Стандартизация на работата по управление на проекти - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, и т.н.
AYESA е международна испанска компания, посветена на инженеринга, технологиите и консултирането в областта на информационните технологии. Преди да използва Easy Redmine, Ayesa използваше няколко инструмента без никаква интеграция (MS Project, Jira, MS Excel и други вътрешни инструменти). Високо ниво на проследяване на времето и планиране на разходите се управляват в SAP BPC. Широкият набор от налични инструменти предизвиква проблеми за получаване на обща и ясна представа за състоянието на проекта.
Предизвикателство
Ayesa иска да управлява проектите като работни пакети, като всеки от работните пакети има свързани изисквания и резултати.
Очаквания
- Стандартизиране на управлението на проектите с единствен инструмент
- Технически детайли: контрол и управление на резултатите, елементите на договора, задачите, разходите, изразходваното време в един инструмент
- Управление на капацитета: подобряване на гъвкавостта на ресурсите
- Йерархия на ресурсите под контрол чрез управление на ролите
- Подобряване на продуктивността и маржина на разходите
- Стандартизиране на процедурите
Изисквания
- Инструментът трябва да позволява различни видове проекти и задачи
- Интеграция с други корпоративни софтуери (SAP, BPC)
- Управление на ресурсите и уменията
- Работа, извършена от всеки служител (включително видът на работата и категорията)
- Договорна документация на проекта и връзката му с работата и служителите
- Докладване за извършената работа, оставащата и в процес на изпълнение
- Докладване за извършената работа в срок
- Управление на капацитета
- Оценено, изразходвано и фактурирано време
Решение
Подготовка
Преди да се извърши имплементация, беше извършена пилотна фаза, където бяха дефинирани основните изисквания, които бяха включени в средата Easy Redmine, след което бяха представени на управлението на компанията. Одобрението беше последвано от подробна имплементация, в която ключови потребители на приложението от отдела за управление на проектите активно участваха. През 2019 г. беше изпълнена пилотна фаза с 11 проекта.
Настройки
В първата стъпка беше дефинирана подробна структура на проектите заедно с всички видове потребители и параметрите на личните им страници. Бяха създадени шаблони на проекти, така че е възможно да се създават проекти със стандартизирани параметри.
Решение на сървъра / Решение в облака
AYESA избра облачно решение. Ние настроихме средата на системата във временен облак, след което мигрирахме към окончателната облачна среда. За да се поддържа по-голям брой потребители и интензивно използване на инструмента, AYESA премина от публичния облак към частния облак.
Обучение
Обучихме ключови потребители и администратори по време на имплементацията и други потребители на приложението допълнително в комплексни тематични блокове.
Тестване
Клиентът използва тестова среда с реални данни, която позволява тестване на нови изисквания и функции преди да бъдат разгърнати в производствената среда. Пилотната фаза с 11 проекта беше много важна, за да се завърши тестването и да се продължи с разгърняването.
Оценка
Цели и ползи
- Имплементацията на Easy Redmine включваше:
- Поддръжка на методологията за задачи на AYESA
- Обща и корпоративна техническа база данни
- Стандартизиране на инструмента за управление на проектите
- Подробен мониторинг на работното натоварване: планиране, резултати и изисквания за работа
- Контрол на дейностите на служителите (извършена работа, посветеност и др.)
Най-използваните функции
- Проектен Гант: целият екип използва Ганта, за да види плана и да актуализира задачите.
- Изразходвано време: Тук можем да контролираме изразходваното време на екипа и групите.
- Управление на ресурсите: За контрол на работното натоварване на членовете на екипа.
Както го вижда клиентът
"ERM ни дава допълнителна видимост на работното натоварване и капацитета по отдели и зони, които никога преди не сме имали."
Кармен Клавихо де ла Корте
Мениджър на производството
Ayesa Air Control
