Standaardisatie van het Project Management Werk - Ayesa Advanced Technologies

Veld:

IT-diensten

will benefit from a wide range of features including Gantt charts, customizable dashboards, time tracking, project templates, and more. With Easy Redmine, project management becomes easier and more efficient than ever before. Output: Gebruikers van Easy Redmine zullen profiteren van een breed scala aan functies, waaronder Gantt-diagrammen, aanpasbare dashboards, tijdregistratie, projecttemplates en meer. Met Easy Redmine wordt projectmanagement gemakkelijker en efficiënter dan ooit tevoren.:

4800+

Originele toepassingen:

MS Project, Jira, MS Excel, etc.

Implementatie in:

2019-2021

AYESA is een internationaal Spaans bedrijf, gespecialiseerd in engineering, technologie en IT-consultancy. Voordat ze Easy Redmine hadden, gebruikte Ayesa verschillende tools zonder enige integratie (MS Project, Jira, MS Excel en andere interne tools). Hoogwaardige tijdregistratie en kostenplanning werden beheerd in SAP BPC. Het brede scala aan beschikbare tools zorgt voor een probleem om een gemeenschappelijk en duidelijk beeld van de status van het project te hebben.

Uitdaging

Ayesa wil de projecten als werkpakketten beheren en elk van de werkpakketten heeft bijbehorende vereisten en opleveringen.

Verwachting

Standaardisatie van het projectmanagement werken met slechts één tool
Technisch detail: controle en beheer van de opleveringen, contractitems, taken, kosten, bestede tijd in één tool
Capaciteitsbeheer: verbeter de flexibiliteit van de middelen
Hiërarchie van de middelen onder controle via rollenbeheer
Verbeter de productiviteit en de kostenmarge
Standaardisatie van de procedures

Vereisten

De tool moet verschillende project- en taaktypen toestaan
Integratie met andere bedrijfssoftware (SAP, BPC)
Middelen- en vaardighedenbeheer
Werk dat door elke werknemer is gedaan (inclusief het type werk en de categorie)
Contractuele documentatie van het project en de relatie met werk en werknemers
Rapportage van het uitgevoerde werk, het nog uit te voeren werk en het werk in uitvoering
Rapportage van het werk dat op tijd is uitgevoerd
Capaciteitsbeheer
Geschatte, bestede en gefactureerde tijd

Oplossing

Voorbereiding

Voorafgaand aan de implementatie vond er een pilotfase plaats waarin de basisvereisten werden gedefinieerd, die werden opgenomen in de Easy Redmine-omgeving en vervolgens aan het management van het bedrijf werden gepresenteerd. De goedkeuring werd gevolgd door een gedetailleerde implementatie, waarbij belangrijke gebruikers van de applicatie van de projectafdeling actief deelnamen. Een pilot met 11 projecten werd uitgevoerd in 2019.

Instellingen

In de eerste stap werd een gedetailleerde structuur van projecten gedefinieerd, samen met alle soorten gebruikers en de parameters van de persoonlijke pagina's van gebruikers. Projecttemplates zijn gemaakt, zodat het mogelijk is om projecten te maken met gestandaardiseerde parameters.

Serveroplossing / Cloudoplossing

AYESA koos voor een cloudoplossing. We hebben de systeemomgeving op een tijdelijke cloud opgezet en zijn vervolgens gemigreerd naar de definitieve cloudomgeving. Om een hoger aantal gebruikers en intensief gebruik van de tool te ondersteunen, is AYESA overgestapt van de openbare cloud naar de private cloud.

Training

We hebben belangrijke gebruikers en beheerders getraind tijdens de implementatie en andere gebruikers van de applicatie daarnaast in uitgebreide thematische blokken.

Testen

De klant gebruikt een testomgeving met echte gegevens, waardoor nieuwe vereisten en functies kunnen worden getest voordat ze worden geïmplementeerd in de productieomgeving. De pilot van 11 projecten was erg belangrijk om de testen te voltooien en door te gaan met de implementatie.

Evaluatie

Doelstellingen en voordelen

De implementatie van Easy Redmine impliceerde:
Ondersteuning van de AYESA-taakmethodologie
Een gemeenschappelijke en bedrijfstechnische database
Standaardisatie van de projectmanagementtool
Gedetailleerde monitoring van de werklast: planning, opleveringen en benodigde werkzaamheden
Controle van de activiteiten van werknemers (werk dat is gedaan, toewijding…)

De meest gebruikte functies

Project Gantt: het hele team gebruikt de Gantt om het plan te zien en de taken bij te werken.
Bestede tijd: Hiermee kunnen we de bestede tijd van het team en de groepen controleren.
Middelenbeheer: Om de werklast van de teamleden te controleren.

Zoals de klant het ziet

"ERM geeft ons een extra zichtbaarheid van werklast en capaciteit per afdelingen en gebieden die we nooit eerder hebben gehad."

Carmen Clavijo de la Corte
Productiemanager
Ayesa Air Control

"ERM is de perfecte tool om een goed georganiseerd project te hebben, waardoor elk lid van het team weet wat ze te allen tijde moeten doen en de Project Manager controle heeft over het schema."

Alfonso Moresco Juliá
Projectmanager
Ayesa Advanced Tech.