Tiêu chuẩn hóa công việc Quản lý Dự án - Công nghệ tiên tiến Ayesa

Thách thức

Ayesa muốn quản lý các dự án dưới dạng gói công việc, và mỗi gói công việc có yêu cầu và sản phẩm cần hoàn thành đi kèm.

Kỳ vọng

• Tiêu chuẩn hóa quản lý dự án làm việc chỉ với một công cụ
• Chi tiết kỹ thuật: kiểm soát và quản lý sản phẩm cần hoàn thành, các mục hợp đồng, nhiệm vụ, chi phí, thời gian đã sử dụng trong một công cụ
• Quản lý năng lực: cải thiện tính linh hoạt của nguồn lực
• Cấp bậc của nguồn lực được kiểm soát thông qua quản lý vai trò
• Cải thiện năng suất và lợi nhuận
• Tiêu chuẩn hóa các quy trình

Yêu cầu

• Công cụ phải cho phép các loại dự án và nhiệm vụ khác nhau
• Tích hợp với phần mềm doanh nghiệp khác (SAP, BPC)
• Quản lý nguồn lực và kỹ năng
• Công việc được thực hiện bởi mỗi nhân viên (bao gồm loại công việc và danh mục)
• Tài liệu hợp đồng của dự án và quan hệ với công việc và nhân viên
• Báo cáo công việc đã hoàn thành, đang chờ và đang tiến hành
• Báo cáo công việc đã hoàn thành đúng thời gian
• Quản lý năng lực
• Thời gian ước tính, đã sử dụng và đã thanh toán

Giải pháp

Chuẩn bị

Trước khi triển khai, đã diễn ra một giai đoạn thử nghiệm trong đó xác định các yêu cầu cơ bản, sau đó được tích hợp vào môi trường Easy Redmine và sau đó được trình bày cho ban quản lý của công ty. Sau đó là quá trình triển khai chi tiết, trong đó các người dùng chính của ứng dụng từ phòng dự án đã tham gia tích cực. Một giai đoạn thử nghiệm với 11 dự án đã được thực hiện vào năm 2019.

Cài đặt

Trong bước đầu tiên, đã xác định cấu trúc chi tiết của các dự án cùng với tất cả các loại người dùng và các thông số của trang cá nhân của người dùng. Mẫu dự án đã được tạo ra, vì vậy có thể tạo ra các dự án với các thông số tiêu chuẩn.

Giải pháp máy chủ / Giải pháp đám mây

AYESA đã chọn giải pháp đám mây. Chúng tôi đã thiết lập môi trường hệ thống trên đám mây tạm thời và sau đó chuyển sang môi trường đám mây cuối cùng. Để hỗ trợ một số lượng người dùng lớn hơn và việc sử dụng công cụ một cách chuyên sâu, AYESA đã chuyển từ đám mây công cộng sang đám mây riêng.

Đào tạo

Chúng tôi đã đào tạo các người dùng chính và quản trị viên trong quá trình triển khai và các người dùng khác của ứng dụng bổ sung trong các khối chuyên đề toàn diện.

Kiểm tra

Khách hàng sử dụng một môi trường kiểm tra với dữ liệu thực, cho phép kiểm tra các yêu cầu và chức năng mới trước khi triển khai vào môi trường sản xuất. Giai đoạn thử nghiệm với 11 dự án đã rất quan trọng để hoàn thành việc kiểm tra và tiến hành triển khai.

Đánh giá

Mục tiêu và lợi ích

• Triển khai Easy Redmine đã áp dụng:
• Hỗ trợ phương pháp làm việc của AYESA
• Cơ sở dữ liệu kỹ thuật chung và doanh nghiệp
• Tiêu chuẩn hóa công cụ quản lý dự án
• Theo dõi chi tiết khối lượng công việc: kế hoạch, sản phẩm cần hoàn thành và công việc yêu cầu
• Kiểm soát hoạt động của nhân viên (công việc đã hoàn thành, sự cống hiến...)

Các chức năng được sử dụng nhiều nhất

1. Gantt dự án: toàn bộ nhóm sử dụng Gantt để xem kế hoạch và cập nhật các nhiệm vụ.
2. Thời gian đã sử dụng: Ở đây chúng ta có thể kiểm soát thời gian đã sử dụng của nhóm và các nhóm.
3. Quản lý nguồn lực: Để kiểm soát khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm.

Theo ý kiến của khách hàng

"ERM mang lại cho chúng tôi khả năng nhìn thấy khối lượng công việc và năng lực theo từng phòng ban và lĩnh vực mà trước đây chúng tôi chưa từng có."

Carmen Clavijo de la Corte
Quản lý Sản xuất
Ayesa Air Control

"ERM là công cụ hoàn hảo để có một dự án được tổ chức tốt, cho phép mỗi thành viên trong nhóm biết mình phải làm gì vào mọi thời điểm và Quản lý Dự án kiểm soát lịch trình."

Alfonso Moresco Juliá
Quản lý Dự án
Ayesa Advanced Tech.