Standardizarea lucrării de management de proiect - Ayesa Advanced Technologies

Provocare

Ayesa dorește să gestioneze proiectele ca pachete de lucru, iar fiecare dintre aceste pachete de lucru are cerințe și livrabile asociate.

Așteptări

• Standardizarea managementului de proiect prin utilizarea unui singur instrument
• Detaliu tehnic: controlul și managementul livrabilelor, elementelor contractuale, sarcinilor, costurilor, timpului petrecut într-un singur instrument
• Gestionarea capacității: îmbunătățirea flexibilității resurselor
• Ierarhia resurselor sub control prin managementul rolurilor
• Îmbunătățirea productivității și a marjei de costuri
• Standardizarea procedurilor

Cerințe

• Instrumentul trebuie să permită diferite tipuri de proiecte și sarcini
• Integrare cu alte software-uri corporative (SAP, BPC)
• Gestionarea resurselor și a abilităților
• Munca efectuată de fiecare angajat (inclusiv tipul de muncă și categoria)
• Documentația contractuală a proiectului și relația cu munca și angajații
• Raportarea muncii efectuate, a celei în așteptare și a celei în curs de desfășurare
• Raportarea muncii efectuate la timp
• Gestionarea capacității
• Timp estimat, petrecut și facturat

Soluție

Pregătire

Înainte de implementare, a avut loc o fază pilot în care au fost definite cerințele de bază, care au fost incorporate în mediul Easy Redmine și apoi prezentate conducerii companiei. Aprobarea a fost urmată de o implementare detaliată, în care utilizatorii cheie ai aplicației din departamentul de birou de proiect au participat activ. O fază pilot cu 11 proiecte a fost executată în 2019.

Setări

În primul pas, a fost definită o structură detaliată a proiectelor împreună cu toate tipurile de utilizatori și parametrii paginilor personale ale utilizatorilor. Au fost create șabloane de proiect, astfel încât este posibil să se creeze proiecte cu parametri standardizați.

Soluție server / soluție cloud

AYESA a selectat soluția cloud. Am configurat mediul sistemului pe un cloud temporar și apoi am migrat la mediul cloud final. Pentru a susține un număr mai mare de utilizatori și utilizarea intensivă a instrumentului, AYESA a trecut de la cloud-ul public la cloud-ul privat.

Training

Am instruit utilizatorii cheie și administratorii în timpul implementării și alți utilizatori ai aplicației în blocuri tematice cuprinzătoare.

Testare

Clientul utilizează un mediu de testare cu date reale, ceea ce permite testarea noilor cerințe și funcții înainte de implementarea acestora în mediul de producție. Faza pilot cu 11 proiecte a fost foarte importantă pentru a finaliza testarea și a proceda la implementare.

Evaluare

Obiective și beneficii

• Implementarea Easy Redmine a implicat:
• Sprijin pentru metodologia de sarcini AYESA
• O bază de date tehnică comună și corporativă
• Standardizarea instrumentului de management de proiect
• Monitorizarea detaliată a încărcăturii de lucru: planificare, livrabile și lucrări necesare
• Controlul activităților angajaților (munca efectuată, dedicările...)

Cele mai utilizate funcții

1. Gantt-ul proiectului: întreaga echipă folosește Gantt-ul pentru a vedea planul și pentru a actualiza sarcinile.
2. Timpul petrecut: Aici putem controla timpul petrecut de echipă și grupuri.
3. Gestionarea resurselor: Pentru a controla încărcarea de lucru a membrilor echipei.

Așa cum îl vede clientul

"ERM ne oferă o vizibilitate suplimentară a încărcăturii de lucru și a capacității pe departamente și zone pe care nu le-am avut niciodată înainte."

Carmen Clavijo de la Corte
Manager de producție
Ayesa Air Control

"ERM este instrumentul perfect pentru a avea un proiect bine organizat, permițând fiecărui membru al echipei să știe ce trebuie să facă în orice moment și Managerului de Proiect controlul programului."

Alfonso Moresco Juliá
Manager de proiect
Ayesa Advanced Tech.