות
MS Project, Jira, MS Excel, וכו'.
AYESA היא חברה ספרדית בינלאומית, המתמחה בהנדסה, טכנולוגיה וייעוץ בטכנולוגיות מידע. לפני שהם השתמשו ב-Easy Redmine, Ayesa השתמשו במספר כלים שונים ללא שום שילוב (MS Project, Jira, MS Excel וכלים פנימיים נוספים). ניהול זמן ותכנון על רמה גבוהה ננהל ב-SAP BPC. המגוון הרחב של הכלים הזמינים גורם לבעיה ביצירת תמונה משותפת וברורה של מצב הפרויקט.
אתגר
אייסה רוצה לנהל את הפרויקטים כחבילות עבודה, ולכל חבילת עבודה יש דרישות ומסמכי מסירה משויכים.
ציפייה
- תקן של ניהול הפרויקט עבודה עם כלי אחד בלבד
- פרטים טכניים: שליטה וניהול של המסירות, פריטי החוזה, משימות, עלויות, זמן שנוצל בכלי אחד
- ניהול קיבולת: שיפור הגמישות של המשאבים
- היררכיה של המשאבים תחת שליטה דרך ניהול תפקידים
- שיפור הפרודוקטיביות ומרגיניות עלויות
- תקן של הליך הפעולות
דרישות
- הכלי חייב לאפשר סוגי פרויקטים ומשימות שונים
- שילוב עם תוכנה תאגידית אחרת (SAP, BPC)
- ניהול משאבים וכישורים
- עבודה שנעשתה על ידי כל עובד (כולל סוג העבודה וקטגוריה)
- תיעוד חוזי של הפרויקט והקשר לעבודה ולעובדים
- דיווח על העבודה שנעשתה, הממתינה והמתבצעת
- דיווח על העבודה שנעשתה בזמן
- ניהול קיבולת
- זמן מוערך, זמן שנוצל וזמן שנחשב
פתרון
הכנה
לפני היישום, התרחשה פאזת ניסיון בה נגדרו הדרישות הבסיסיות, שהוכנסו לסביבת Easy Redmine ואז הוצגו להנהלת החברה. לאחר האישור, בוצע היישום המפורט, שבו השתתפו באופן פעיל משתמשים מפתח במחלקת משרד הפרויקטים. נערך ניסיון עם 11 פרויקטים בשנת 2019.
הגדרות
בשלב הראשון, הוגדרה מבנה מפורט של הפרויקטים יחד עם כל סוגי המשתמשים והפרמטרים של דפי המשתמש האישיים. נוצרו תבניות פרויקטים, כך שניתן ליצור פרויקטים עם פרמטרים מתוקנים.
פתרון שרת / פתרון ענן
אייסה בחרה בפתרון ענן. הקמנו את סביבת המערכת בענן זמני ואז העברנו לסביבת הענן הסופית. כדי לתמוך במספר גבוה יותר של משתמשים ושימוש אינטנסיבי בכלי, אייסה העבירה מהענן הציבורי להענן הפרטי.
הכשרה
הכשרנו משתמשים מפתח ומנהלים במהלך היישום ומשתמשים נוספים בכלי בנוסף בבלוקים נושאיים מקיפים.
בדיקה
הלקוח משתמש בסביבת בדיקה עם נתונים אמיתיים, שמאפשרת לבדוק דרישות חדשות ופונקציות לפני הפרסום לסביבת הפרודקשן. ניסיון עם 11 פרויקטים היה חשוב מאוד כדי להשלים את הבדיקה ולהמשיך עם הפרסום.
הערכה
מטרות ויתרונות
- יישום Easy Redmine כלל:
- תמיכה במתודולוגיית המשימות של אייסה
- מסד נתונים טכני משותף ותאגידי
- תקן של כלי ניהול הפרויקטים
- מוניטורינג מפורט של העומס: תכנון, מסירות ועבודות נדרשות
- שליטה בפעילות העובדים (עבודה שנעשתה, מסירות...)
